本站原创【摘 要】如何能够既保证会计工作的连续性、正确性,又保证会计数据的安全性,对村级会计写作技巧电算化工作提出了新的要求.本文正是根据工作实际,谈一谈如何做好村级会计写作技巧电算化工作.
【关 键 词 】村级会计写作技巧电算化工作；问题；解决方法
在上世纪90年代,我市就实行了村账乡代管制度,在代管中坚持村级集体资产的所有权、使用权、审批权和收益权“四权”不变的原则.同时乡农经部门与村签订了规范的书面写作技巧协议,明确乡、村双方的权利和义务,落实村报账员、乡写作技巧记账人员的职责.随着农经站职能的增加、村级经济业务的发展和写作技巧记账人员的减少,农经站的工作量越来越大.为了减轻农经站工作人员写作技巧记账的工作量,实行会计电算化便被提上了工作日程.本世纪初,经过多方运作,我市在先行试点的基础上,在全市全面推行了村级会计写作技巧电算化工作.
一、做好实行会计电算化的前期准备工作
（1）筹集经费.会计电算化工作需要财务软件和计算机、打印机等硬件设备,在财政部门无法提供财力支持的情况下,只能靠农经站自行解决.为了购写软、硬件,农经站可以预收所辖各村1～2年订账款,这样,在既不增加村负担的基础上,又可以解决所需经费,一举两得.（2）核对账目.在实行会计电算化之前,为了避免出现差错,农经站人员要与村财务人员对村账目进行清查核对,检查科目余额、记帐方向以及数据的准确性等,做到帐帐、帐证、帐实相符,核对无误后再开始录入微机.（3）培训人员.我市的电算化人员是由过去的会计、出纳等转变而来.对微机的软硬件知识了解甚少,一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时,就束手无策.因此为了使记账人员能够胜任会计电算化工作,我们便请厂家在安装会计软件时对记账人员进行了系统的培训,培训内容包括计算机知识和会计软件知识,通过培训,记账人员能够独立操作会计软件,完成会计电算化工作.（4）明确岗位职责.第一,会计电算化系统主管工作：一是监督并保存系统的正常运行,做到合法、安全、可靠、可审计的要求.二是负责协调计算机技术员安装、调试和维护电算化系统,按规定的程序实施软件的完整性、适应性和正确性的维护.定期检查软件、硬件的运行情况.三是负责本系统各有关资料（包括硬件设备、软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新的手续.四是,做好本系统操作运行情况的总结工作,并提出更新软件或修改软件的要求报告.第二,审核员工作：一是负责凭证数据的审核工作,包括各类代码的合法性,摘 要 的规范性和数据的正确性.二是负责输出数据正确性的审核工作.对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还各有关人员更正、补齐后,再行审核.第三,会计档案员工作：一是严格按会计电算化档案管理制度管理会计档案.二是负责打印出的账册、报表的装订、归档工作.每一核算年度结束后,必须将备份的数据拷贝到u盘存档.第四,电算化操作员工作：一是负责本系统的数据登录、数据备份和输出账表的打印工作.严格按照输入凭证做好数据输入操作,输入完毕后进行自检核对工作,核对无误后交审核员复核.二是严格按系统操作说明进行操作.三是注意系统的安全保密,各自的操作口令不得随意泄露,每次操作完毕,应及时做好各类数据备份和存档.（5）建立健全规章制度.为了保证会计电算化系统的安全,需要制定和完善相关的规章制度,包括电算化操作员要定期更换财务软件登陆,非会计电算化人员严禁操作财务软件,会计电算化微机不得用于除会计业务之外的上网,不得使用来历不明的u盘、光盘,会计电算化微机要安装正版杀毒软件,不得随意从网上下载资料等等.（6）计算机日常维修、耗材等费用的解决办法.由于实行了计算机记账,甩掉了手工记账,从而减少了各村订账的费用,但也发生了计算机维修、耗材等一些费用.农经站可以根据当年会计电算化过程中实际发生的费用,按照所代管的村数进行合理的分摊,于年末统一收取.
二、会计电算化过程中出现问题的解决方法
1．关于系统日期和业务日期的问题.系统日期是计算机系统当前的日期,或者说是现在的日期.凭证日期是业务发生的日期,我们可以补账,但不能提前记账,因此凭证日期要小于或等于系统日期,而不能超过.比方说,今天是2010年9月25日,今天有一笔凭证需要登记,但是会计今天不想做,明天也不想做,后天才想做,那可不可以呢?答案是可以.一直能推到什么时候呢?2010年9月30日,即当月月末.那么,今天是2010年9月25日,会计也可以做昨天、前天,一直到9月1日的账.也就是说我们可以补账.
2．数据备份与恢复问题.（1）计算机会计核算系统中的数据备份,通常是指将存贮在计算机硬盘上的数据复制到u盘上,在计算机以外的地方另行保管,当硬盘上的数据发生故障时,能及时地从u盘上恢复正确的数据.数据备份的另一个作用是查询输出以往年份的账.（2）数据恢复,数据恢复是指将备份到u盘上的数据恢复到计算机硬盘上,它与数据备份是一个相反的过程.在下列情况下应使用数据恢复功能进行数据恢复：一是当硬盘数据被破坏时；二是当需要查询以往年份的历史数据,而这些数据已从硬盘清除；三是当需要从一台计算机转移到另一台计算机运行会计软件时,可在新的计算机上先安装会计软件,再将原会计数据恢复到新计算机的硬盘上.（3）数据恢复时应注意的事项.一是由于恢复数据是覆盖性的,不正确的恢复可能破坏硬盘中的最新数据,因此在做数据恢复时,应先将硬盘数据备份；二是进行恢复操作时,用户应指明恢复何年何月的数据.由于数据恢复工作比较重要,容易错把硬盘上的最新数据变成u盘上的旧数据,因此应指定少数人进行此项操作；三是不要在恢复过程中关机、关电源或重新启动机器；四是,不要在恢复过程中插拔u盘,除非系统提示换盘.
3．微机打印出的账簿村出纳报账员看不明白问题.会计电算化初期,部分微机操作员将总账发生额和余额表打印出来,装订后作为账簿使用,导致村出纳报账员无法分清发生额的具体内容,如果要详细了解,只能打开微机查看,造成诸多不便.为了解决这个问题,我市作出规定：微机打印出的账簿要严格按照软件中总账、明细账、日记账的标准格式进行打印.这样,发生的每一笔经济业务都能清晰地体现在账簿中,和先前的手工记账一样便于查看.
4.内部往来账不录入微机问题.由于内部往来明细科目（农户）太多,录入的工作量太大,部分微机操作员不愿意录入,曾一度将内部往来只录入总账科目金额,明细账科目金额留在村,由村出纳报账员手工记账.针对这种情况,我市作出规定：各农经站微机操作员必须按照内部往来明细科目的金额逐户录入微机.
5．打印出的账页如何装订问题.我市规定：打印出的账页装订时,必须按照总账、明细账、日记账分别装订成册,即至少要装订成三本账,并在每本账的扉页后增加账户目录页,在上面填写该账簿中所开设的总分类账户或明细分类账户的名称、编号及在账簿中的起讫页数；在账页的底端手工填上页码（因为软件只提供同一账户的账页排序,不同账户的账页排序软件不能完成）.这样,一方面可以防止账页散失、抽换,另一方面看账、查账也很方便.
6．是否需要设置“账簿启用和经管人员一览表”问题.实行微机记账以后,部分农经站没有设置“账簿启用和经管人员一览表”.为了账簿的规范和明确责任,我市作出规定：参照手工账簿的格式,在微机打印出的账簿扉页上设置“账簿启用和经管人员一览表”.
7．打印出的纸张时间长了会不会褪色问题.按照会计制度的规定,账簿的保管期限一般为15年,在手工记账的情况下,账簿记录可以达到规定的年限要求,但在微机记账的情况下,打印出的账簿记录能否保存15年以上,大家有疑虑.经过咨询得知：现在使用的打印机一般为针式打印机、激光打印机和喷墨式打印机,它们所使用的打印原料都是稳定性极高的碳元素物质,在正常的保存环境下,其保存时间只取决于纸张的寿命,通常在20年以上.因此,微机打印出的账簿记录可以保存15年以上,字迹不会退色.