本站原创[摘 要]随着国际贸易的不断发展,外贸函电作为一种交流方式显得越来越重要.作者从外贸函电的特点入手,详细阐述了外贸函电书写的基本原则和技巧.
[关 键 词]商务活动外贸英语函电原则技巧
外贸英语函电不同于普通的英语信件,它是用商业语言进行相互沟通的一种交流形式,是从商人员之间进行业务磋商的书面表达,其内容具备法律效力,是外贸活动的组成部分.因此,掌握好书写外贸函电的原则和技巧,是做好交易的前提和基础.
一、遵循用语正式、规范,用词严谨、准确的原则
外贸函电是一种公文性质的信函,其内容涉及商务活动的多个方面,目的在于建立业务关系并达成交易,因此外贸函电首先要注意语言的正式、规范.外贸函电大量使用书面语和专业词汇,也常使用古体词或外来词来增加函电的严肃、正式意味.常使用书面语,如：withregard（关于）,deliver（传送）,purchase（购写）,request（要求）等.常使用专业词汇或半专业词汇,如：credit(信用证),honor（承兑）,claim(索赔),draft(汇票)等.多使用古体词,如：hereinafter(之后,在下文中),herein(在此,于等之中),hereby（下述）,thereinafter(在下文,此后),therein(在那里,其中),whereas(鉴于),whereby(根据,凭)等.有时使用外来词,如：asper(按照),ex(在等交货,在等前免税,后常接works,warehouse,dock等),re(事由),talequale(常用于onthetalequalebasis短语中,意为：按照样品),forcemajeure(保险用语,不可抗力)等.
二、遵循语言清楚明确,不产生任何歧义和模糊的原则
在经贸易往来中,交易各方处于不同的国家和地区,由于语言文化的差异,极易产生误解,而根据国际贸易惯例和法规,交易双方往来的函电是交易的一部分,具有法律上的效力,因此要力求准确无误.书写外贸函电,在词汇选择上,要遵循选择词义相对单一的词来替代词义灵活丰富的词这一原则.如：用tariff而不是tax,initiate而不是start,acquaint而不是befamiliarwith,constitute而不是include等.
三、遵循简洁明了,但又不失礼节的原则
外贸函电应是简洁明了,避免使用语言的累赞或超出语,但是简洁不是简短,要把函电所涉及的内容说清楚.在简洁和礼貌相冲突时,要选择礼貌,而不是一味地简洁.人们在长期使用外贸函电中,逐步形成了许多约定俗成的专业术语,恰当地把这些术语应用在外贸函电的书写中,不但能使函电内容简洁明了,又给对方留下良好的印象,有利于促进友谊,最终促成交易.在简洁方面,常用的一些缩写词汇,如：Re：regarding(关于)；EMP：EuropeanMainPort(欧洲主要港口)；AM：Amendment修改书；A/O：Accountof进某账户,C/N：CreditNote收款通知,B/D：BankDraft银行汇票,B/L:BillofLading提货单等.有时候还可把较长的内容在不影响原文内容的情况下,进行高度概括,从而达到简洁明了的目的.
四、遵循礼貌原则
外贸英语函电是商家间的文字交谈,礼貌可以带来友谊,可以达成交易,可以带来利润.外贸函电中的用语,应体现出商人的文雅、婉转、尽量少直接说“不”字,尽管有时候会遇到要拒绝对方的要求或条件的时候,但一定要注意语气委婉,尽量做到既表达了自己的意愿,又不伤害对方的颜面,不破坏长期友好的贸易关系.如：
Weshallbegrateful(thankful/obliged)ifyouwould等(表示感谢的几种说法)
Forthisreason,wecannotbutdeclineyourproposal.(用decline表示婉转)
以上的表达方式常常给对方一种被尊敬的感觉,所以有利于交易的达成,即使达不成交易也不会失去商家的良好形象,为以后的交易打好基础.
“礼貌”除了体现在函电的用词恰当得体上,还体现在回函的及时性,以及在函电的书写中要处处从对方的角度去考虑有什么要求,而不是从自身出发,在语气上更尊重对方等方面上.
五、遵循多样化表达的原则
多样化的表达方式,可以使外贸函电表达生动,有节奏感.分段长短不同或一段内句子有长有短,都可以体现出多样化.在外贸函电中,一个专业术语,有多种说法是常见的,如：投保可以表达成toarrange(cover,effect,provide,takeout)insurance.
以上是写好外贸英语函电应遵循的基本原则,但具体的语言使用还应根据不同的环境和场合.综上所述,外贸英语函电的使用特点是既直接了当,又婉转含蓄且有礼貌,并多样化使用语言,体现出商务英语的特点.