办事处档案工作的高效化管理

【摘 要】随着信息技术与网络的快速发展,档案管理工作的改革进程日益加快,政府机关对档案工作的高效化管理要求越来越高.充分运用现代信息技术是实现档案工作高效化管理关键路径.本文以办事处档案工作为研究重点,找出我国政府机构办事处档案工作效率低下的四方面问题,在此基础上提出档案工作高效化管理的具体措施.

【关 键 词 】办事处；档案管理；高效化管理

在网络信息日益发达的时代背景下,政府机构的信息化水平也在日益提升.办事处档案工作一直是政府机关档案信息管理的重要组成部分,越来越受到政府机关的重视.传统的档案管理模式效率低下,难以适应现代政府对高效化档案管理的紧迫需求.办事处档案管理的信息化为实现一般性档案信息共享,为政府高效化档案管理提供技术支持.

一、办事处档案管理存在的突出问题

第一,办事处档案管理缺乏标准化流程.档案工作的标准化和规范化管理,是实现档案工作效率提升的重要途径.从技术上来讲,办事处档案工作缺乏标准化流程主要是存在以下三个问题：一是办事处的计算机软件开发规划不完善,导致软件的实用性与普遍性存在明显不足；二是各个办事处的计算机类型和档案设备难以统一,导致档案管理不具备相同的硬件条件；三是网络技术不健全和技术部门不支持所导致的档案分类编码标准难以统一,档案管理的技术和业务标准无法实现统一2.这三方面问题严重限制着档案工作标准化进程.

第二,传统档案管理办法的约束作用.办事处档案管理的信息化建设要求运用计算机和网络,而传统档案管理主要以纸质文献记录为主,两种工作方法存在较大的差异性.档案管理员工普遍不愿采用新型档案管理办法,这种抵触心理导致办事处的档案管理高效化难度加大.目前,办事处档案管理工作仍然局限于纸质文献记录,配图、声音、影像等存档方式普遍不被档案管理人员使用.相比现代化档案管理方式,传统档案管理办法更容易被档案管理人员接受和使用,但传统的档案管理形式存在很大的制约性,已经无法满足办事处发展需求4.

第三,基层基础设施建设不足,政府对基层档案建设的投资力度有限.基层办事处由于经费不足,档案室等基础设施建设落后,条件简陋.例如,档案柜基本是木质的,而且陈旧老化,缺乏日常维护.同时,档案管理缺乏安全措施,没有相应的防虫防潮措施.有些基层办事处办公条件简陋,没有独立的档案保管室,档案只能放在机关办公室,严重制约了档案管理工作的效率；有些办事处由于档案少,档案室与杂物保管室合为一体,杂物、旧物堆满房间,导致档案管理工作难度加大,效率低下.

第四,政府机关的基层办事处缺乏专职的档案管理员.由于工作属性原因,基层管理人员任务种类繁多,身兼多职,专业化、专职化程度有待提升.档案管理的工作量大,津贴不足,档案业务素质又要求高,基层档案工作人员缺乏积极性.即使在岗,也一身多任,绝大部分时间被中心工作占用,没有足够的时间和精力进行档案管理,导致档案管理的质量和效率普遍不高.

二、办事处档案工作高效化管理的对策分析

第一,逐步构建标准化的办事处档案管理制度.办事处档案制度的标准化实施是高效化档案管理的重要保障,能够有效提升办事处档案管理的效率,节省档案管理的时间成本和人力成本5.本文主要通过流程标准化和档案文件规范化两个层面进行办事处档案管理的标准化制度的构建工作.首先,通过流程标准化来实现办事处档案工作的高效化管理.主要是通过岗位职责的明确划分和档案文件的规范化处理来建立标准化的办事处档案库和标准化的档案借阅流程,从而保障标准化流程的顺利实施.

第二,档案信息化管理实现标准化.档案信息化建设实现统一的标准和规范,有利于档案工作人员效率的提升.档案管理的实际操作只有依据统一标准,包括档案收集、梳理、编排、检查、温度和湿度控制、防虫、保存等工作标准的统一,才能够保障档案管理工作的统一化进程,保证档案管理效率与质量的双提升.同时,需要依据国家制定的相关标准,完善电子档案管理的专用标准和规范,为档案管理信息化建设提供有利条件.

第三,利用现代信息技术,促进办事处档案管理形式多样化.现代信息技术的广泛应用,为办事处档案管理的信息共享、存储扩展提供了有利条件.通过现代信息技术的充分利用,建立档案管理部门与其他部门的档案信息共享机制.同时,档案管理单位的档案资料存储空间的进一步扩大需要信息技术支撑,档案管理存储空间增大,利于声音、图像、影像等非纸质档案资料的有效存储,从而保障档案资料的全面保存,为高效化档案管理提供有力的技术支撑.

第四,逐步形成基层档案建设的投资保障机制.为了保证档案室建设所需的资金,基层办事处需要形成投资保障机制.为了实现档案工作的高效化管理,政府机构需要投入一定的资金添置、购写各种档案设备与数字化技术.例如,保证局域网高速宽带的接入,为档案室专门添置移动硬盘和数码相机等硬件设施,奠定数字化档案工作的基础.档案室硬件配备方面,需要具备计算机、扫描仪、刻录机、打印机和数码相机；软件方面,需要安装量子单机版软件,藏画电子照片管理软件等,建立办事处自助式档案网站,从而提升档案管理效率,减少档案管理的工作量.

第五,办事处设置专职的档案管理员,提升基层管理人员的专业化、专职化程度.办事处需要设置档案室及专职档案管理员,通过明确的职责划分和岗位津贴制度保证档案管理员的专职化,保持其工作的相对稳定.一是要责任落实到个人,将专职档案管理员的工作任务与目标明确化；二是形成专职档案管理员的激励机制,保证其在岗津贴,提升档案管理人员的工作积极性.

三、结语

办事处档案管理是政府档案管理工作的重要组成部分,在档案管理高效化的客观要求下,办事处档案管理工作必须充分利用现代信息技术,促使档案管理工作的质量与效率的提升,进一步符合国际标准化档案管理的要求.引进电子档案管理的全新理念,实现档案管理的信息化,是政府高效化档案管理的重要保障.