电子商务在建筑企业采购中的优势管理措施

摘 要：近几年,国际国内网络化、电子商务的蓬勃发展,给传统的物资采购工作带来了革命性的变化,为建筑施工企业在物资流通环节上挖掘巨大效益创造了前所未有的契机.因此,加强电子商务在建筑施工企业市场采购中的研究和应用,便成为当务之急.本文从采购在建筑企业中的重要性出发论述了电子商务在建筑企业中的应用优势及管理措施.

关 键 词：建筑企业；采购管理；电子商务；采购管理；

一、电子商务采购的优势

基于电子商务的物资采购平台支持多组织、多地点的应用,实现集团总部、分子公司、项目部、各职能部门之间的业务协同,实现标准规范的统一、实现对物资采购业务的集中监管,实现工程物资的垂直管理,增强内外部供应链的协同,有效的对整个集团的供应商资源进行全面的管理,降低采购成本,提高采购效率.其优势主要体现在以下几个方面：

1.支持多种集中采购模式

满足各种工程建设物资集中采购模式（集中采购分散结算模式、集中采购集中结算模式、集中采购与分散采购混合模式）的应用,系统统一设定采购的标准和规范.

2.减少采购环节降低采购费用,提高采购效率

基于电子商务的物资采购平台可以突破传统采购模式的局限,根据设定的采购流程自动进行、交货期、怎么写作等信息的确定,整个采购活动都公开于平台之上,使采购过程更透明、更规范,降低了采购人员的工作强度,提高采购效率.

3.可以实现采购业务程序的标准化

基于电子商务的物资采购平台是在对业务流程进行优化的基础上进行的,按照设定好的标准化软件流程进行,则可以规范采购行为,规范采购环节大大减少采购过程的随意性.

4.实现财务业务一体化的集成应用

浪潮物资管理系统以价值为导向、业务为驱动理念设计,实现财务物流一体化集成应用,来自采购、存货、销售等业务系统的单据信息,可以在有关单据填制完成后,自动生成相关会计凭证到总账系统,来自业务系统的凭证可实现与其业务系统的关联,直接返查追溯到该笔会计信息的原始凭证,从而实现物流业务与财务平行记帐.

5.物资信息准确、全面,协助领导决策

基于电子商务的物资采购平台使企业领导层可以方便地了解每一种物资的、数量、库存情况,合同的执行情况,资金的使用情况以及供应商情况等各种信息,针对物资采购过程中出现的问题,快速反应,有效的对领导层决策提供数据支撑.

二、建筑企业采购管理控制的重要性

从近年国内上市建筑企业和国有大型建筑企业利润数据来看,利润很低,有部人企业甚至是亏损的.前几年房地产业蓬勃发展时尚且如此,当前低迷的市道――国家房产政策打压、银行房贷紧缩等之下,上游房产公司的成本控制会加强,审价更严,对建筑企业而言,必须更好、更有效地控制住成本.建筑企业的成本,一是人工成本,而另一个就是物料成本.随着社会的进步发展、社会的各项基本保障的逐步完善,人工成本将越来越高,要想降低,几乎不可能.建筑企业的重心,有必要转移到如何有效控制物料成本上,也就是采购上.

大型建筑企业由于项目多,跨地域经营,传统管理手段已无法握多项目跨地域经营带来的海量数据,特别是大量的建材数据,总部与项目部已严重信息不对称.管理复杂度一高,数据量大到一定程度,管理就需要依赖技术手段,光有流程、制度就没用了.正因如此,大型建筑企业的管理、技术、采购优势反而发挥不出来.

随着互联网电子商务应用的逐步成熟,造价成本、建材设备、劳务等信息更趋透明化,也将对建筑企业赢利能力、赢利模式带来重大影响.可以预见一个大趋势是过去那种主要靠经营上搞关系的粗放管理经营模式,将越来越难生存,生存之道将转化为靠精细化管理能力.

在强调精细化管理的同时,建筑企业不得不面对一个现实,根据行业经验,建材成本一般占工程总成本的60%左右,若能够通过先进的水平,将建材成本降低5%,建筑企业利润即可提升3%,相当于某些大型建筑企业一年的利润.

建材成本控制分为两部分：采购时进行有效管控,施工时进行有效管控.经过数十年的发展,建筑企业在施工时的建材管控已经有了相当完善的流程和制度,且国家在施工标准方面给出了大量的规范和要求,建材的消耗量均有最低标准,想要再大幅降低施工时的建材量,几乎不可能.建筑企业有效控制建材成本的途径,只有选择采购环节的管控.

由此可见,建筑企业的采购管理控制非常重要!

三、电子商务环境下采购环节管理措施

企业物资采购业务主要包括申请计划、订单编制、谈判签约、合同执行和结算货款等环节.在各环节中,影响采购活动的风险因素各有不同.企业要想有效防范采购风险的发生,就要降低成本和提高产品质量,全面提升企业核心竞争力,必须加强采购各个环节的管理.

1.编制采购计划及采购申请环节的管理

该环节包括两项内容：编制需求（采购）计划和提出采购申请.

1.1编制采购计划.采购计划是企业组织采购的重要依据,也是确保企业生产经营正常运营的基础.如果采购计划不合理,不按实际需求安排采购或随意超计划采购,甚至与企业生产经营计划不协调等,就可能导致企业运营不畅.

1.2采购申请.采购申请是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要,提出的采购申请.采购企业如果不建立采购申请制度,采购申请未经适当审批或超越授权审批,就可能导致采购物资过量或短缺,影响企业正常生产经营.

2.供应商择用环节的管理

供应商实力的大小,信誉的好坏,所供产品质量的优劣,关系到采购方的生存与发展的大问题.所以,在供应商的选择与管理上要建立科学的供应商准入制度和对供应商的评估制度.

3.采购环节的管理

采购是决定采购成本的最重要因素之一.如果采购定价机制不科学,采购定价方式选择不当,缺乏对重要物资品种的跟踪监控,引起采购不合理,可能造成企业资金损失.因此,在管理上必须要健全采购定价机制,定期研究大宗通用重要物资的成本构成及市场变动趋势,进行市场供求关系及走势商情分析,建立采购数据库.

4.谈判签约及履行合同环节的管理

采购合同是采购方和供应方之间明确采购权利和义务的协议.在整个合同过程中,可能存在以下风险：合同内容即合同条款不明确、模糊不清,不具体,容易出现争议；合同履约率低；出现欺诈性的合同；写作技巧人的无效写作技巧；没有建立重大合同披露制度及评估制度,容易出现暗箱操作等等.主要管控措施是要建立采购合同的内部审查制度.

5.验收及付款环节的管理

验收环节的主要风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理,可能造成账实不符、采购物资损失.主要管控措施是建立采购验收制度和完善验收程序,采购部门与验收部门应当相互分离,严格验收程序.如在验收过程中发现问题,应及时报告,查明原因,妥善处理.另外要建立退货管理制度,对退货条件、退货手续、货物出库、退货款回收等内容做出明确规定.

付款环节的主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严,可能导致企业资金损失或信用受损.主要管控措施是建立预付账款和定金的授权审批制度,严格审核采购预算、合同、审批程序、验收手续、等相关内容,审核无误后,方可付款,否则,应当拒绝支付.还要加强对应付账款、应付票据等往来账款的审计力度,定期与供应商核对金额,发现不符,查明原因,及时处理.

总结：电子商务在建筑企业内的发展,与国家政策（建筑企业特级资质信息化）供应商中的电脑普及息息相关,在宏观大方向下,电子商务必将成为建筑企业建材采购乃至整个建筑企业管理中必须的应用.

[3]王建生、王杰,2000,《浅淡电子商务在施工企业物资采购中的应用》,[J],《物流IT》第4期第18卷.