本站原创一、引言
近年来,随着我国国民经济的持续快速发展,电力需求增长势头迅猛,电网新建、改建和扩建的工程项目不断增加,供电公司在工程项目财务管理方面已积累了丰富的经验,但工程项目财务管理不同于一般的企业财务核算,具有一定的特殊性,因此存在不少问题和难题,比如工程物资管理混乱、资金浪费现象严重等等.如何加强工程项目的财务管理、节约项目资金、提高资金的使用效益,成了摆在供电公司各级管理者面前的一道考题.关键在于建立一套规范、严格的工程财务管理流程,并且在实际执行过程中严格予以落实,方能有所改进.
二、电力工程财务管理存在的主要问题
就县级供电公司的电力工程管理流程来说,一般是公司编制年度工程项目计划建议,按照项目建议书、可行性研究报告、初步设计等规定程序于每年年末上报相应管理部门,由相关管理部门负责审批.被纳入财务预算的工程项目由财务部门根据批准的工程计划和项目进展情况,及时筹措和拨付资金,并对资金使用情况实施财务监督,施工过程中由项目管理部门对项目的安全生产、工程质量、生产工艺、施工进度进行全过程管理,待工程完工后,根据项目立项书、预算书、施工合同、验收报告、决算书等资料,财务部门结算及资产入账手续.
上述管理流程表面上不存在什么缺陷,但我们发现在实际的工程管理过程中,往往存在一些问题制约了财务部门职能的发挥,究其原因,主要是在物资管理、承包商的选择、管理部门的协调等关键环节与领域存在一些缺陷.
1.供电公司内部各管理部门之间的协调存在诸多问题
就目前的工程管理流程而言,大部分工程资料在工程竣工前与财务管理部门关系不大,一般都在工程竣工后才集中到财务部门,其对整个工程进展情况不能进行动态的掌握,由于资料信息在部门之间传递的滞后,财务工作只限于核算与结算阶段,财务部门仅仅是传统意义上的记账、算账部门而已,不能真正有效地发挥其财务管理职能.
由于不了解工程的实际情况,财务部门在编制决算时,对于预算执行情况的分析并不全面或者说不够准确,不能真实的反映预算执行偏差的原因,影响今后工程的资金计划预算.这对于财务参与整个企业预算工作十分不利.
就资产的交付而言,电力工程完工后缺少财务部门的参与,一般都是由工程管理部门与外部承包商进行交割,这不利于今后固定资产的管理,也容易造成工程资金监管的漏洞.在工程决算过程中,财务部门的职能也常常得不到有效发挥,往往是工程管理部门主导整个决算,甚至有些公司的工程管理部门单凭外部承包商提出的工程概算决算书仓促予以认定.
2.资产管理混乱,账实管理职能不分
目前,县级供电企业在资产管理方面存在着许多问题,甚至有些企业的财务部门人员身兼工程材料保管职能,造成实物管理混乱、账实不符等情况.一是许多企业对于各种工程物资的储存、分类、领取等管理混乱,不具备专门的储存条件,乱堆乱放,各种用途物资混杂不清,比如冰灾修复工程等专项资金物资与其它材料区分不清,甚至导致难以盘点清楚的情况,容易发生工程材料的被盗、被非法侵占等意外损失,二是没有专门的物资保管人员,不相容职务没有分离,这极易造成舞弊的可能,三是领料渠道混乱,例如在会计上应做资本化处理的线路技术改造等项目出现导线等主材从备品备件中领用的情况,而实际上备品备件已从材料费、修理费等科目结转到了企业生产成本,造成项目结算书中材料与实际项目领料出入较大,财务决算不能反映真实工程成本,四是缺乏现代物资管理技术,比如物料管理信息系统等,不利于提高物资管理的效率,也不利于强化内部控制.
3.合同管理混乱
工程施工合同是工程实施过程中的重要法律文件,它是承包人与发包人之间对于工程项目确定双方权利和义务的协议,也是确定工程建设质量、施工进度和工程款结算的主要依据.目前合同管理方面存在的主要问题有:事前并不签订合同,往往在项目实际完工后才予以补签,小合同大结算或概算总承包等现象时有发生,合同签订包工包料条款,却往往出现承包方向发包方领料情况,或者合同对双方供应设备材料范围和具体结算方式未予明确,有的合同没有约定付款的具体方式以及付款条件,造成不能合理、科学地控制付款进度,对于付款的审核也难以依据合同行事,以致资金管理的失控,有的企业由于对合同审核把关不严,往往造成合同条款前后矛盾,势必给工程管理增添了不必要的法律风险.
合同管理的混乱,往往造成工程后期管理的困难,比如双方互相扯皮,甚至导致工期延误、工程质量下降等情况,也给财务结算带来不必要的麻烦.
4.承包商的选择问题
随着国家对电力投资力度的加大,工程外包队伍越来越庞大,但外包施工队伍往往良莠不齐,若对工程外包不加强管理的话,则势必出现众多工程质量隐患和违规违法行为.目前,许多电力企业在发包电力工程时,往往并不遵循招投标方面的法律法规,而是运用不恰当招标方式使关联单位中标,或者将整体工程合同分解使单个合同金额低于招标限额进而以便关联单位参与工程施工.
目前,我国各地通常的招标限额大致为合同估价在50万元人民币以上的货物和怎么写作、投资额100万元以上的工程.特别一提的是,这些限额针对的都是单项合同,对于整体工程应避免肢解,但实际中许多企业却往往背道而驰,在选择承包商时尽其所能规避招标限额,对关联企业予以特别照顾.
5.工程项目变更随意
工程合同变更本属寻常,由于客观情况的变化,合同不可能一成不变,但问题的关键在于是否履行必要的手续.发生变更时,合同双方以及监理方(需要监理的合同)应及时协调,签订合同变更签证,涉及到设计变更的部分还需要同设计方协调.然而,工程项目在实际中存在任意变更的情况,经常不按标准规范办事,比如小电流接地选线装置更换、变电站充电机和蓄电池等直流系统改造等技改项目的实际施工不按初步概算和计划执行,随意增加或变更,或者边设计、边施工、边调整投资金额,以致决算金额大大超过概算,有些虽然表面上了设计变更手续,但实际上是通过设计变更扩大建设规模、提高建设标准.企业对于这些变更常常把关不严,以致工程成本失控.
6.财务核算未严格遵循会计标准
在财务核算中,企业应该严格依据国家会计法规、制度等进行会计处理,但由于会计人员素质等因素的影响,在实际中对于工程项目的财务核算常常不按规定严格.比如,工程已达到预定可使用状态,项目管理部门仍未结算的,财务上应按规定将工程暂估入账并计提折旧,然而实际中许多企业并不这样做,致使年末资产虚高,利润虚增,又比如,对于借款费用未按照会计准则的规定予以资本化、计入在建工程,致使当期资产虚低,利润虚减,还比如,资产达到预定可使用状态后未停止资本化,致使期末资产虚高,利润虚增.
三、若干建议
1.建立良好的信息沟通机制,恰当划分部门职权
目前,财务部门在电力工程管理方面的职能还未得到充分发挥,应该对各部门的职权进行恰当划分,并且建立顺畅的信息沟通机制,以便提高财务部门对于工程管理方面的参与力度.另一方面,一个良好的信息沟通机制对于内部控制制度的有效运行起着关键作用,有利于提高企业运行的效率.在部门之间分权是必要的,但部门之间的协调也很重要,如无良好的沟通机制,则在工程管理这一比较复杂的领域将必然出现部门之间相互扯皮的现象,比如某些项目管理制度针对特定部门制订下发,而其他部门却不加关心、不去了解,从而造成了项目管理上的混乱,又如在领料问题上,如果缺乏沟通,则必然出现领料混乱的结果.
因此,无论是从加强财务部门的监督力度,还是提升企业整体运营效率来看,建立健全一个权责划分清晰、部门沟通无碍的信息渠道是很有意义的.
2.加强制度建设,夯实管理基础
供电企业在工程管理中,要严格按照规定实施项目法人责任制、招标投标制、资本金制、工程监理制和合同管理制在内“五制”管理,这是做好工程项目管理的基础.要将各项管理制度具体化,以项目法人为主导,加强工程项目进度控制、质量控制、费用控制、合同管理和组织协调,严格执行工程签证程序,抑制工程随意变更问题,以控制工程成本,对于外部队伍的选择要按照承包商管理制度进行,并且严格执行招标投标制度,不能变相规避招标程序,要建立健全工程合同管理制度,工程合同要按归口管理和专业管理相结合的原则,实行分部门会签审查制度,应通过精细化的合同会签审查制度,加强对工程风险的专业化控制,从合同谈判、订立、履行等各个环节进行严格的把关控制,确保将工程风险降低到最低限度.
3.加强工程物资管理力度
工程材料、设备等物资的管理常常是供电企业在工程管理当中的薄弱环节,尤其是对于包工不包料的工程合同,物资管理关系到整个工程成本的控制.供电企业应该建立健全工程物资管理制度,引进先进的库存管理技术,要创造条件满足工程物资分类储存、分类管理的要求,尽量减少领料混乱、材料被盗丢失、非法侵占等现象,要严格执行定期盘存制度,做到工程物资账实相符.
4.提高财务人员素质,加强会计监督
2008年新会计准则的颁布与实施,对财务人员的职业判断能力提出了更高的要求.尤其是,工程项目财务管理不同于一般财务管理,其技术要求更高,不仅需要具备成本核算的专业知识和较高的职业判断能力,还需掌握施工流程、工程预算等知识.为此,财务人员要刻苦学习,勇于实践,努力转变观念,恪守职业道德,不断增强自身的职业判断意识,方能有效确保财务信息的真实可靠性.
工程财务管理工作应进行经常性的监督检查,财务人员要严格执行财经纪律,按合同有关条款付款,并监督检查资金使用情况,以确保国家和企业工程资金运行的安全、合理和有效,要加强工程财务决算真实性,以降低建设项目实际成本,提高资金使用效率,从而提高企业经济效益.
5.加强内部审计监督
工程竣工决算一般需要外部审计机构的验证,但供电企业内部审计对于工程管理具有不可替代的作用,内部审计机构和人员更加熟悉企业内部情况,能够对工程建设进行动态跟进,随时掌握各种信息,对于工程项目可以进行事前、事中、事后的监督,而外部审计往往仅局限于事后的验证,另外,内部审计还能为外部审计提供内部资源支持,有助于竣工决算审计的顺利进行.当前,在内部审计方面,供电企业应该进一步完善内审制度,提高内部审计的独立性,拓宽内部审计工作范围,提升内审人员的素质,规范内部审计作业,强化内部审计对工程管理的监督作用.