本站原创随着科技水平的不断提高,办公自动化技术得到了迅速的发展,计算机技术、网络技术以及通讯技术在社会管理工作各个领域得到了广泛的应用,对于提高办公效率起到了重要的作用.同时,高科技化的办公条件也导致图像、影音以及电子文本等各种电子文档数量不断增多.由于电子文档的存储方式、存储介质以及使用方式发生了较大的变化,如何做好这些电子文档的管理工作,提高档案管理工作质量与工作水平,已经成为档案管理部门工作任务的重点,这对于提升档案管理科技水平也具有重要的作用.
电子档案特点分析
1.电子档案信息含量高,存储体积小
由于电子档案的载体主要是各种存储盘,因而具有较高的信息容量,因此,电子档案相比于纸质档案,可以较大程度节省纸张以及库房的存储空间,有利于资源节约型社会的建设.
2.电子档案的检索速度快,档案利用效率高
由于电子档案的管理通常是伴随着档案信息化体系建设一体形成,因而电子档案可以方便的利用网络技术实现共享、检索以及使用,消除了传统档案资料在时间、距离以及使用人数上的限制.
3.电子档案具有形式多样化的特点
电子档案的形式不仅仅可以是电子文本档案,而且也可以是图像、视频、声像以及动画等各种数据资料格式,这极大地丰富了电子档案资料形式,并且在一定程度上提高了档案的传播使用效果.
4.电子档案的数字化形态有利于提高档案管理效率
由于电子档案的信息形态是数字化的,因而在传输、运算、存储以及检索使用上,可以借助于各种先进的信息技术,而且对于有保密需求的档案资料还可以设置加密,因而有助于提高档案管理水平与档案管理质量.
5.对设备的依赖性较高
电子文档的资料收集、整理、档案制作保存均需要借助于计算机系统以及存储设备,因而电子文档的管理对于软硬件设施的依赖性较高.
6.电子档案的信息安全隐患高
由于电子文档的管理网络化以及信息化程度较高,因而对于电子档案的编辑以及修改相对容易,而且对电子档案资料进行修改后也难以露出痕迹,这就导致电子档案资料的管理安全隐患较高,对于安全管理工作也提出了更高的要求.
电子档案资料管理创新模式研究
1.完善电子档案管理工作流程,制定电子档案管理工作标准
为了进一步提高电子档案管理工作的标准化与规范化程度,应该针对电子档案管理制定完善的操作流程.具体针对电子档案资料的收集整理、数据格式转换、文件类型分类整理以及利用存储介质归档保存等方面,可以采取在档案管理部门设置单独的管理岗位,采取各种技术措施对电子档案资料的原始性、完整程度以及安全程度进行检查,通过标准的操作流程,提高电子档案的管理水平与工作质量.
2.统一电子档案数据格式,形成标准化的电子档案管理体系
完善电子档案的收集整理以及归档保存管理工作,首要工作便是由档案管理部门制定统一的档案模板,并对电子档案的具体格式、文件类型分类进行明确的规定,实现电子档案管理体系的标准化与规范化.此外,应该注重对于各种档案管理软件的使用,借助于软件系统来提高电子档案的资料收集、数据整理以及归档保存工作效率与工作准确度.
3.做好电子档案的保存管理
电子档案的保存载体主要是各种存储盘等存储介质,而这些存储介质最突出的问题便是稳定性较差,受存储环境的磁场、温度湿度等因素影响较大,因此,必须针对电子档案管理选择质量可靠的存储介质,并设立单独的档案存储库房或者是电子档案柜对电子档案进行安全保存.
4.形成电子档案的定期检测制度
由于电子档案载体具有较高的敏感性,容易出现损伤.因此,为了保证电子单的安全性,对于保存的电子档案应该形成电子档案的定期检测制度,对电子档案的保存状况进行评估.检测可以采取季度抽样检查以及年度全面检查的方式,对于存在着问题的电子档案应该及时进行拷贝,同时对于所有的电子档案应该按照载体的使用周期,对电子档案的格式以及载体形式进行转化,实现电子档案保存管理的延续性.
5.强化电子档案的安全管理,做好数据备份工作
对于有着保密要求的电子档案,可以采取设置访问使用口令验证、设置阅读权限或者是限制访问的方式,确保电子档案的安全.同时应该在制作保存电子档案的计算机内安装技术先进的杀毒软件并设置好防火墙,确保电子档案的整体安全性.此外,还应该重点做好电子档案的数据备份恢复工作,通过数据备份以及恢复系统,对于由于计算机故障或者是意外事故造成的电子档案进行及时技术恢复,确保电子档案保存管理的安全性.
结语
档案管理工作人员必须充分认识到电子档案管理工作特点,并总结当前在档案管理工作中存在的一系列问题,进而通过积极引进新技术,创新档案管理体系以及注重细节管理等措施,做好电子档案的管理与使用工作,提高电子档案管理水平.
（作者单位：威海市广播电视台）