本站原创摘 要 当前,随着市场经济的发展,合同成为市场经济主体之间进行贸易合作的重要方式,合同的正确适用既有助于促进企业与其他企业之间交流、合作与发展,也有助于企业在出现纠纷时维护自己的合法利益.合同审查与风险防范是任何公司运行都不可或缺的一部分,因为只有在签订合同之前加强对合同细节的审查,才能在日后的贸易合作中“防患于未然,消患于无形”.企业法务部门通过对签订的合同加强审查,对于防止企业可能遭受的经营风险具有重要的作用.本文以企业如何做好合同审查工作为主线展开论述,以期为企业的合同审查工作提供些许建议.
关 键 词法务工作 合同审查 风险防范
作者简介：张建义,浙江天经律师事务所.
中图分类号：D920.4 文献标识码：A 文章编号：1009-0592（2014）09-077-02
2009年,某食品企业与某贸易公司之间签订了一份价值300余万元的食品写卖合同.在写卖合同中,写方贸易公司提出,在合同签订后会先付预付款20%,在收到货物后会立即支付剩余所有款项.由于食品公司在之前与贸易公司签订过几次少量的写卖合同,且贸易公司在收到货物后也及时支付了货款.食品公司认为贸易公司的信誉良好,遂按照合同的约定按时支付了所有了的货物.但货物在被贸易公司签收后,即被该公司抛售,公司也被注销,经查,这是由贸易公司“煞费苦心”策划的一起诈骗案.造成食品公司损失的最主要原因在与食品公司并没有对写卖合同进行细致的审查,造成公司面临严重的经营风险损失.因此,若想在市场经济中站稳脚跟,确立自己的市场地位,不仅要确立自己的竞争优势,更要在经营中树立风险意识,加强合同审查,避免遭受不必要的损失.
一、公司法务工作中合同审查和风险防范存在的问题
(一)公司法务管理意识不强
公司的法务意识是公司建立健全法务管理体系的前提,只有公司意识到法务部门的重要性,才能建立起完善的法务管理体系.首先,一些公司并没有建立专门的法务部门,甚至没有专门的法务人员.在公司签订合同的过程中,多是由公司的销售人员或者业务员直接与客户签订合同,对于合同的细致条款并没有仔细审查,因为多数销售人员或者业务员根本不具备独立审查合同条款的水平和能力,一些细节条款可能就会成为公司遭受损失的主要原因.其次,一些公司没有健全的法务管理体系.有些公司虽然有法务部门,但是由于管理不佳,法务部门的人员并没有肩负起应有的严格审查合同文本的责任.这主要与公司并没有将合同损失的责任归责到具体部门、具体人员有关；缺乏赏罚分明的管理制度是公司法务部门难以高效运行起来的前提.最后,公司法务部门的人员素质不高.一支高水平、高素质的法务人员是企业审查合同的重要基础,但许多公司的法务人员的素质并不高,而且公司也缺乏对法务人员的系统培训,导致他们的水平难以与日益复杂的合同文本审查需要相一致.
(二)合同文本不规范、条款约定不明
合同文本是双方签订合同的“意向书”,规定双方的关于合同的具体内容以及双方的权利和义务,明确、详细的合同条款规定能使公司避免因约定不明导致的无谓损失.但是,一些公司在签订合同时,对于合同的文本并不重视,签订的合同内容过于简单,导致双方之间约定的意思不明,出现纠纷时也无法通过合同文本的内容维护自身的合法权益.例如,有些公司在签订合同时规定,卖方需按写方的需求供货,在双方出现合同纠纷时,以合同法以及相关解释的规定加以解决.这样的约定根本不符合正规合同的规定,增加了双方在履行合同过程中承担的风险和损失,不利于维护公司自身的利益.
(三)忽略了合同的动态审查
合同的审查不仅体现在合同签订之前,也体现在合同签订后的履行过程中.在签订合同之前,根据对方公司的市场信誉、注册资本等因素对合同文本的内容进行审查,这是签订合同的前提.但是,在履行合同的过程中,由于公司的资金、经营状况、履行能力等都会不断的发生变化,在签订合同后的交货、验收以及结算等环节,都可能出现履行不能的情况.这就需要法务部门的人员及时跟进合同履行的动态过程,防止因对方履行不能给公司可能造成的损失.要认识到签订合同之前审查的必要性,更要在履约的过程中,审查对方的履约能力等经营状况,保障企业的合法权益.
二、合同审查和风险防范的具体策略
(一)组建专业化的法务人员
拥有一支高素质的法务人才队伍是公司在合同审查和风险防范方面的最重要保障.首先,有条件的公司要设立专门的法务部门,这样有助于实现公司业务的专门化分工,提高公司法务的管理水平和运行效率；没有条件的公司也要根据公司规模以及业务的需要,聘用专门的法务人员,使得合同审查与风险防范工作由专门的法务人员来处理.其次,招聘专门的法务人员.合同审查与风险防范是一项要求极高的工作,必须由具备该学科知识的人才来胜任.公司应当招聘那些法学科班出身、拥有法务工作经验的员工,这样有助于公司的法务工作尽快开展起来.最后,定期组织法务员工培训.在市场经济环境下,公司运行的风险不断增加,只有及时为员工培训必要的知识,才能更好的做好合同审查和风险防范工作.公司可以定期组织员工到高校学习专业的法务知识,请教授为员工们讲解合同审查的必要理论知识；还可以邀请优秀的法务专家到公司为法务部门员工授课,提高他们在合同审查工作中发现问题、分析问题、解决问题的能力；以法务工作的实际案例为基础进行讲解,丰富员工的法务工作经验.
(二)合同文本的具体审查
1.合同主体的审查
对法人资格审查,主要是看其是否有国家工商行政管理机关颁发的企业法人营业执照.对非法人单位的资格审查,应审查其是否按规定登记并取得营业执照；有些法人单位设立的分支机构或经营单位,可以在授权范围内,以其所从属的法人单位的名义签订合同,产生的权利义务由该法人单位承受,主要审查其所从属的法人单位的资格及其授权.对自然人的资格审查,主要是对自然人的自然状况的了解,确定其是否具有相应的民事行为能力；如果该自然人所签合同是依法不能独立订立的合同,应及时取得该自然人的法定写作技巧人的追认.对代订立合同的写作技巧人的资格审查,一定要审查写作技巧人的写作技巧身份和写作技巧资格,即是否有被写作技巧人签发的授权委托书,其写作技巧行为是否超越了授权范围,最后审查其写作技巧权是否超出了写作技巧权限.对于从事一些重要的生产资料或特殊商品的生产和经营的特殊行业的当事人,法律或行政法规要求取得生产许可证、经营许可证或相应的资质,在这种情况下,在审查合同主体资格合法性的时候,还应要求对方出示相应的证明.
2.合同内容的审查
合同内容的审查包括合同名称是否合法,避免张冠李戴,似是而非；标的物本身是否合法,审查标的物是否属禁止或限制流通等；另外还需审查履行方式是否合法,生效方式是否合法.合同内容要尽可能明确、具体,避免出现模糊词语等可能导致出现纠纷时无法分清责任的情形.例如,对于合同中约定,如果出现纠纷,双方应按合同法的规定予以解决.对于这样的合同就要根据合同的性质和特点及时作出修改.此外,还要注意格式合同的审查.例如,对于对方提供的格式文本,要仔细审查该合同是否符合合同法的规定,有无格式条款,在审查后就合同内容要求对方做出合理的解释,如果双方的理解不一致应重新修订该条款.
3.违约责任的审查
违约责任的审查也是合同审查中最重要的工作.审查时应注意,如果合同是由对方起草的,应细致审查合同中是否存在不平等的违约责任条款以及加重己方责任的违约责任条款,对于发现的要及时协商修改.
4争议解决方法
合同发生争议以后,争议的解决方式和管辖法院往往也是双方所关注的焦点.合同应明确双方出现纠纷时的解决方式,并按合同法的有关规定,约定争议解决的地点.可以约定为,由双方协商解决或者申请某某仲裁委员会仲裁,或者约定向某方（供方或需方）所在地人民法院诉讼解决.
(三)加强合同履行过程的动态审查
合同审查工作要贯穿从合同签订到合同履行完毕的始终,在合同履行的过程中要及时审查对方是否按照合同约定供应了货物或支付了货款,货物的质量是否达标,钱款是否到位,等等.只有及时的跟进审查合同的履行情况,才真正实现了合同的目的,既促进公司效益的提高,又减少了公司的经营风险.