电子档案管理工作

摘 要 ：随着我国经济和社会的不断发展,档案管理由纸质档案向电子档案发展.但目前目前档案管理工作中存在许多问题,因此,提高档案工作人员的业务素质和技能,运用现代化技术手段,运用现代科学管理,要提高档案管理效率与质量,提高档案管理现代化水平.

关 键 词 ：电子档案管理；特点；问题；措施

一、电子档案的概念

电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位.目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘.电子档案归档主要用磁带和光盘.

二、电子档案的特点

①电子档案不再是直观的纸质文件,它需要借助现公设备才能阅读利用,具有虚拟性和依赖性,电子文件必须通过计算机及其相应的软件系统处理后,才能被人们阅读和识别,因而它不能离开计算机硬件及软件系统而独立存在.另外,电脑屏幕上呈现出来的文件及其格式,是经过计算机程序处理过的,同一电子文件可以被显示成各种不同格式,因此它只是一种虚拟的文件.

②不稳定性.电子文件的不稳定性表现为三个方面.一是所依赖的系统的不稳定性,现在计算机软、硬件系统更新换代的速度迅猛,尤其是软件系统的更新换代,都会产生电子文件存储的数据结构是否兼容及其数据结构转换的问题.二是载体的不稳定性,用以存储电子文件的计算机软盘、光盘等化学磁性材料寿命较短,不易长久保存.三是电子文件具有可变性,其真实可靠性远不如纸质档案,随时面临被修改、盗窃、丢失、甚至销毁危险.

③电子档案的利用是可共享的,不再受时间和距离的影响；电子文件档案存到计算机网络上之后,可以不受时间和空间限制随时随地进行查阅和利用.

④电子档案的保存对场地面积的要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高.

三、电子文件归档面临的问题

对于纸质文件来说,内容的原始性附着在形式的原始性上,其内容真伪易于判别.而电子档案的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化.而且失去了固定的形式,较难认定其原始性、真实性和安全性.影响档案管理物的因素主要区别在于纸质档案和电子档案存储的介质不同.

（1）要解决好电子文件的保存问题.以化学磁性材料为载体的电子文件.从理论上讲能够长期保存,电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害.但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题有待档案工作者进行深入研究和探讨.

（2）要使档案管理向立体化方向发展.以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用怎么写作工作的重视,使利用工作和其它基础工作构成一个平面.这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性.因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项档案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构.

（3）对档案管理人员的要求更高.人是档案管理的执行者,在管理过程中发挥着决定性的作用.如果档案管理人员一个错误的操作就有可能会造成巨大的损失.因此在档案管理工作中,必须对管理人员进行管理,提高管理人员的综合素质水平.

四、有效措施

4.1提高档案管理人员素质

档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员的素质.一要注意加强档案管理人员的培养.选择政治可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作管理工作.并关心他们工作、生活,充分发挥他们的积极性和创造性.二是作为档案工作人员,要注重自身专业水平的提高.熟悉档案工作的各个环节和基本要求,努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率和档案质量.三是必须强化怎么写作意识,提高怎么写作水平.档案管理人员要树立服务观念,增强怎么写作意识,充分发挥档案信息资源的作用.

4.2建立适合磁光介质保存环境,保证电子档案载体的安全.

调节库内温湿度、防光、防灰尘、防治有害生物、避开磁场和电场、防机械应力、定期检测和拷贝、将电子档案至少要一式三套,一套供查阅利用,一套封存保管作为备用,第三套异地保存,用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃,甚至战争人为或自然因素的破坏.

4.3采用先进科技手段

一是采集原始信息数据.采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据.确保电子档案的原始性、真实性、完整性和有效性.二是建立认证措施.采用签署技术、消息认证、身份验证和防火墙,防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问、修改.从而保护电子文件的真实可靠.三应有防写措施.可将电子文件设置为“只读”状态,用户只能读取信息,而不能对其做任何修改或擦除.四有良好保存环境.调节室内温度和湿度,将电子档案避光、避磁、避电保存,并定期净化空气.五必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的安全性,拷贝后的载体与原载体同样编号保存.

4.4选择正确的归档方法.纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要.

（1）采用专网移交归档,利用光盘存贮.网络移交的途径有两条：一是借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性.二是对那些传输的具有保存价值的电子文件,应由电子文件形成部门编目整理,再向档案部门传输.建立依附在信息管理网上的归档专用子系统,将具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门.

（2）做好归档电子文件的技术处理工作.新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域.对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导.通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用.

（3）由计算机信息管理部门负责归档.为适应办公自动化工作发展的需要,计算机信息系统开发也从以往的各部门分散管理,转向多部门的合作管理.计算机信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,由他们负责将日常工作中形成的电子文件归档.并由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定、编目,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档.无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责.

（4）纸质文件和电子文件同时归档.由于印章和签署是文件生效的主要标志,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存.鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性和易改性,目前电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案.在电子档案存储介质进一步改进之后,可尝试对参考价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法；而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法.

结束语

总之,在新形势下,随着计算机在档案应用中日益成熟,对档案管理提出了新的要求.我们只有对档案进行科学、规范的管理,不断更新档案管理手段,加大宣传力度,提高对档案管理的认识,制定各项相关的管理制度,有关部门要做好监督管理工作,定期对档案管理人员进行业务培训,创造良好的保管条件等,从而保证档案完整归档.