本站原创摘 要：合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带,同时也是产生纠纷的根源.现今社会商业活动错综复杂,也决定了合同内容的复杂多样性.在合同洽谈、签订时应充分考虑合同的潜在风险性.因而企业合同管理是企业管理的重要内容,搞好合同管理,是维护企业合法权益的最基本的要求.合同履行并非总能一帆风顺,如果发生纠纷或者出现不能正常履行的情况,面临着如何进行合同救济.合同救济行为不当,同样可能在这个阶段发生法律风险.从依法管理合同,有效预防法律风险的角度出发,对加强合同管理与法律风险防范进行研究.
关 键 词 ：企业；合同；法律风险；防范对策
中图分类号：D92 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）28-0296-03
引言
合同的重要性不言而喻.合同是企业通向市场的桥梁和纽带,桥的一端是出售产品或怎么写作的企业,另一端是购写产品或怎么写作的用户或顾客.对某一具体企业而言,这种作为“卖方”和“写方”的两重身份都拥有,并且时刻在交替重叠,即企业在出售自己的产品或怎么写作的同时,又在购写他人的产品或怎么写作.可以毫不夸张地说,市场经济就是“合同（订单）经济”,企业驰骋市场、提高产品或怎么写作的市场份额（市场占有率）,也就是寻求订单、希望得到更多订单的过程.交易是通过合同来实现的,而企业的产品或怎么写作本身是用来交易的.可以说,合同是企业的“命门”,企业要练就金刚不坏之身、东方不败似的盖世武功,就必须千方百计护住自己的“命门”,花大力气、下真功夫搞好合同管理,防范和化解合同法律风险.合同管理一般经过合同策划、调查、初步确定准合同对象、谈判、拟定合同文本、审核、正式签署、分送相关部门、履行、变更或转让、终止、纠纷处理、归档保管、执行情况评价等环节构成.可以将合同管理划分为四个阶段：合同准备阶段,包括合同策划、调查、初步确定准合同对象、谈判、拟订合同文本、审核等程序；合同签署阶段,包括正式签署合同、将合同分送相关部门等程序；合同履行阶段,包括合同履行、变更或转让、终止、处理纠纷等程序；合同履行后管理阶段,包括合同归档保管、执行情况评价等程序.
一、企业合同管理的总体要求
1.建立分级授权管理制度.企业应当根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排,建立合同分级管理制度.属于上级管理权限的合同,下级单位不得签署.对于重大投资类、融资类、担保类、知识产权类、不动产类合同上级部门应加强管理.下级单位认为确有需要签署涉及上级管理权限的合同,应当提出申请,并经上级合同管理机构批准后.上级单位应当加强对下级单位合同订立、履行情况的监督检查.
2.实行统一归口管理.企业可以根据实际情况指定法律部门等作为合同归口管理部门,对合同实施统一规范管理,具体负责制定合同管理制度,审核合同条款的权利义务对等性,管理合同标准文本,管理合同专用章,定期检查和评价合同管理中的薄弱环节,采取相应控制措施,促进合同的有效履行等.
3.明确职责分工.企业各业务部门作为合同的承办部门负责在职责范围内承办相关合同,并履行合同调查、谈判、订立、履行和终结责任.企业财会部门侧重于履行对合同的财务监督职责.
4.健全考核与责任追究制度.企业应当健全合同管理考核与责任追究制度,开展合同后评估,对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为,应当追究有关机构或人员的责任.
二、企业合同存在的风险
1.轻信口头协议,不签订书面合同现象突出.不少企业仅凭对方的、电报、发货通知就进行交易、盲目轻信口头协议,一旦对方失信便纠缠不清引发纠纷的情形时有发生.分析对方不签书面合同的原因,既有出于信任对方的可能,也有图省事的可能,这往往给居心不良分子一方有可乘之机.现实中因双方未签订书面合同,致双方在合同结算中相关条款不明,引发争议的极多.
2.合同签订行为不规范,致使合同内容约定不明确、不具体.许多企业在经济交往活动中,也注意签订相关合同,但却不使用内容规定的格式合同文书,签订的合同条款过于粗略,出现合同条款约定不明确,不完善,权利表述模糊.这样的合同极容易陷入欺诈圈套,引发合同纠纷.《合同法》第12条规定,合同的内容由当事人约定,一般包括以下条款：（1）当事人的名称、姓名和住所；（2）标的；（3）数量；（4）质量；（5）价位或者报酬；（6）履行期限地点和方式；（7）违约责任；（8）解决争议的方法.现实中对合同条款的约定不详,较为常见的情况是签订合同时根本不约定履行期限、违约责任及争议解决的条款.另一种情况是即使约定了违约责任条款也徒有虚名,如仅约定一方违约时,另一方应依据《合同法》承担违约责任,按要求承担违约责任的具体约定又还给了《合同法》.在约定争议解决的方式时,有些约定既适用诉讼方式,又适用仲裁方式；有些约定选用的仲裁方式解决但选定仲裁机构不明确或不存在,还有些在约定选用诉讼方式时违反了《民事诉讼法》关于级别管辖或专属管辖的规定等.
3.企业往往只注重经济合同局部化管理,看重合同的签订而缺乏全过程的合同管理.有些企业在签订经济合同前,没有组织有关专业部门对合同标的、质量、价款、汇率、企业自身能力、付款条件等进行全面综合有效地评估,而匆忙签订经济合同,结果在经济合同的履行过程中,往往力不从心,结果导致合同不能顺利履行,使企业最终遭受经济损失.某些企业对经济合同的相关证据保存不善,当企业经济合同发生纠纷时,往往有效证据不足,使企业丧失对自身的维权.同时,也没有很好总结合同全过程管理,对企业今后的合同管理,难以提供指导性意见.
4.企业风险意识淡漠,管理人员对控制风险的知识缺乏,不能有效控制风险,造成合同管理失败.有的企业,在签订合同前,没有对对方资信进行全面调查,而签订合同后,致使上当受骗；有的对合同条款缺乏反复推敲、致使在履行合同中,给对方留下空隙可钻,合同纠纷难以解决,有一些企业虽然对合同风险比较重视,但往往不得要领,企业管理者在处理突发事件中,对合同诈骗和纠纷束手无策,一般以报案和诉讼为作为重要手段,或者自食其果.有的企业为了避免合同诈骗.也采取了一些担保措施,但具体实施中,往往得不到完全满意的担保赔赏. 5.缺乏诚信经营理念.有的企业在经营中,不顾企业的长远发展目标,以丢失信用为代价,追求短期的经济效益,在合同的执行中,表现为不按合同规定的有关条款执行,或不能按期交付货物,或不能保证标的质量,或不按期支付货款等.
三、企业加强合同管理及法律风险防范对策
1.对合同签约主体资质进行识别性审查,做到法律风险的事前控制.对签约相对方进行资信审查是为了排除不适格的交易主体,确保合同合法和避免产生法律风险,也是确保合同有效履行的第一道防线.随着市场经济的进一步深入,各市场主体的动态变化极为频繁,特别是目前的内外经济环境,国际市场持续的低迷,必然会使很多公司的履约能力受到影响甚至引起变化.所以对交易对象的资信情况严格审查,并及时跟踪管理显得尤为重要.这就要求主办合同的管理人员认真开展签约单位的资质调查,及时掌握交易客户的现状,做好建档及动态维护,严把合同资信审查关.确认对方单位有相应的履约资质和履约能力后,再与其签订合同,对资质档案要及时更新维护,否则无法从源头防范经营风险.通过对签约主体资质审查,以识别合同订立的合法合规性、签约主体资格、资质的真实性、合法性和有关的有效性,做到法律风险的事前控制.
2.采用格式文本,加强条款的审查力度,可以有效地防范法律风险的发生.书面合同可以使当事人双方能够准确地理解合同规定,避免不必要的争执,便于管理.同时也为将来万一发生纠纷时提供了原始的文字证据,为及时解决提供方便.企业的合同主办部门在订立书面合同时应当优先采用国家或行业颁布的格式合同文本,因为此类合同示范文本是经过专业法律人员和有关部门业务骨干集中集体智慧编订而成,其内容严谨、完备,不仅防范合同风险,提高工作效率,也大大减轻了企业法务人员审查合同的繁重度.为此,企业一方面要扩大合同示范文本的宣传和使用范围,另外一方面企业专业法务人员也要指导业务人员正确使用,严格各选填项的填写,对个别内容确需修改的,须加盖合同专用章以完成双方确认,避免留下纷争.使用非合同示范文本的,应当由专职法务人员审核.努力实现法律工作从怎么写作型向管理型,从事后救济型向事前防范和事中控制型的根本转变.
3.加强授权写作技巧制度.对企业职工合同签订授权的管理与控制是防范合同风险的重中之重.由于企业不可能将所有的合同签订都集中于法定代表人或负责人身上,在实际操作过程中,企业往往是给那些驻外的销售代表或者驻外的销售分公司预先给与相当数量的盖有企业公章的空白介绍信或者盖有企业公章的格式合同,以方便其在适当的时候签订合同.这其实就是企业的一种授权行为,但是法律风险常常就出现在这里.由于授权的不规范就会很容易产生无权写作技巧或表见写作技巧行为.如何规范公司职工的授权写作技巧行为,杜绝无权写作技巧和表见写作技巧的发生是执行授权写作技巧制度的关键.无权写作技巧即未经授权而为的行为、超越写作技巧权的行为和写作技巧权终止后的行为,法律规定无权写作技巧行为未经被写作技巧人追认的被写作技巧人不承担民事责任.规范授权写作技巧的做法是：不要预先发出盖章的空白介绍信和空白合同书,如果必须这样,企业必须严格控制,应在空白介绍信中明确规定该销售代表可以签订合同的具体项目、金额上限,以及该销售代表有权独立签订合同的时间期限.在他们的职务停止或者调整岗位后,一定要确保将原先预先给他的空白介绍信、授权委托书和空白的盖有企业公章的格式合同及时清理、上缴,同时务必以最快的速度书面通知和他有业务往来的关系客户.如果已经发生了无权写作技巧,公司可以权衡利弊及时选择行使追认权和拒绝权,比如无权写作技巧签订的合同对公司不利,应坚决拒绝追认,做法上只需要在相对人进行催告时不作任何表示即可.表见写作技巧是指行为人没有写作技巧权、超越写作技巧权或者写作技巧权终止后以被写作技巧人名义订立合同,但是相对人有理由相信行为人有写作技巧权的,该写作技巧行为有效,企业要对该写作技巧行为的后果承担责任.因此我们务必要注意避免以下几种可能构成表见写作技巧的情况：企业对外声明授予某人写作技巧权,而实际上并没有授权的；知道他人以自己的名义从事经济活动而不做否认表示的；将本企业的公章、合同专用章、以及盖章的业务介绍信和空白合同书交给他人的；授权委托书中授权不明的；写作技巧权消灭后未及时收回授权委托书的.
4.违明确约责任条款.应当注意审查对方起草的合同中有无不平等的违约责任条款和加重我方责任的违约责任条款.公司起草签订合同中必须明确约定对方的违约责任,而且应与公司订立合同的目的能否实现为标准.比如最近我公司一件技术转让合同中,由于没有明确约定对方提供的技术资料不能通过审批取得新药证书时的违约责任,造成我们无法直接向对方索赔.《合同法》虽然规定一方违约,另一方可以向其追索违约金和赔偿金,但如果合同中没有明确违约金的数额,法院就会视为双方当时放弃违约金权利,而不予支持.对赔偿金计算方法作出明确约定,有利于以后发生争议后迅速确定赔偿金额.我们经常会看见合同中关于违约责任的如下约定：双方应严格履行本合同,如一方有违约,则另一方根据法律规定追究其违约责任.这样的约定没有任何意义,我们必须明确在合同中约定对方违约赔偿数额或者如何计算经济损失的标准、方法,这样一来一旦对方违约将直接以这些标准追索赔偿,如果不足以弥补我公司损失时再举证实际损失的大小.
5.要妥善保管好合同的原件以及双方履行中往来的全部书面记录.合同的原件保管是非常重要的,这不但是合同的履行的必要条件,更是索赔的最直接最有力的原始证据.如果企业把合同的原件弄丢,则会多企业索赔造成非常被动的局面,甚至会导致无法进行索赔.许多合同的内容是企业不愿意公开的,也有些合同中会涉及到商业秘密或者技术秘密.对这些合同的保管,格外显得重要,建议可由签订了保密协议的人员负责保管.
6.风险规避.风险规避是企业对超出风险承受度的合同风险,通过放弃或者终止与该风险相关的合同以避免和减轻损失的策略.根据规避的程度和方式,可将合同风险规避策略进一步划分为完全拒绝承担、逐步试探承担和中途放弃承担等三种策略.完全拒绝承担合同风险策略是指通过合同风险评估后,企业直接拒绝承担某类或某个合同风险.如通过对某企业进行合同调查和合同风险评估后,认为该企业长期经营管理混乱、财务状况不佳、产品或怎么写作质量不高、商业信誉不好等,合同风险很高,就不能与该企业签订合同.逐步试探承担合同风险策略是指通过合同风险评估后,虽然认为某种或某个合同风险很大,但又不宜采取完全拒绝的方式,则宜采取分步实施策略,规避部分风险.如通过合同风险评估后,认为与某公司开展业务往来风险很高,但该公司提供的产品又是本企业急需的,则可采取此种合同风险规避策略,先与其签订标的金额较小的合同,通过逐步接触和合同履行进展情况,再逐步增大标的金额.中途放弃承担合同风险策略是指因外部环境发生变化或对方发生违约行为等,企业中途终止合同的履行,控制合同风险的扩大和发展.如在合同履行过程中,因外部环境发生重大变化,或者对方存在违约行为,本企业继续履行合同义务,将会造成更大的损失和风险,则宜采取此种策略.
7.风险降低、分担与承受.风险降低是企业在权衡成本效益之后,准备采取适当的合同控制措施降低合同风险或者减轻合同损失,将合同风险控制在风险承受度之内的策略.建立和实施合同内部控制,是降低合同风险的主要方法.风险分担是企业准备借助他人力量,采取合同业务分包、请专门担保公司担保等方式和适当的控制措施,将合同风险控制在风险承受度之内的策略.根据分担方式不同,可将合同风险分担策略分为合同风险分散、请担保公司担保等方式.合同风险分散就是指将一个标的金额大的合同拆分成标的金额较小的合同,与不同单位签订合同,将风险分散在不同的空间,以减少企业遭受合同风险损失的程度.如与不同的供货商签订同一种原材料的采购合同、与不同的客户签订同一种产品的销售合同等.请担保公司担保就是指对风险较大、企业难以控制的合同,请专门的担保公司进行担保,一旦发生合同风险,则可从担保公司获得一定的补偿,以弥补合同损失的方式.一般的,对于涉外、外贸合同,可请实力强、经验丰富的涉外担保公司进行担保.风险承受是企业对风险承受度之内的合同风险,在权衡成本效益之后,不准备采取控制措施降低合同风险或者减轻合同损失的策略.一般的,对于标的金额小,或者能够即时结清的合同,可以采用合同风险承受策略.