本站原创【摘 要】电子文档以其方便快捷的优越性为社会大众使用,纸质文档因其传统的管理手段,也发挥着举足轻重的作用.为使两者形成共同的、互补的发展,本文拟对两者的信息流程进行比较,以便在文档管理过程中采取针对性的管理方式.
【关 键 词】信息流程比较；流程层级；管理的措施
一、两者在形成信息流程中的不同
电子文档是在电子文档的管理系统内创建的,若想具有纸质文档的基本特点来满足记录的需求,就必须在电子文档管理系统中给其添加记载该生命周期内经历的过程信息,譬如,提交日期、签署人等一系列可以用于证明电子文档真实性的信息,它的真实性是由查询其过程信息体现的.纸质文档是通过它自身的笔迹来说明文档内容的真实性.
二、电子文档的过程信息概述
电子文档是在电子文档管理系统内创建的,它所记录的信息内容是可以和载体分离的,可脱离文档存在,所以它的过程信息是在文档的外部存在的.这样,信息的内容就会很容易被复制删改以及窃取,在网络的传输过程中,也会被非法的截留,因而就对电子文档的安全性构成了威胁.而电子文档的另一大缺点是容易被改变且不留痕迹.在《信息视角下的电子文件“信息生命体”研究》这一书中,张文浩提出,电子文档的信息分为四个层级：第一层是电子信息层；第二层是电子记录信息层；第三层是电子文件信息层；第四层是电子档案信息层.
三、纸质文档的过程信息概述
纸质文档它是以文字和图像的方式出现在纸张上的,对于它的文档形成者的过程信息来说,是可以辨别的,它的信息内容是与载体相融合在一起的,是与文档紧密相连的,所以任何的改动都有可能被轻易的发现.在纸质文档的信息流程中,可以分为三个层级：第一层是文件生成；第二层是使用和完毕；第三层是归档.文件首先对形成机关来说具有原始价值,对其他机关和个人利用者有从属价值.在文件的整个生命运动过程中,两种价值形态不断地进行规律性变化,也就是第一价值逐步减弱,第二价值逐步增强,最终实现第一价值向第二价值的转化.在纸质文档的信息流程中,就如文件生命的过程：形成者产生、文件对于形成者具有偶尔利用或潜在利用价值、移交机关内部档案室或文件中心保存、文件的现行价值完全消失、移交档案馆永久保存或者销毁.在文件生成阶段,是存在于每个单位的文秘部门,发文和接收外来文件,它的第一价值是对本形成机关的价值,保管场所是本机关内部,由业务人员或者文书人员管理,发挥现行作用；在文件的使用和阶段,是在档案室或者现行文件中心,这时候第一价值慢慢递减,第二价值逐步呈现,但这个时候文件的第一价值仍然是占有主导作用的,由档案室或者文件中心人员管理；在文件的归档阶段,由档案馆专门人员管理,这时候第一价值已经失去效用,第二价值旺盛,把该归档的有价值的文件移交到档案馆,而没有价值的则被销毁,而这个时候它不仅被本机关利用,还为社会大众提供利用价值.
四、电子文档如何才能更安全和长期的保存
（1）电子文档面临的安全威胁分析.电子文档面临的安全威胁整体来说可以分为内部人员故意或者无意的泄密和外部环境的泄密两个方面.这种威胁一直存在而且很难防范.一是无意泄密.这种泄密是指内部人员在自己不知情的情况下将涉及秘密的电子文档泄露.无意泄密最常见的就是内部计算机与外部相联,造成和移动存储介质的交叉使用.有的人缺乏安全知识,在处理涉密电子文档时没有多加注意,就有可能被一些情报人员将涉密文档还原,从而窃取更多的涉密电子文档.二是故意泄密.它是指内部人员通过各种途径获得涉密电子文档,并且主动传递出去.这种行为属于主动泄密行为,内部人员获取电子文档的途径有很多,譬如,文稿撰写者可以直接拷贝到U盘、光盘等介质保存,其他人员可以通过网络下载,有阅读权限的人员可以采用手抄、截屏等方式获得.三是,外部环境泄密.这种泄密的方式主要通过攻击的形式.主要也就是网络,恶意代码等.（2）电子文档保护的对策与思路.一是借助技术手段.首先,电子文档的加密技术.利用加密技术将电子文档加密成密文,可以保证非授权用户无法阅读,即使文档被复制出去,也是一堆乱码.其次,加强内网审计.采取网络审计手段,按照规范、真实等要求,对电子文档的操作进行客观和实时的监控与审计,将各种违规操作及时主动阻断并且报警审计.二是加强人员教育.一要大力宣传信息安全知识及网络窃密知识,使得广大人员了解电子文档的特性,防范电子文档无意丢失和泄露,提高对各种攻击手段的认识和警惕性.二要进行保密意识教育,使他们认清电子文档泄露的危害性,不主动泄密,不协同泄密.