农业科技档案办公室管理中案卷的质量标准-turnitin查重

摘要：从主题内容与适用范围、引用标准、组卷要求、卷内科技文件材料的排列、案卷的编目、案卷装订要求、卷皮、卷内表格的规格及制成材料要求几个方面就农业科技档案办公室管理中案卷的质量标准进行了阐述.

关键词：科技档案；农业；办公室管理；案卷；质量标准

中图分类号：G275.3 文献标识码：A 文章编号：1004-8421（2012）07-906-01

农业科技档案是农业科学研究、科技开发和科研条件建设等活动中直接形成的具有保存价值的各种资料的记录.笔者介绍粢了农业科技档案办公室管理中案卷的质量标准.

1.主题内容与适用范围

该标准规定了科技档案案卷的组卷、编目、卷皮、格式以及制成材料的质量要求.该标准适用于科学技术研究、科技开发、基本建设、仪器设备等科技档案的案卷管理.

2.引用标准

GB/1 1822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》.

3.组卷要求

（1）组卷要遵循科技文件材料的形成规律,保持卷内科技文件材料的系统联系,并要便于档案的利用和保管.可按专业、学科、课题（项目）等分别组卷.

（2）与科技、开发、基建、仪器设备关系密切的管理性文件分别归入科技、开发、基建、仪器设备类.

（3）要保证卷内所反映问题的科技文件材料的齐全完整,案卷内科技文件材料必须准确反映科研、开发、建设和有关活动的真实内容.

（4）案卷内科技文件材料的制作和书写必须益于长期保存.文字、图表材料要纸质优良、字迹工整、图表清晰、色素耐久.除田间记载可用铅笔外,其他不许使用铅笔、圆珠笔、彩色笔、纯蓝墨水、复写纸等书写.

4.卷内科技文件材料的排列

（1）科技档案按准备阶段、研究实施阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段等排列.

（2）管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列.

（3）卷内科技文件材料排列要求文字材料在前,（如计划或实施方案、总结等）；图表在后,（如调查记载表、考种表等）；印稿在前,草稿在后.

（4）有2种以上文字的同一份文件材料,原件在前,译件在后；正本在前,副本在后.

5.案卷的编目

5.1 编写案卷页号案卷内科技文件材料有书写内容的页面均编写页号,从1开始用铅笔编写在右上角.卷内目录和备考表不编写页号.

5.2 卷内目录的编制

5.2.1 顺序号.用阿拉伯数字从1起依次标注.一份文件编写一个顺序号,同一标题的印稿、草稿为同一个顺序号.

5.2.2 文件材料题名.填写科技文件材料标题的全称.

5.2.3 文件编号.填写文件的发文字号.

5.2.4 责任者.填写材料的直接编制单位或执笔人.

5.2.5 日期.填写编制科技文件材料形成的的年、月、日.

5.2.6 页次.填写每份科技文件材料首页上标注的页号.最后一份要标注起止页号,中间用“一”隔开.

5.2.7 卷内目录排列在案卷科技文件材料的首页之前.

5.3 卷内备考表的编制 ①卷内备考表要注明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和使用过程中需要说明的问题.由立卷人填写.②备考表中“立卷人”由责任立卷人签名；立卷时间填写完成立卷的日期.③卷内备考表排列在案卷内科技文件材料的尾页之后.

5.4 案卷封面的编制

5.4.1 本卷标题.应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容.包括：年度、课题名称（可简称）或作物种类、主要试验内容及文种.

5.4.2 课题名称.课题或项目的全称.

5.4.3 课题主持人.填写课题第一主持人.

5.4.4 本卷文件起止时间.填写案卷内科技文件材料的起止日期.

5.4.5 保管期限.填写划定的保管期限.

5.4.6 密级.依据保密规定填写.

5.4.7 档号.填写分类号、顺序号.

6.案卷装订要求

（1）案卷装订应做到牢固、整齐、美观,卷内文件无错页、倒页、压字现象,便于保管和利用.

（2）案卷内不同尺寸的科技文件材料、图纸要折叠成统一幅面（A4标准）.小于A4的要用A4纸托裱.装订边太窄的要加边,以防订住文件内容.太薄的要加硬纸条衬到与右口厚度相同.

（3）案卷装订前要去掉金属物和塑料制品.

（4）表格材料要表头向上或向里.

（5）装订时将卷内科技文件材料下口和左口取齐,左侧三眼一线装订.

农业科技档案办公室管理中案卷的质量标准