本站原创中国实验快堆（简称“快堆”）总投资25.026亿,是863计划能源领域中的大型核科研工程,是经国家科委和计委批准正式列入国家基本建设计划的重点工程,目前正处于最后的竣工验收阶段.笔者认为,快堆在工程档案的收集整理归档过程中所得的一些经验,不但可以为中国今后的示范快堆、商用快堆建设的档案管理工作所汲取,更能够为国家重点工程与重点项目的档案工作提供一些启示.
1.建设工程档案的特点
建设工程档案除具备一般档案的特点外,也还有其自身的特点,即系统性、资料来源防范性、资料形成阶段性、语言文字多样性、资料载体复杂性、资料使用频繁性.
针对以上这些特点,快堆进行了科学化的档案管理工作,以确保工程档案的完整、准确、系统.
2.科学的档案管理工作
2.1 制度化管理
快堆工程部高度重视档案管理工作,首先从制度上下工夫,从文件控制、人员管理方面进行了控制,编写了相关重要程序,并建立了文件管理负责人制度.
2.2 同步化管理
快堆工程将档案文件资料的收集整理纳入工程计划和管理程序,与快堆的进展同步,统筹规划,避免脱节.从工程提出伊始到工程进入建设阶段直至进入竣工阶段,不论是日常资料的收集、积累、整理,还是归档文件的的整编、审签都随工程同步进行.
2.3 网络化管理
“网络化”包含两方面：文件管理人员网络化和文件流向网络化.
在快堆的文件管理实现制度化的同时,就形成了文件管理人员的网络.同时,快堆工程部充分利用了现代信息技术和管理方法,开发建立了一整套完备的电子信息系统,构建了先进的办公自动化平台,对快堆文件进行系统管理.
3.归档工作中出现的问题
3.1 施工单位与业主的归档依据不统一.
施工单位在项目实施中缺少明确的档案管理的依据,各个项目在档案管理方面做法不一.混淆了重大项目档案专项验收与城建档案馆接收之间的关系.
3.2 没有严格按照标准囊括归档范围.
作为国家重大建设工程,快堆项目档案的归档范围执行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的要求,力求做到完整、准确,但是从实际结果来看,仍然有遗漏.虽然从其阶段性来看属于过程文件,但是依据其在快堆建造过程中的重要凭证作用,按照规范的要求依然应该纳入归档范围.
3.3 国内供货厂家不提供有些资料的原件, 国外设计单位不提供文件的中文版.
业主的档案部门在接收文件时,发现有的国内厂家文件部分或者全部是复印件,这种情况给业主方的归档工作造成了很大的困难,同时,俄方在提供的文件版本方面,全部是俄文版本,没有中文版本,甚至连中文的移交文件目录也没有.这不得不耗费了中方业主大量人力物力去翻译俄罗斯文件.
4.应对策略
4.1 档案的整理要严扣档案相关法规和规定
随着相关法规和标准的修订,档案业务人员在进行档案整理工作的同时,要将眼光放长远,关注档案相关法规和标准的修订情况,从而为档案的收集整理起到基础的指导作用.
4.2 施工建设单位要健全档案管理机制.
施工建设单位要建立完备的档案管理机制,必须要和分散在各地的工程项目部的档案部门建立联系,从全局指导项目部的资料管理员进行工作.档案部门要组织管理人员进行档案业务培训,学习档案相关政策、办法,并熟悉档案工作流程.这样从事归档工作时,才不会出现差错.
4.3 档案部门要注重协调,发动全员
工程档案工作必须是多方、多部门合作的工作,不能把档案工作割裂地看成是档案部门自身的工作.针对工程档案的特点,档案部门必须要与相关部门之间互相配合,互相借力,充分发挥双方的优势.同时档案工作必须面向工程管理人员、工程技术人员以及档案管理人员.多方合作才能真正推动工程档案工作的顺利进展.
4.4 充分发挥合同的作用
我国的档案相关标准、政策和办法均不具有强制执行力.重点工程建设项目由于投资大,工期长,有很多突发问题,期间甲乙双方会出现很多争议.此时,合同、协议就是约束参建各方的法律依据.因此,项目法人单位的档案部门要参与合同、协议的签订,把档案资料的有关要求纳入合同、协议条款,争取工作主动权.
5.结束语
现代工程建设项目越来越重视工程档案的收集整理工作,项目档案的验收更是重大工程建设项目竣工验收中的一项重要内容.希望通过包括笔者在内的广大档案工作者的努力耕耘,能够为建设工程档案工作的推动贡献自己的一份力量.也衷心地希望重点建设工程项目的档案工作能够越做越好!