本站原创摘 要 ：本文以打印1099份证书为例,重点介绍如何灵活使用Office中的Word、Excel,批量制作、打印证书的一些操作技巧.
关 键 词 ：Office 证书制作 批量打印 技巧
批量制作和打印各类证书是日常办公的事务性工作之一.本文将介绍在Office中灵活运用Excel和Word,实现批量制作、打印证书的一些技巧,希望能给大家一些启示.
当前的工作任务是打印1099份证书.整个操作分为三部分：一是整理学生信息；二是设计证书模版；三是在证书模版中调用整理好的学生信息,实现批量的打印.
1.学生基本数据的整理
当前在学籍管理系统中导出的学生信息如图1所示：
图1 学生基本信息表
要打印的证书,有姓名、性别、出生年、出生月、出生日、入校年、入校月、毕业年、毕业月、学制、专业、学位类别、证书编号、发证年、发证月、发证日等十七项.
先调整学生信息表中的相关字段,使表中字段与证书中相应的空白处内容对应.
1.1 证书中姓名、性别内容可以直接调用学生信息表的姓名、性别字段.
1.2 证书中出生年、出生月、出生日内容的处理.
在学生信息表中,有八位的出生日期信息,首先截止年份、月份、日等信息,使用的技巧是使用Mid（）函数.
1.2.1 在Excel中,打开“2014工士学位证”工作表,将光标移到E列,单击“插入”菜单,在下拉式菜单中选择“列”,将光标移到E2单元格,输入公式“等于mid（d2,1,4）”回车,截取年份；将光标移到E2单元格右下角,当光标变成“+”时按住鼠标左键向下拖动,通过复制公式,得到全部学生的“出生年”信息.
1.2.2 将数字形式的出生年信息转换为中文.在打印好的证书中,数字通常以中文的形式出现,比如,数字的1992打印为“一九九二”,这里使用的技巧是自定义宏函数[1].①在F列插入一空列,在F1单元格中输入信息“出生年”.单击“工具”菜单,在弹出的菜单中选择“宏”→“Visual Basic编辑器”.②进入Visual Basic编程环境,单击“插入”菜单,在弹出菜单中选择“模块”,自定义宏函数Change（）：
Function Change（M）
Change 等于 ""
L 等于 Len（M）
For i 等于 1 To L
N 等于 Mid（M, i, 1）
Change 等于 Change + Application.Text（N, "[DBNum1]"）
Next
End Function
单击“文件”菜单中的“关闭并返回到Microsoft Excel（C）”,返回到Excel编辑界面.
在F2单元格中输入公式“等于Change（e2）”回车,调用自定义的宏,将e2单元格中的数字内容转换为中文形式,如图2.
图2 出生年信息转换为中文数字
将光标移到F2单元格右下角,当光标变成“+”时按住鼠标左键向下拖动,通过复制公式,将E列中全部的年份数字信息转换中文.
1.2.3 按照同样的操作技巧,在F列后面插入四个空列,G,H列分别为截止出生月份信息、中文形式月份,I,J列为出生日信息、中文形式日.
1.3 手工录入处理证书中入校年、入校月、毕业年、毕业月内容.①在L列插入一空列,在L1单元格输入信息“入校年”,在L2单元格输入文本信息“二○一一”,然后向下填充L列中的单元格；②在M列插入一空列,在M1单元格输入信息“入校月”,在M2单元格输入文本信息“九”,然后向下填充M列中的单元格；③在O列、P列各插入一空列,按照步骤1和2的方法,生成“毕业年”、“毕业月”字段内容.
1.4 证书中学制内容的处理.
在学生数据表中,学制为数字“3”,证书中打印为“三”,处理的技巧是直接调用前面定义的宏函数.
在S列插入一空列,在S1单元输入信息：“学习时间”,在s2单元格输入公式“等于Change（R2）”回车；通过复制公式,将R列中全部的学制数字信息转换中文.
1.5 证书中专业、学位类别的内容与学生信息表的信息是一致的,不需要处理.
1.6 证书编号内容的处理.
证书的编号共16位,以字符“Z”开头,其后的10位信息“1205142014”是固定的,最后面的四位是流水编号.介绍一个小技巧,把证书内容分为两部分：前半部分定义为字段“证书1”,内容固定为“Z1205142014”,后半部分定义字段为“证书2”,四位数以0001开始,通过自动填充来编号.
在学生数据表T列插入一空列,T1单元格输入信息“证书1”,T2单元格输入信息“Z1205142014”,复制并填充T列其余的单元格.
在U列插入一空列,U1单元格输入信息“证书2”,在U2单元格输入文本信息“0001”,将光标移到U2单元格右下角,向下填充U列证其余的单元格.
1.7 证书中发证年、发证月、发日内容的处理.
在学生数据表V列、W列、X列录入发证年、月、日的数字中文信息.
至此,打印证书所需的1109名学生信息整理完成.
2.证书模板的制作
先让证书图片作为页面背景,再设计打印的模板,定位证书中各占位符位置.
①打开Word,单击“文件”→“页面设置”,设置页边距和方向,上、下、左、右分别设为0.43厘米,方向为横向；②单击“格式”菜单→“背景”→“水印”→“图片水印”,插入空白证书的图片作为背景.③在有证书图片背景的页面中,在空白位置依次输入姓名、性别、出生年、出生月、出生日、入校年、入校月、毕业年、毕业月、专业、学习时间、工士类别、证书1、证书2、发证年、发证月、发证日,并调整字体、字号和位置.大致定位证书中各字段内容的位置,保存文件为“打印模版.doc”.
3.Word中套用Excel数据
通过Word中的“邮件合并”功能来实现调用Excel文件[2],自动调用表中数据实现批量的打印.
①打开“打印模版.doc”文档,取消图片水印效果,选定所有文字,将字体颜色调为“灰色25%”；②右击工具栏的空白处,显示右键菜单,选择右键菜单中的“邮件合并”工具,打开“邮件合并”工具栏,如图3；③在邮件合并工具栏中选择第二个按钮“打开数据源”,选择已整理好数据的“2014学位证.xls”；④在邮件合并工具栏中选择第六个按钮“插入域”,弹出窗口,选取“姓名”域,单入“插入”按钮；按照此技巧,依次插入“性别”域、“出生年”域、“出生月”域、“出生日”域、“入校年”域、“入校月”域、“毕业年”域、“毕业月”域、“专业”域、“学习时间”域、“工士类别”域、“证书1”域、“证书2”域、“发证年”域、“发证月”域、“发证日”域；⑤在邮件合并工具栏选择“查看合并数据”按钮,导入Excel学生信息表到Word中,此时,1099学生信息全部导入,在邮件工具栏通过单击按钮,可以查看导入的不同记录信息；⑥将“打印模版.doc”中输入的文字颜色设置为“白色”,反复调整域文字格式和段落的行间距,测试打印,直至得到满意的效果；⑦在邮件合并工具栏选择“合并到打印机”按钮,即可将1099名学生证书批量打印.
4.小结
本文详细介绍了运用Word与Excel操作技巧,成功实现1099份学生证书批量打印的操作流程.灵活应用Office中处理批量证书打印,将有效地减少工作强度,提高工作效率,达到事半功倍的效果[3].