本站原创摘 要：伴随着经济的全球化,我国与国际间的交流变得越来越频繁和重要.商务场合中英语作为最常用的沟通媒介使用频繁.据统计,在全球60多亿人口中,约有10亿人使用英语交谈.面对客户,领导,商务信函的使用也变得尤为重要.传统的信件虽然由于传递速度慢已经淡出人们视野,但新的信函方式如电子邮件,传真等仍然是贸易往来中重要的沟通方式.商务信函中清晰明确的沟通让你不仅及时了解最新的商务信息,促成订单,还会给客户及领导留下好的印象,促成新的生意和更好的发展机会.下面就是我对商务英语信函写作的几点感悟.
关 键 词 ：英语商务信函；礼貌；简洁；具体
[中图分类号]：G633.41 [文献标识码]：A
[文章编号]：1002-2139(2011)-24-0325-01
首先应注意礼貌用语的使用,并且尽量使用较正规的商务格式. 为了建立友好的贸易伙伴关系,礼貌是非常重要的.商务信函中应多使用礼貌用语,和请求句式,少用命令句式.如Will you ?Please等.字里行间更应体现我国的外交礼节,做到不卑不亢,得体大方.对待客户要一视同仁,即使是面对非常小的公司,在交流时也要做到以礼相待.拒绝对方要尽量使用委婉的方式.由于不同的文化差异,语言的表达方式有很多不同.尽量避免中国式表达,注意英美的差异表达.例如英语的表达多用物做主语,而汉语的表达多用人做主语.除了文字表达的方式不同,还要注意到对方的风俗习惯,宗教信仰等.例如穆斯林人不吃猪肉、狗肉、骨头等,我们应避免在信函中提及相关词汇.在发送商业信函时,最好使用正规的公司的信纸,带有公司抬头地址等便于读者在最快时间了解信件的来源并且有助于在客户中形成对公司的印象.另,在信件的末尾要署名或者印公司公章.及时回信也是对对方的一种尊重.信件的整体结构要清晰,整洁.文章应使用统一字号,字号的大小也要有所选择,以易于阅读为准即可,如果信件内包含表格,应尽量安排在一页这内便于对方阅读和比较.商务信函一般不使用过多斜体,彩色字体,文章的标题或重要内容可加粗或加下划线来标注,标点要使用正确以免引起歧义.文章最好在标题上就可以了解信件的主要内容,在结构上就可以看出信件包含几层意思.如果发电子邮件附件时,文件题目应注明时间,并且应和文章内标注时间一致.
其次内容清晰,文字简洁也是商务信函的一大特点.“时间就是金钱”,我想这句话应该也是很多商业人士的深深感悟.大多数商务人士每天有很多的商务信函要阅读处理,有很多事情需要解决.简单明了的信函对于他们繁忙的头脑犹如一阵清风吹过,而唆繁琐的信件必定让读者费劲头脑,并有可能丧失阅读的兴趣,而延误时间.因此英语商务信函务必追求内容清晰明了,切中要点,最好只有简单的寒暄然后直入主题,让客户在最短时间就可以明白你所要阐述的意思并快速做出反应.如果信函开头过多寒暄,会让对方失去阅读的兴趣.内容清晰应该包含两个方面,第一在拟文前知道自己要写什么,第二在读者看到之后知道你写了什么.如果一封信件中想要表达多个内容,最好每一个单独的意思用单独的段落来表达,这样更便于读者快速了解信件内容.文字的表达中还要注意不同文化的差异,以免发生误解.尽量表达准确,避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇.英语作为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用,而这些商务人员也不是每个人都精通英语,因此在选词上应该尽量选择常规的表达方式和简单易懂的词汇,避免使用复杂句式和晦涩难懂的词语.最好可以用最少的语言表达最为完整的意思.但不可一味追求简洁,书信内容也要具体详实,完整.
如果本可以用60个字便可以讲清一件事情,却用了上百个字来反复说明,读者定会厌烦,商务信函应避免使用陈旧的客套和没有多余的词语,不要反复强调一件事情,避免唆.减少没有实际意义词语的使用,不仅可以提高文章的清晰度,反而还可以突出重点,从另一个方面起到强调所要传递信息的作用.并且在对方看到简洁的段落时也更容易阅读,从而提高了效率.在最近几年里,商务信函的格式也发生一些变化,不必过于正式,但务须简洁,也可以使用一些约定俗成的英文缩写.缩略语的使用也可使文章看上去更加简洁,但对于商务英语缩写的掌握一定要准确,以免引起麻烦.一些涉及时间和数字的表达不妨直接用阿拉伯数字表达,这样不仅一目了然,并且可以引起重视.要注意在英语句子以数字开头的,应使用单词而不是数字.涉及金额的表述一定要明确易懂,没有歧义.并注意在表述金额时加上金额的单位如RMB USD等.
再次完成一封成功的商业书信,不仅要求写信人精通英语,和外贸知识,还应该通晓人的心理.贸易往来中,追求利益是无可厚非的,在进行商务信函磋商过程中遵循互利互惠的原则的同事应多从客户的角度行文,突出积极的因素.在句式的使用上多加揣摩,可以将对方所得利益放在句首,这样读者对自己所得利益一目了然并且印象深刻.把积极因素放在句首更能激发对方的兴趣并得到认同,当然对于其他事实情况不可避而不谈,但可以弱化一些.商务信函是否能起到信息沟通的有效性很重要,在发信后得到应有的反应信函才能体现其价值.在起草商务信函时只有站在对方的立场上思考和处理问题,才能达到更有效的沟通.少使用否定的句子而多从正面强调积极的因素,弱化消极的信息,有利于更好的信息传达.
商务信函的信息要具体详实,有头有尾,讲清每件事情的起因结果.在表达一些时间,数量时尽量使用具体数字,避免使用含混不清、笼统的词汇.例如: “I will sent you the B/L soon.” 不如改为: “I will sent you the B/L in one week.” Or “I will sent you the B/L before Sunday.” 在后两种表达中时间变的明确,信息就更有效.当然一定要在确保时间之后才可以这样说.在使用代词的时候,更要指代明确,以免产生麻烦.
最后在信函发给客户之前一定要反复检查是否有错,因为商务信函往往涉及贸易双方的义务责任,以及企业和个人的利益.一些不准确和错误的信息可能带来无法预料的麻烦和损失,如果在写信函时遇到不确定的信息一定要积极核实.商务信函的质量好坏会直接影响到企业的形象,信函写得好可能赢得新的业务,有助于促进和发展与外贸伙伴的友好关系,也可以及时消除误会解决问题.反之,可能引发矛盾,引起经济纠纷,失去客户.