信息时代对科技档案信息化管理的

【摘 要 】随着信息化进程的加快,科技档案在组织和管理水平等方面的发展与信息化时代对科技档案管理的要求还存在一定的差距.本文分析了当前科技档案管理过程中面临的主要问题,论述了信息时代下开展科技档案信息化管理的主要做法,力求全面推进科技档案管理信息化水平.

【关 键 词 】科技档案；信息化管理；思考

1.引言

科技档案管理是改善科技管理水平的关键途径之一,随着信息技术在档案管理领域应用的发展,对科技档案的管理要求也相应地发生了变化,使用信息化手段对科技档案进行管理,提升科技档案等有价值信息的利用水平和效率,是信息时代对科技档案管理的必然要求.

2.科技档案管理的现状分析

科技档案是反映一个组织内部科技发展历程的重要信息资源,在组织的科技发展和建设等方面具有重要作用,科技档案管理的效率和水平不但反映了组织建设管理水平,也是组织内部科技管理创新的重要方面[1].随着知识经济的逐步深入,科技档案的管理和建设越来越得到重视,在组织建设和规章制度等方面都得到了加强和改善.但深入分析,一些组织的科技档案管理水平还较为落后,采用传统的档案管理模式还较为普遍,部分科技档案由于传统科技档案工作方式和技术手段的局限而无法得到及时有效地管理,从而影响了组织内部科技档案资源的高效流通,甚至导致部分资源流失,已经很难适应信息化时代对科技档案需求的快节奏和高效率的要求[2].

目前在科技档案的管理中主要存在以下几个方面的问题：第一,科技档案管理模式落伍,信息化时代下的科技档案管理涉及大量硬件和软件的投入,尤其是在知识爆炸的背景下,科技档案的产生、分类、甄别、归档等工作量迅猛增长,继续采用传统模式对科技档案进行管理已经无法满足需求；第二,科技档案管理手段落后,科技档案管理的重要内容之一就是对科研工作的管理,而多数科研工作都具有周期性、阶段性和长期性等特点,涉及到需求论证、项目申请、科研实施、验收推广等诸多环节,持续时间长,涉及内容广,这一情况下,如果缺乏科学管理的手段和制度,往往会造成管理混乱和低效管理的情况发生[3]；第三,科技档案管理专业化水平较低,完整的科技档案全程记录了科学研究活动的全程,由于信息化手段在科学研究活动中的广泛应用,因此,科技档案中涉及大量的设计图、工程图、照片、录像等新型记录形式,给管理活动带来更多的挑战,对其进行管理要求很高的专业化水平,但目前的管理水平和能力还存在较大差距.综合来看,目前在科技档案的管理中主要存在管理能力不强、投入资源不足、人才队伍培养滞后以及专业化水平不高等问题.

3.信息时代对科技档案信息化管理的做法和思考

科技档案信息化管理的目标要求就是充分利用现有的通信、计算机、数据库等先进技术,在国家、行业以及单位科技档案管理法规制度和标准规范的框架下,用信息化手段来保障和促进科技档案的管理水平,为科技档案资源的形成、收集、整理、保管、开发、利用等提供坚实的基础,科技档案开展信息化管理,重点可以从以下方面进行.

第一,采用信息化手段实现科技档案的自动编目、检索、立卷和标引等工作.对科技档案实施自动编目和自动检索是应用信息化手段管理科技档案的基本要求,其中自动编目是将收集到的科技档案相关信息制成档案机读目录数据库,在不同要求下编制出不同的档案检索工具,包括全宗目录、分类目录、案卷目录、专题目录、作者目录等各种目录和索引,充分发挥信息化编目速度快、项目全等优势.自动检索是通过查找档案目录并利用档号、题名、责任者、分类号、关 键 词 等检索标志,迅速、准确地查找出满足要求的档案资料,与手工检索相比,自动检索速度快、线索形式多样,检全率和检准率高,能最大限度地满足利用者要求.计算机自动立卷是计算机以科技档案目录中每份文件的有关存录项为依据将某方面具有共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷,并自动对同一卷的卷内文件进行排列和编号等工作,极大地提高了立卷速度和立卷质量,改善了效率.科技档案自动标引是计算机通过对科技档案题名或全文信息进行字词切分、对内容特征进行分析,提取及给出正式主题词或分类号的过程,科技档案自动标引能够显著提高工作效率和加快科技档案目录数据库的建设[4].

第二,采用信息化手段实现科技档案的借阅、统计、编研及保管环境的自动控制.科技档案的借阅管理和统计工作复杂而繁琐,而通过采用信息化手段进行自动借阅管理和统计,对科技档案的利用登记、审批、检索、调卷、归档、利用情况统计等进行自动管理,不但能够有效完善科技档案的借阅管理制度,还极大地提高了工作效率.采用信息化手段实现科技档案的借阅管理,重点涉及内容包括以下几个方面：用户的借阅资格验证、借阅情况登记、归还登记和自动统计.通过利用计算机技术,还能够有效实现对科技档案资料的自动编辑处理,不但能够提供对科技档案原文信息的检索和分类,还能够对科技档案资料进行文字编辑处理和排版印刷等工作,实现科技档案资料的自动编研.另外,在科技档案的管理环节中,对档案保管环境的自动控制非常重要,应用计算机技术对档案排架进行自动管理,能够结合科技档案登记数据库的信息,给出档案库房架位的分配图,实现架位的自动分配,为新进科技档案合理分配架位,提高架位的利用率,还可以实现对科技档案保管环境的温、湿度以及防火防盗等进行自动监测和管理.

第三,加强培育科技档案管理的信息化人才.对科技档案实施信息化管理以及使信息化管理模式不断深入的关键是信息化人才,信息化人才是使用信息化手段进行科技档案管理的主体,也是实现科技档案信息资源增值的主体,更是不断将科技档案管理向信息化方向不断推进的中坚力量,因此需要加强科技档案信息化人才培训,使科技档案管理的信息化活动能顺利开展,并实现可持续发展[5].

4.结束语

在信息技术飞速发展的背景下,在科技档案管理领域,基于信息化的应用将越来越广泛,因此科技档案管理部门需要采取有效措施,加大投入,确保科技档案信息资源的完整、安全和有效开发利用,全面推动科技档案管理现代化和信息化水平.