外贸英语函电撰写技巧

[提要]在进出口业务中,外贸英语函电几乎贯穿于全过程.而现今实际操作中外贸英语函电的写作与某些课本上有一定的出入.本文就针对出入点以及实际写作中的原则及技巧进行阐述,为写作外贸英语函电的人员提供借鉴.

关 键 词：外贸；英语函电；技巧

中图分类号：G64文献标识码：A

原标题：基于理论教学与项目实践相结合的外贸英语函电撰写技巧的研究

收录日期：2014年3月13日

在国际贸易中,一笔交易从写卖双方取得联系开始直至合同履行完毕,往往需要经过以下步骤：建立业务联系→交易磋商→合同签订→合同履行.其中,各环节都会使用外贸函电进行联系,尤其是前两个环节的使用频率最高.在信息化高度发达的今天,外贸函电并不局限于纸质版的,也可以是电子邮件、传真或MSN.

一、撰写外贸英语函电应遵循的“7C”原则

外贸英语函电并不要求作者使用华丽优美的词句,而是用一些简单朴实的语言准确地表达自己的意思,让对方可以清楚地了解自己想说什么.一般地,外贸函电有以下写作原则：

1、体谅原则（consideration）：就是强调对方的情况而不是自己的情况,要体现一种站在他人角度去考虑、多体谅对方心情和处境.

2、礼貌原则（courtesy）：礼貌不仅仅是指有礼而已,或者简单的用一些礼貌用语就可以,它是从一个“Youattitude”的角度考虑问题.如何让对方觉得是礼貌呢?尽量不用大写英文字母；不应使用过激、冒犯和轻视的词语；第一尽量用被动态；第二用疑问句；最后用虚拟句.

3、完整原则（pleteness）：在函电中信息完整很关键,一封外贸英语函电应概括各项必需的事项.如,邀请信应说明时间、地点等,切忌寄出含糊不清的信件或一件事分多次书信传达给对方.

4、清楚原则（clarity）：是外贸英语函电写作最重要的原则.一封含糊不清、词不达意的书信会引起误会,甚至会造成贸易损失.要注意修饰词的位置；选择正确、简练的词以及正确的句子结构.

5、简洁原则（conciseness）：要求用最少的语言表达最丰富的内容.要做到简洁,必须避免废话连篇；能用单词表达短语的就用单词,能用短语表达句子的就用短语,能用短句表达长句的则用短句.

6、具体原则（concreteness）：外贸英语函电必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句,应尽量运用具体的事实和数字,这样将有助于加快事务的进程.

7、正确原则（correctness）：语言和内容都要正确.具体体现在以下几点：标点符号的运用；单词的位置；介词的表达,数字前如果要用介词则须十分小心.

二、写作外贸英语函电的技巧

1、函电不宜写得过长.一般地,很多欧洲客户处理每一封函电的时间是2～3秒,也就是大致扫一眼.重要的函电,一般马上仔细阅读并回复；不是太重要的,会在outlook里标注上要处理的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里.

2、要有明确的主题.主题明确的写法举例“ABCinc/HomeDepotvendor-solardesk/DEFCo.Ltd.”其中,ABCinc代表了客户的公司名,主题里首先加上对方公司名,表示对对方公司的尊重；HomeDepot是美国第二大零售商,HomeDepotvendor-solardesk明确表示自己是北美第三大零售商,既表明了实力,也勾起对方的兴趣；最后的DEFCo.Ltd.代表自己公司.

3、函电开头不宜使用“Fromtheinter等”.实际操作中,“Fromtheinter,wegetyourpanyname.”类似的话千万不要说!可以这样写：“We'regladtohearthatyou'reonthemarketfor...”.（我们很高兴获悉你对某某产品有兴趣）.

4、不要长篇大论的介绍公司或工厂.但是可以这样写：WesupplysolarlightorHomeDepotwithhighqualityandpetitiveprice.Hopetocooperatewithyou!简单的一两句话点到重点,调起对方的胃口,让他反过来问各种问题,这样容易达到目的.

5、不要为炫耀英文水平而不简洁.外贸英语函电的精髓就是“简单、简单、再简单”.能用一个词表达的绝对不用两个词或短语,能用一句话写清楚的绝对不写两句!

6、不宜用异样的字体.很多人为了追求醒目,总喜欢用很夸张的字体、颜色、甚至放大、加粗、斜体等等,其实一眼看上去会让人很不舒服.欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial、Verdana、Calibri、Timesnewroman,有时用Tahoma字体的,但相对少一点.一部分台湾和香港客户会用PMingLiU字体.至于颜色,一般都是黑色或者蓝色.切忌在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色,像彩虹一样,让对方感觉不舒服.

7、主动语态不宜用得过多.老外在英文函电写作中很少会用“We”、“I”之类的人称.相反,大多会用被动语态.比如“我们明天会寄给你样品”.中国人喜欢表述为“We'llsendyouthesamplestomorrow.”这句话没错,语法正确、意思清楚.但是老外通常会这样写“Sampleswillbesenttoyoutomorrow.”用的是被动语态,人称也就没有了.

8、切忌问一些毫无意义的话.比如“Doyouwantourproducts?”如果对方说No,怎么回复?外贸函电尤其是开发信还是要直接一点,直接告诉对方你是谁,做什么,优势在那里.只要清楚表述出这三点就可以了.

9、慎用附件和图片及URL链接.附件和图片很容易被国外的怎么写作器拦截的.所以,第一次联系对方的时候最好全文本,不要出现任何的图片和附件.

10、语气要委婉,不要过于生硬.“please,help,kindly,could,thankyou,appreciate”这样的话在邮件来往中是很普遍的.除非你和对方已经非常熟了,偶尔客套一下即可,平常可以不用了.

三、外贸英语函电案例

检测如写一封邮件告诉客户John,上次收到的样品已经寄给工厂了,但工厂说材料不是ABS,而是PP,需要他们重新核算,但近期内原材料涨价,希望贵方能尽快确认,以便我方采购原材料并安排生产.

HiJohn,

Samplesreceivedandalreadypassedtovendor.ThematerialwasPP,notABS.Offersheetispreparingandwillbesenttoyousoon.

Bytheway,rawmaterialincreasedthesedays,pleasemakeadecisionquicklytogoaheadafterpriceconfirmed.We'llarrangethemassproduction.Thanksandbestregards.

上述函电几句话点到主题,简洁、清楚、准确.能用一句话表达的,不写两句,省掉一切能省的废话；表达方式尽量少用第一人称,多用了被动语态.这就是一封好的外贸英语函电.

主要参考文献：

[1]毅冰.外贸操作实务系列外贸高手客户成交技巧.中国海关出版社,2012.1.

[2]暴金玲.外贸英语函电.对外经济贸易大学出版社,2008.1.