本站原创2004年10月28日国家档案局制订了《全国档案信息化建设实施纲要》（以下简称《纲要》）.《纲要》公布后,全国各级档案部门纷纷制订相应的实施意见或规划（计划）,这些措施无疑是对档案管理科学化、现代化、信息化的重大促进.但是,应该客观地看到,一些同志对“档案信息化”、“数字化的数据库建设”存在认识误区.为了更好地贯彻落实《纲要》,笔者认为有必要对档案全文数字化工作的内容及其实施过程中所产生的问题进行思考,以期更好地理解和有效落实档案全文数字化.
档案全文数字化过程中存在的问题
(一)对档案全文数字化概念的理解有失偏颇
《纲要》提出了“十五”期间全国档案信息化建设的目标、要求和主要任务是,即各级档案馆（室）逐步建成三网联通的计算机网络系统、建设档案网站、应用计算机技术实施档案管理以及支持计算机档案管理的数据库建设等.
可见,把《纲要》提出的“档案信息化”狭隘地理解成“档案数字化”；把“数字化的数据库建设”等同于“数字化档案馆”和“全部馆藏档案数字化”,是对《纲要》的误读.
(二)盲目攀比跟风,浪费过多,效益不高
前几年,各级档案馆纷纷采用流行的技术对馆藏档案进行处理,拍摄了大量的缩微胶片.这一技术的应用,对馆藏档案的复制、保存、利用有了很大的推动与促进.据了解,为了推进缩微技术在档案保管利用方面的应用,部分档案行政管理部门把档案缩微列入档案馆升级考核的指标体系.为此,各下属档案馆在档案缩微工作中都取得了突破性的进展,许多档案馆配备了缩微设备和缩微阅读设备,一般都完成了3―5万页（张）纸质档案的缩微拍摄,馆藏缩微底片也达到了相应的数量.实施全文数字化以后,要不要重新对已经缩微处理的档案进行扫描处理?这些缩微胶片是不是还可以利用?不仅值得研究,而且是一个十分现实的问题.如果把缩微工作重来,那么以前投入的那些资金、人力便会付之东流；如果今后还有新技术替代全文数字化,我们是否继续“跟进”,把数字化档案再重来?这样的浪费不仅档案局（馆）承受不了,各级政府也承担不起.所以,盲目跟风攀比并不可取.
根据对档案利用的种类和频率分析,我们不难发现,目前馆藏档案的利用主要是编史写志、学术研究和市民查证,而被利用的档案主要集中在史料和涉及个人权益方面,主要发挥的是它的凭证作用.与此相反,相当多的以文件形式（包括计划、总结）保存的档案长年累月无人查考.此外,某些文件由于形成的单位较多,因此复件不少,而且,因为下发文件归档时必须将文件草稿、修改稿、签发稿一并归档,这就增加了归档材料的总量.
鉴于上述情况,我们有必要对全部馆藏档案数字化的必要性进行一次评价,以检验全文数字化的效益.
重新审视全文数字化的可行性及面临的现实问题
全文数字化成为各级档案行政部门实施档案信息化建设的一项重要目标以后,就有必要对馆藏档案的数字化必要性和可能性进行一次重新审视.
(一)难度不小
全文数字化的档案,可以借助计算机管理系统为档案利用者提供更加便捷、高效的怎么写作.全文数字化以后,利用档案时,即可以利用计算机实现从检索到档案的调阅的全部过程,这比传统的通过卡片查找、库房调卷、翻阅案卷过程,无论是时间、空间上都十分方便,可以很大程度上提高档案利用怎么写作的效率.
但全文数字化的档案在保管上就并非比传统的档案保管更加便利.传统的档案主要以纸质材料为主,因此,一般不存在异地复制备份的情况.而实现档案全文数字化以后,就应在原有的基础上增加电子档案的保管；在原来的档案安全工作中增加档案信息安全的工作；在常规的档案单独存放保管的基础上,增加电子文件和数据库的异地备份保管.档案保管的难度提高了,投入也应相应增加,安全问题尤显突出.
(二)投资巨大
如果各级档案馆全部实施馆藏档案全文数字化工作,我们可以计算出需要投入的巨大资金.根据了解,目前一般区（县）档案馆馆藏量在12―15万卷,按每卷档案50页计算,大约共600―750万页.如将这些档案全文数字化,按照目前市场（扫描和输入0.25―0.4元/页）计算,一个区（县）级档案馆全文数字化将需投入150―200万元,以这样的投资推算,仅上海各区县至少需要投入经费2850万元.显然,如此巨大的投入是目前各级财政无法实现的.限于目前区县档案馆总编制的限制,由档案馆自行实施全文数字化工作,也是一项近期无法实现的巨大工程.
(三)载体特殊
随着档案理念的转变,档案的门类已不局限于传统的纸质文书档案,各级档案馆逐渐建立了艺术、声像、会计、实物、科技等多种类的档案,档案的载体也由单一的纸质材料增加为金属、胶片、磁介质等.而恰恰是这些新增加的种类和载体材料使这些档案难以数字化.实物档案如何数字化?大量的会计凭证是否需要数字化?书画作品等艺术档案怎样数字化?种类繁多、载体复杂的专题档案如何数字化?这些问题也很现实.
档案全文数字化的对策
既然档案信息化并非档案全文数字化,因此,档案信息化工作的实施就应该根据实际情况予以考虑.笔者认为,采取科学的态度,进行严肃的论证,选择正确的方法,是我们应该采取的态度和做法.除了人才队伍建设和基础设施建设之外,档案信息数据库建设尤其是全文数字化的实施,需要做好以下四项工作：
(一)档案目录数字化应该成为首选
档案目录数字化可以有效提高档案查询和调阅的效率,因此,加快档案目录数据库建设,并利用计算机档案管理系统进行档案利用检索,是提高档案利用效率和提高档案检索速度、提高馆（室）藏档案了解度、提高目标档案查准率的有效途径.
将档案目录输入计算机档案管理系统,统一数据格式标准,建设档案目录数据库,建立各级档案馆（室）互通的网络,应该作为档案信息化建设各项任务的首选.
(二)全文数字化应坚持“抢救优先、利用优先、逐步扩展”的原则
鉴于全部馆藏档案全文数字化的必要性和可能性,各级档案馆应当以“抢救优先、利用优先、逐步扩展”原则指导部分档案的全文数字化的实施.
所谓抢救优先,就是在全文数字化工作中优先考虑因特定时期,特殊原因造成的那些因档案形成和保管条件限制而导致部分损毁或即将损毁的档案、纸质较差或酸度较高的档案,优先进行全文数字化.限于目前档案信息化资金投入的局限,将这些档案先行数字化十分必要.
所谓利用优先,就是根据目前档案利用实际情况,优先把“涉民”档案全文数字化.把那些涉及群众切身利益的婚姻、独生子女、知识青年上山下乡、支内支边职工、转（复、退）军人.据了解,这部分“涉民”档案利用率较高,而形成于六十年代的上山下乡、支内、参军入伍的档案,相当数量是用圆珠笔、复写纸书写的,经过数十年保存和经常的翻阅,已经产生纸张脆化、字迹褪色的情况,因此应当把这部分档案首先进行全文数字化.
实现了“抢救优先”和“利用优先”以后,应逐步把其他纸质档案的数字化工作深入下去,但应该进行鉴定.对于那些因为各种原因造成的复件、文件的草稿、修改稿、签发稿以及利用率不高的文书档案进行剔除,不纳入全文数字化的范畴,不进行扫描、数据库输入,这样,可以减少大量的不必要劳动和资金投入,也可以减轻今后数据库查询的压力.
(三)要在“还清旧帐”基础上努力做到“不欠新债”
全文数字化,是对部分文字形式的馆藏档案扫描转化为数字,存储在数据库内,而整个扫描与存储所花费的时间、经费都很大.为了较快地完成必要的档案全文数字化工作,根据抢救优先、利用优先、逐步扩展的原则,确定分期分批数字化的档案全文扫描与数据库存储,将“老账”逐步“还清”.还清“老账”,可以集中一定时间、财力和人力,把已经进馆的需要抢救和经常利用的那些档案先行数字化.在条件允许的情况下,也可以要求基层档案室配备扫描仪等设备,按照统一的要求与标准,对未进馆档案进行扫描、保存,并在今后进馆的时候与纸质档案一并移交.
同时,可以在每年的归档工作中,按照统一标准与数据格式,要求基层将上年度归档文件的目录,以及上年度归档文件中本单位、本部门制发的文件形成电子文件,随同档案目录一并移交档案馆.档案馆接收基层单位档案室移交的电子目录和电子文件以后,将电子目录导入数据库,将电子文件转换成电子档案,另行存储在档案数据库内.采取这种做法,可以避免今后再行录入目录数据,也可以避免以后再将纸质文件扫描、转换成全文数据.这种超前的接收工作,其实就是“不欠新债”的有效措施.
(四)允许多种形式并存,采取多种手段保存
鉴于目前各级档案馆在财政拨款、人员编制、技术手段、设备配备等方面的现实情况,档案信息化建设应该实事求是地进行.统一标准、统一要求,多种形式并存,多种手段保管,应当作为信息化建设的基本前提.各级档案馆已有的缩微胶片档案,在推进档案信息化过程中决不能一丢了事；继续利用已经存在的那些缩微胶片,采用现代技术将这些胶片转换成数字化材料,并把这些数字化材料并入档案信息数据库,是一个科学的态度和正确措施.实事求是,不强求一律,积极推进,逐步实现部分档案全文数字化,是科学的判断和现实的对策.
(作者单位：上海市松江区档案局 201600)