本站原创摘 要 ：档案是人类社会活动的原始记录,人事档案是具有凭证性和权威性的固化记录物.人事档案既具有其他档案的共性,也有区别于其他档案的个性,做好人事档案管理优化,在人事管理工作中占有很重要的地位.
关 键 词 ：人事档案归档材料收集归档鉴别
近年来,我国人事档案数量在不断增加,各式各样的档案材料也随之出现.在整理工作中,笔者发现人事档案归档材料不规范成为目前影响档案质量的主要因素.
一、人事档案归档材料中存在的问题
1.归档材料内容更新不及时
目前,人事档案材料中记载的基本是参加工作前期的年龄、政治面貌、学历、参加工作时间、社会关系等内容,能够反映近期情况的只有奖励、调资、入党、入团、职称之类的材料,对于个人专业知识水平、科研成果、发明创造、业务能力、工作业绩的考察、考核及个人技术专长的发展趋势等信息方面的材料较少,导致人事档案不能够客观地、真实地、全面地反映一个人的实际情况,这势必影响了人事管理工作.例如：某人现已经是博士生导师,但从他的人事档案里,并不能反映出他已具有博导的能力,在他个人档案里只有记录其年龄、学历、职称、工龄、工资等材料,没有关于他个人的学术水平、科研能力以及能够反映出他具有博士生导师资格的材料等.
2.归档材料内容不完整、不真实
档案材料形成部门对人事档案归档材料要求不清楚,上交归档材料不全面,对随时产生的档案材料不能做到及时归档,导致档案材料内容不能全面、完整地反映个人的真实信息情况.例如,一名正式党员,档案里缺少入党申请书及入党材料；一名处级干部,缺少干部任免审批表,或缺少任免考察材料等等.
归档材料中的一些表格内容填写不完整,不真实,甚至出现前矛后盾.如,有些材料没有材料形成时间,没有职能部门盖章,特别是一些非正规的培训学习成绩表、培训结业登记表等材料,最容易出现一些漏盖章的情况,甚至有人在不同表格中填写的年龄、工作时间不相同,这给人事管理工作造成极大影响.
3.归档材料规格不统一
归档材料表格、纸张规格以及纸质不统一.同样的职称评审材料,在不同行业、不同系统、不同单位所采用的表格没有统一印制标准,表格大小不一.例如：科研成果材料、工作业绩考核材料、职称评聘材料、毕业研究生登记表等归档材料没有统一的标准,纸张规格有16开、A4的；成绩表有8开、16开、A4的；甚至有人用手撕的没有规格的纸张来书写档案材料；归档材料纸张材质也是五花八门,有薄的、厚的,有信纸的、打印纸的,给归档工作带来不必要的麻烦,甚至会造成档案内容的丢失.
4.归档材料内容书写不规范
归档材料内容书写不规范、字迹潦草模糊不清,或用质量低劣的纯蓝墨水或圆珠笔书写,甚至还有用铅笔书写的,这些不合格材料的归档势必影响人事档案的保护和利用.
5.归档制度不落实,缺乏有效的制约机制
人事档案材料归档制度不健全,档案形成部门对归档制度不落实,使得档案管理部门对归档材料的收集、鉴别、整理工作缺乏有效的制约手段.坐等待收的状况依然存在于人事档案材料的收集、归档工作中,造成档案员不遵守归档制度,使得大量有价值的人事档案材料不能及时、完整的归档,甚至丢失,严重影响了人事档案的利用工作.
二、做好人事档案材料归档工作的要求
目前,人事档案材料的收集主要是依靠人事部门的行政手段,档案管理人员坐等材料上门待收.随着部门职能转变,档案材料的收集、鉴别工作的难度越来越大.为了逐步规范人事档案管理制度,笔者认为要保持人事档案材料的高质量,就必须改进收集归档制度、方法,在工作中要更新观念,改变以往坐等待收的工作作风,变被动为主动.
1.完善人事档案归档制度
人事档案管理部门,应根据学校实际情况,建立健全人事档案材料归档制度.明确归档材料内容、范围、要求及归档程序,及时捕捉人事档案归档材料的信息资源,制定档案员工作制度,并列入考核范围,对不遵守规定的应采取一些有效的制约措施,以保证归档材料质量.
2.挖掘人事档案信息资源,丰富人事档案内容
人事档案归档材料是反映人事档案真实性、完整性的重要依据,不规范、不真实、不完整的档案材料,直接影响人事档案质量及人事档案的作用,给学校人事工作造成很大影响.人事档案管理部门应采取多种方法挖掘人事档案信息资源,丰富人事档案内容,把能够反映教职工学识水平、科研成果、业务能力、工作实绩、个人业绩的考察、考核及专业培训等材料,以及个人所有有价值的档案材料,收集到人事档案中,使其在人事工作中达到“观其卷、知其人、用其才”的目的.
3.加强人事档案管理员的怎么写作意识
人事档案管理工作是一项以怎么写作为主的工作,档案管理人员应有较强的责任心和使命感,以怎么写作为宗旨,从思想上真正认识到自己所从事工作的意义和责任.在实际工作中坚持理论学习,不断创新,转变观念,加强怎么写作意识,改变工作思路,由被动变主动.管理人员应深入人事档案材料形成部门,本着实事求是的态度,认真做好人事档案材料的收集、归档和鉴别工作,以保证人事档案的质量.
4.明确人事档案材料归档的具体要求
人事档案归档材料必须是完整、规范的正式材料.首先,归档材料内容要真实、文字要清楚、对象要明确、形成部门要有审核意见,并盖章,填写落款时间.其次,各部门对归档材料要严格审核,对各种表格要求填写完整、规范,时间要填写准确,单位盖章要清晰.各归档部门要按档案馆的规定,及时、准确、完整地移交各类人事档案材料.人事部门要按照国家人事部和组织部的有关规定,严格把关,杜绝一切不合格的档案材料归档.审核合格后,为了档案材料的完整、规范,人事部门还必须制定相关的人事档案材料归档制度.制度中对相关部门应有一定的约束,可把人事档案材料归档工作记入年终考核范围,以引起各部门的重视. 人事档案归档材料必须手续完备.组织部《干部档案整理工作细则》要求,归档材料必须手续完备.须经本人签字的材料,必须由本人签字,否则,须由组织注明.任免审批材料须注明任免职务的批准机关、时间和文号.改变学历（学位）的材料,要有学籍材料,或明；国家教育部门不承认学校所发的学历、未经审核的学历（学位）证书（复印件）,不能归档.人事部门在审核材料过程中,如出现这类不合格、不完备或伪材料,要及时纠正,或拒收.必要时,可制定一些细则规范档案材料入档,使其手续更加完备.
人事档案材料载体必须要统一,材料书写要符合规定.对于部分归档材料,如：职称评审表、考核表以及各类登记表（如毕业研究生登记表）的材质、大小、格式、内容要符合规定,从2012年起统一使用A4规格的办公用纸.另外,归档材料字迹要工整、正确、清楚,不得在归档材料上勾画或涂改,不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写,以免在利用档案时发生疑问.对于该项内容,人事部门必须按照人事档案材料归档的制度执行,要订制符合规定的材料载体,规定明确的书写规范,要求各材料形成部门认真执行.否则,不予确认、归档.必要时制定奖惩措施,与部门工作考核挂钩,以杜绝不合格的档案材料入档.
归档材料内容必须真实、准确.凡是需要归入人事档案的材料,人事部门要逐一核对“三龄一历”（年龄、工龄、党龄及学历）,如发现前后矛盾等不一致的情况,要认真审核、认定,经本人签字后交档案馆归档.在日常工作中形成的个人德、能、勤、绩等考核材料应严格审查、核对、仔细鉴别,不得接收不符合要求、内容不实、模糊不清、不属归档范围的材料,严格把握入口关,从根本上杜绝人事档案材料内容不真实、不准确现象的发生.各相关部门必须保证人事档案材料内容的真实性、准确性,保证为人事管理工作提供真实而准确的职工个人信息资源.为此,各相关部门要严格按照内容真实、准确的制度执行,经人事部门、组织部门联合审核,严禁不真实、不准确的材料入档.
总之,完善和规范人事档案材料是提高人事档案质量的保证,只有归档材料完整、齐全、符合规定,才能如实反映职工的全貌,才能更好地发挥人事档案的凭证和参考作用,才能使人事档案在人事管理工作中的重要作用得到充分发挥.
基金项目：本论文得到西安科技大学哲学社会科学繁荣发展计划项目的资助,项目编号：2012SY01,项目名称：基于校-院二级管理体制的高校档案管理优化研究.