本站原创[摘 要]针对在信息化环境下,铁路企业档案管理所面临的挑战,提出具体管理体系,以提高铁路收档立案的管理水平.
[关 键 词 ]铁路；收档；立案档案；信息
随着信息技术的快速渗透.,作为铁路企业基础性环节的档案管理,业参与到这一深刻变化的过程之中.因此,在新形势下,档案的工作不但不能削弱,还必须加强收档立案管理的各项制度,实现档案工作规范化、标准化的基础,就要建立社会化的档案公共怎么写作系统,不断满足社会化利用需求等.在这种迅速变化的环境面前.档案收档立案管理要采取新对策,把握好原则,为提高铁路企业的竞争力提供有力支撑..
一、铁路档案收档立卷的原则
(一)保持档案资料的完整性
收档的文件要以本单位形成的文件为主,在立卷归档工作实践中形成标准化乃至现代化的一个重要原则.档案的同一问题的处理,在于提高档案利用价值.需要保持同一问题的完整性,防止应归档文件的散失.特别是在立卷中,要分清主次,把住全宗的入口关,要掌握好档案利用的效率和效果.
(二)确保项目文件收档立案的质量
档案收档质量体现企业的管理质量和水平,应体现跟踪收集和管理的原则,企业要明确规定企业档案应具备的质量和数量要求,移交时间等,把项目资料整理和立案纳入具体要求中来,对于一些影像和图章的签署,一些重要的资料必须要加盖并完备签署,档案立案工作必须从重视收档工作开始.协调各部门工作,做到层层有人负责,尽量减少文件资料的流失.项目材料收档是影响档案价值的关键因素,要注意解决好立卷方法问题,做好档案分类和检索,有利于档案规范化管理.提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的有力保证.
(三)明确立卷归档的重点
在实际作中要注意区分文件与资料,特别是在形式和作用等方面,必须减少档案管理中的重复度和信息冗余度.提高档案利用的效率和效果.注意有效地维护全宗的完整性,文件材料组在一个卷内保持同一问题的完整性.使立卷归档后所形成的档案既完整又不庞杂为档案的规范化.实现档案工作标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和检索利用便捷化.
二、铁路部门档案收档立案的管理对策.
(一)加强管理
1、强化档案收档立案的过程控制.文件从生成到归档管理的全过程要进行受控,实现文档与档案保管的一体化,考虑在铁路跨越式发展的大背景下,完善铁路企业技术安全保障的高标准要求.加强对档案管理方式的研究,以适应企业信息化和适应市场变化的要求.建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要.
2、简明实用.合理拟制格式,用现代化检索手段建立和完善档案材料收档工作的协调机制.制度建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的规范作用做好企业档案管理部门的监察、审计等,加强企业部门内部各工作机构,保证企业档案齐全、收档及时.及时纠正档案内容失真的问题,确保维护干部档案工作的严肃性.
3、做好文件材料的收集.档案收档工作是做好文件材料收集,建立健全文件资料的归档制度的基础.加强对平时收档工作的检查和指导工作,设置档案柜档案入柜存放,建立健全文件资料的收档制度.对平时保存下来的有价值的珍贵实物,要做到随时收集和立案相结合,严格对照档案的标准,根据文件材料形成时间的规律主动收集,避免归档时遗漏.所有的资料要多而不杂,新收档的档案资料需要进行加工,变死材料为活信息.
4、明确档案管理要求.档案部门在规章制度的执行过程中,要做到充分体现制度的权威性.做好档案管理工作,对近年来的文件资料进行立卷,管理者要了解和学习已归档立卷的经验做法,对多年来档案立案工作进行查漏补缺,确保档案资料在分类、编号、装订等各个环节中无差错.企业用户在生产建设与施工的各个环节中,要保留签署各类合同、说明对资料的要求,明确设计图纸资料移交措施.对于一些声像材料是收集的难点,一些图纸设计图要加盖并完备签署图章否,定期开展资料整理检查与监督,防止资料琐影响企业的经济效益.
(二)利用现代化的技术手段
1、依靠数据库技术对档案信息进行加工处理,为档案利用怎么写作提供基础.档案的怎么写作信息包括国家、外省市及国外档案工作动态信息,国家与地方的统计数据档案,收档在一个卷内,保持同一问题的完整性.
2、建好档案立案系统,实现档案自动编号、自动查找和表格套打等.档案管理着要注重档案的立案质量,对利用效果的反馈信息进行综合性的分析,把档案信息资源的开发工作做得更好使之发挥出更大作用.
3、建立电子文件档案.标准化是确保档案管理质量的重要支撑和保障.建立电子文件的登记标准、命名标准、鉴定标准、格式标准及专利维护等等.利用现代化技术,整理档案.利用计算机等现代化手段整理档案,利用计算机模拟人工立卷,按类别将条目内容打印出来,按归档形成的先后顺序排列打印.提高档案工作的效率和水平,降低了人为因素在文件归档工作中的影响,实现档案信息化管理,减少手工操作,更好地怎么写作于社会.