本站原创摘 要：合同管理必须是全程的、系统的和动态的,不仅要重视合同签订前的审查,更要重视签订后的管理.建筑施工企业在合同管理方面存在违规签订合同、忽视动态管理、缺乏专业人才等主要问题,对此必须有针对性地予以加强方能有效控制企业经营风险,维护企业合法权益.
关 键 词：建筑施工合同管理风险控制
1加强建筑施工企业合同管理的重要意义
企业合同管理,不单是一个经营管理问题,更是一个重大的法律问题.“现代企业经营中的绝大多数业务都会涉及到合同,而大多数的法律纠纷都直接或间接地与合同管理中的某个环节有关.”[1]企业所签订的合同形式和内容的合法性,文字的准确性以及合同条款的完整性,与企业的经济利益直接挂钩.鉴于此,建筑企业须进一步强化法制建设,推行精细化管理,完善风险预警机制加强风险防范.签订合同前,应该仔细研究合同条款,提前做好风险识别及预控工作,同时针对合同中的风险因素进行定性、定量地风险评估,确定风险等级,根据风险评估经验制定风险多发的关键环节重点加强风险预控,另外要制定应急预案,全方位提高风险防控能力.
建筑施工企业的合同管理特别应注重细节,任何管理细节缺陷都有可能导致纠纷的发生.比如：在签订合同的时候没有加盖骑缝章,合同相对方就有可能将合同的中间页换掉,伪造证据以达到其非法的目的；在双方进行工程结算时未签订一份包含“别无争议”内容的末次结算协议,合同相对方就有机会“秋后算账”,恶意提起诉讼；未将分包方的所有授权管理人员进行核实和备案,分包人就有可能在法庭上对不是他本人签认的领料单和领款单等单据矢口否认；不及时对业主的违约行为进行催告,债权就有可能因为超过诉讼时效而丧失法律救济的机会；不习惯对施工过程中的变更项和增项部分进行及时准确的签证,业主就可能会对追加工程款请求拒不认账.如此种种情形,形象地表明了合同管理在企业经营风险防控中的极端重要性.
2建筑施工企业合同管理方面存在的主要问题
2.1违规违法签订合同
建筑工程项目往往具有投资大、周期长、风险环节多、管理难度大等特点,客观上要求合同条款应尽可能的详尽、细致.在企业实际经营过程中,由于缺乏合同法律意识和风险防范意识,或者为了规避相关法律规定,建筑施工合同内容不明、权责不清、约束不足的情形时有发生.如发包方为了使承包方承担更多风险和责任,拒绝采用国家有关部门制定的《建设工程施工合同》示范文本,而根据自身条件制订了一些不合规的合同文本来转嫁工程风险.一些施工单位在招投标环节暗箱操作,通过与业主签订的“阴阳合同”（即在签订合同前后与业主签订的与中标合同内容不一致的合同）来承揽工程项目.有的施工单位在签订分包合同时,没有认真审查分包方是否具有工程施工资质,甚至真实性都有问题.这样的合同在履行过程中一旦发生纠纷,法律风险极大且难以处理.
2.2忽视合同履行的动态管理
有的施工单位由于合同动态管理理念的缺失,往往在签约时很重视,一旦合同签订,对合同分析和合同交底往往不够重视,甚至忽视,给日后的合同纠纷埋下隐患.笔者根据工作经验,总结了合同纠纷的原因：一是事前预控不到位.签订合同前未认真分析合同履行过程中的风险点,问题发生后才慌忙应对,以致自乱阵脚；二是合同交底不充分.合同签订后未经充分的技术交底便转交给项目部,以致现场活动与合同规定脱节；三是没能真正落实合同履行的责任主体,具体履行合同的生产部门不操心合同的细节,管理合同的人或部门认为自己不具体履行合同而疏于动态管理和监控；四是不注意合同履行中各种材料证据的收集和整理,发生纠纷后无法及时取证.
2.3缺乏合同管理专业人才和专门机构
建筑施工合同涉及内容多、专业面广,合同管理人员需要有一定的专业技术知识、法律知识和工程造价知识.由于合同管理部门与其他部门之间缺乏及时有效的沟通联系,很多建设工程项目部甚至个别施工单位都没有专门机构或专人管理合同,很多时候就难以实现资源的共享,办事效率较为低下；再加上工程建设过程与合同管理脱节,导致现场数据难以为合同管理者提供有价值的参考数据,这无疑也影响了合同控制的积极作用的实现.更加不容乐观的是,一些建筑施工单位未必都有专业的法律人员,致使其他部门的工作人员不得不承担起合同的全面风险控制工作,导致合同签订和履行极其混乱,合同纠纷频发,企业经营利益遭受损失.[2]
3健全建筑施工企业合同管理机制的主要举措
3.1严把合同签订关,确保合同合法规范
第一,健全合同管理机制.企业应该制定经验丰富的工作人员跟进合同管理事由,鼓励专业人才“传帮带”,不断提高合同管理的专业化水平.
第二,严加管控合同签订工作流程.合同订立的形式和内容要合法、合规,相关手续齐全,合同文本力求规范、严谨,文字表述要简洁、准确,交货方式和结算方式明确,检验有方法；违约责任及违约金计算方法准确.
第三,推行施工合同备案管理机制.合同管理部门对企业所签订的施工合同进行备案,并与项目对接.备案完成后,合同管理部门要制定合同管理台帐,持续跟踪工程施工进展并及时更新合同管理信息,使合同备案工作更加规范,程序更加严谨,内容更加全面,动态掌握合同信息,进一步提升本企业合同管理水平.
3.2实时监控合同履行,确保合同适当履行
“合同管理不是单一部门资料式的静态管理,而是全过程、全方位、多部门合作的动态管理.”[3]合同管理不单是对合同文本的管理,而且在合同洽谈、签订、履行等各个环节中都要增强合同观念和风险防范意识.比如：在合同洽谈时就要认真审查对方的主体资格、资信情况、履约能力以及其委托写作技巧人的身份、权限等；在合同订立时就应采用书面形式以及明确约定违约条款、争议解决方式等.所谓“履行合同”,并不限于双方签订的合同文本,还须加强对各种书面原始证据的保存和管理,尤其是在整个合同履行过程中产生的各种签证、竣工验收证明、结算书等,各种手续时一定要留存原件并备案登记,以免将来发生纠纷时因缺乏证据而使自己处于被动和不利的局面.只有适当履行合同才能保证工程的顺利竣工和合同双方合法利益的最大化实现.建筑施工企业应对合同的履行实行全程、动态管理,实时监控合同履行的各个环节.笔者以为,建筑施工企业必须做好如下工作：首先,要做好合同交底工作,分解合同责任,按合同的有关条款做好质量、进度、投资、安全等目标工作流程图,抓好各个目标工作的事前、事中及事后控制,仔细研究合同文本,找出合同履行中可能出现的薄弱环节,提前制定各种风险防范措施；其次,要建立健全合同管理日常工作机制,合同管理机构及专职人员要负责各种合同资料和相关工程资料的收集、整理和保存,建立合同目录、编码和档案,同时还要协调好各方面关系,使合同管理工作程序化、规范化；再次,建立健全质量保证机制,在工程项目实施过程当中,通过检查发现合同执行过程中存在的问题,并根据法律法规和合同约定加以解决,以提高合同的履约率.
3.3加强合同法制教育和专业人才队伍建设
《合同法》、《招投标法》的颁布实施,对我国建筑施工企业的健康发展提出了更高的法制要求.建筑施工企业必须适应新形势的需要,努力增强全体职工的合同法律意识和风险防范意识,通过知识讲座、专题报告、法制知识竞赛等形式普及合同法律知识；针对专司合同事务的工作人员进行岗位培训,重点对工程类合同签订的几大要素条款、合同洽谈的注意事项以及合同全过程的风险防范进行针对性培训,从源头上把好合同审核的质量关；其次,针对工程项目安全管理特点,就加强资质审查、签订安全责任协议书、强化安全教育培训等细节进行业务辅导,要求相关部门从施工资质、安全资质、施工力量、技术水准、施工装备和内部管理等多方面对外包施工单位资质进行全面审查,在合同履行过程中加强风险防范.
提高合同管理人员素质是加强企业合同管理工作的重中之重,合同管理人才队伍不仅是指合同管理专门机构或专业人员,也包括企业主要部门的领导,如总工程师、总经济师、总会计师、经营部门负责人、项目部经理等.合同管理人员应该不断提高自身素质,加强经营理念的转变,切实将合同控制纳入日常工作体系中.在合同的起草环节就要做好造价控制,事前防范,事中控制,事后补救,尽量为企业规避合同风险,实现企业利益最大化.