本站原创【摘 要】期刊管理制度是杂志社员工在工作同遵守的规定和准则的总称.制度不完善,就会直接影响日常管理和工作执行贯彻落实.大凡成功的期刊都有一套系统科学、严密规范的内部管理制度.健全的制度和规范的管理,使期刊各科室人员分工协作,职责明确,奖惩分明,体现公平公正,调动、激励编辑、发行、广告等人员的积极性和创造性,实现社会效益、经济效益双丰收,从而提高期刊的竞争力.
【关 键 词】量化考核岗位职责编务管理发行管理广告管理品牌
一种期刊办得好,受到广大读者的欢迎和认可,是杂志社人员的共同心愿.也是全体职工在期刊各个环节共同努力、协作配合的结果.同时成绩的取得,离不开一套先进的管理制度,笔者从事出版、编辑期刊20余年,几乎在期刊的各个岗位全都工作过.总结了不少规律和管理经验.现略述与大家共同商榷.
1.健全各项制度
1.1制定期刊规章制度：量化业绩考核制度；考勤制度；员工请检测制度；录用、辞职、辞退、离岗制度；奖惩制度；并设立策划、创新、激励奖项；差旅费制度；考核制度；薪酬分配制度；保密制度等等.
1.2明确岗位职责：利用表格细化细分,明确主编、分管经营副主编、分管业务副主编、编辑部主任、发行部主任、广告部主任、责任编辑、美术编辑、发行广告人员,设计人员、编务人员的岗位职责,并相对应量化绩效考核细则制度,与工资直接挂钩,尽可能体现公平、公正机制.
1.3利用期刊周期,制定标准的每期发稿流程、详细实施细则及监管制度,确保参与期刊出版过程中的每一个人都能按时完成自己任务,从而保证期刊正常出版.从选题策划、约稿组稿、编辑加工、审稿、版式设计、三校定稿、签字付印、到渠道发行、寄发稿酬、综合评判,知每天应做哪些工作,每天应完成哪些工作,井然有序.
1.4安排职工经常参加编辑出版理论业务学习和培训活动,并定期召开内部交流研讨会.平时要善于多学、常问、勤思,不断地充电和储备,使自己既成为专才,又是通才,还是杂家,才能在选题、组稿、审稿、编辑加工过程中沙中淘金,为社会提供优秀的精神食粮.
2.重视期刊编务管理
在杂志社内部工作分解岗位设置上,有的刊社设有专职编务,有的刊社设编辑兼编务,这往往取决于杂志社规模的大小.一个组织完整、机构健全、分工明确的杂志社,不仅需要而且必须配备一定数量的编务人员.因为编务工作是杂志社的重要组成部分,它担负着稿件收发、登记与运转、统计、信函收发与处理、版式设计、微机排版、出版发行、稿酬的发放以及档案、图书资料管理、经费管理等.他是编辑部的好管家、勤杂员,是作者、读者和编者的纽带和桥梁,具有综合性、怎么写作性、协调性、创造性.编务与编辑是两个互相配合、互相依存、缺一不可的组成部分,每一份刊物既包含编辑的心血,又包含编务的辛苦,编务工作扎实与否,对提高刊物质量,搞好编辑工作有着重要的作用.
3.抓实期刊编辑质量管理
3.1在编辑出版期刊方面,根据期刊周期,制定每月出版周期：编前期、预编期、集稿期、审读期、编排期、刊检期.不同时期对执行主编、编辑部主任、文字编辑、美术编辑有不同的工作要求、具体分工、协调配合.最终要求内容更完美,体例更严谨,材料更准确,语言文字更通达,逻辑更严密.消除一般技术性、常识性差错,防止出现政治性、原则性错误,并符合排版和校对要求.
3.2在内容上以品牌建设为核心,打造品牌栏目、品牌栏目主持人、品牌杂志.力求栏目专业化、精彩化.内容上更具怎么写作性、参与性、可读性、信息性,增强期刊与读者的互动、亲和力.在版式设计风格上,每期封面追求一个主色调现代时尚审美感.内文追求规范、美化,每篇文章彰显各自个性及特色.四封、版权页、目录等也要设专人校对,防止出现纰漏.
3.3编辑从事的是文化选择、文化传播和文化积累的创造性精神生产活动,编辑实践活动的特质使得编辑的劳动具有隐含性、复杂性和难以考核等特点,为编辑管理带来困惑.如果管理太死板,可能压制编辑的主观能动性,窒息编辑的创造活力,倘若管理过于松懈,有可能导致人浮于事,吃大锅饭现象.在我看来,应以人为本,建立以激励为核心的量化考核绩效办法.才能提高编辑的积极性、创造性并充分挖掘其潜能,实现量化与实际行为、指标相结合.
该考核办法利用详细分类表格,具体划分编辑稿件的质量等级、差错率、策划栏目等级、学习与创新、协作配合、岗位职责履行情况等各项,并列出相应的标准或目标值,并对应出相应的分数比例.应用于职工每月基本工资、综合补贴、绩效工资中的绩效考核,并作为年终绩效奖及评先树优、晋升的主要依据之一.
4.细化期刊发行管理
为提高征订发行质量、时效,确保发行各环节上下照应,承转流畅,细节上无失误,强化怎么写作意识,市场意识,提高发行管理水平,制定各项管理制度.
4.1征订管理：无论年底集中征订还是平时征订,都要做好刊物的征订宣传,善于培育发行客户网络,掌握运用发行激励机制,调动订刊积极性,处理好其关系,做好重点客户的档案记录.及时催要、核实征订数,保证准确无误.
4.2统计管理：征订结束,及时汇总,并做好刊物发行总表和分类明细表,做好复核、校对,确保准确无误.要对每月刊物发行数据变化做好记录,同财务做好交接,以便及时回款.
4.3报送管理：每期印前,将最终统计总数按印数由发行主任造表,分管发行副主编审核同意,主编签字,送交印刷厂存档按数印刷.印完,及时分送.原则上先急后缓,先远后近,先大后小.对集中征订的客户,点数完整、准确,需打捆的,要写清接刊地点、单位、收刊人、刊物名称、数量及联系.
4.4邮发管理：征订统计前及时催要邮发数据,每月统计报表印刷前,再落实、核实一次,防止发行数有变化,确保无误.印刷厂印出后,及时运到杂志社,立即通知邮政部门运走发放,并做好交接签字.4.5零售管理：要设计零售客户详细记录档案表,登记好客户姓名、单位、住址、联系.每期及时汇总,分发寄送.如有地址变更,及时变更登记,防止误投或客户收不到刊物.
4.6投递投诉管理：杂志印完,尽可能早地在各渠道投放市场.做到不漏投、错投、晚投.如有差错及时主动联系订户,及时解决因录入错误、地址欠详、变更没能及时更改,造成不能正常投递的问题.及时处理客户的反馈意见.
4.7库存管理：要设计每期入库、出库记录档案表.刊物布局合理安排,便于查找记录.注意防火、防水、防盗.保持室内卫生.
5.规范期刊广告管理
为规范杂志社的广告经营活动,提高广告经营规模和效益,杂志社制定了相应的广告管理办法.在广告的印前和印后流程管理等方面进行了一定的探索和尝试.在广告管理工作中取得较好的效果.
5.1加强印前管理,保证广告整体质量.发布的广告必须签订广告合同,广告业务员在与客户就广告种类、版面安排,刊登期次、,付款时间等问题协调一致情况下,经双方主管领导审核签字盖章,并将合同原件存入档案.有的广告客户需要期刊社进行广告制作,这就要求对广告设计制作流程进行规范管理,应综合考虑杂志的广告风格和客户要求,在规定时间内提供高质量的创意设计.资料及设计内容要分别有序存档.并对广告实行三审制,由广告部主任进行初审,分管广告副主编复审,再由主编决审才可印刷.
5.2重视印后管理,确保杂志整体效益.将每个广告客户独立建档.内容一般有：合同原件；客户营业执照复印件；广告内容真实性、合法性证明文件复印件；广告内容原始资料；双方签字的有关材料等.加强对广告客户的怎么写作工作,建立与客户沟通制度,善于征询客户意见,有专人负责广告客户和读者的日常反馈怎么写作,并将反馈的情况及时总结汇报,不断提高怎么写作质量.根据合同及时催款,严格管理回款的流程,做好回款的考核及补救措施,防止出现各种呆账及死账现象,确保期刊整体效益.
参考文献：
[1]阎志芳.科技期刊广告流程管理制度的探索.《科技与出版》.2006（04）
[2]俆玉秀.科技期刊编务应具备的综合素质.《林业科技管理》.2004（02）
[3]杨晓鸣.编辑的激励与激励编辑的制度.《大学出版》2001（04）
（作者单位：山东临沂报业集团东方青年杂志社；山东临沂276004）