家庭档案其管理

家庭档案与法定档案的关系

《中华人民共和国档案法》第二条规定了法定档案的范围："本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录".这里"所称的档案",从所有权的形式而言有三种,即保存在党政机关、工团组织以及国有企业事业单位的档案室及全国各级各类档案馆的档案,集体所有制单位及组织保存的档案,公民个人保存的档案.后两部分中对国家和社会有保存价值的部分也属于法定档案的范围.

家庭档案,即我们通常讲的个人档案,套用上面的定义,就是指过去和现在的个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录.略举两例.

１．２００１年３月媒体报道的有关上海市民杨氏老太太的账本.据电视台《东方时空百姓故事》报道：上海某一市民家庭,仅有小学文化程度的女主人杨氏从１９６５年起,连续３５年不间断地记录家庭的经济支出情况.从小到一分、几分钱的缝衣针、纽扣,大到上百元的手表、自行车,从７０年代的老"三大件",到８０年代的新"三大件"（十四英寸黑白电视机、收录机、录像机）,再到９０年代的购房、保险消费,记载完整、详备,全方位地反映了一户普通上海市民家庭的３０多年的经济状况与社会变迁.杨氏老太太在３５年间共记录了２１个本子,多数为当时小学生学习使用的练习本.这些练习本本身就充满了鲜明的时代印记,具有极高的历史与文献价值.中国革命历史博物馆获悉后,多次派人专程从北京去上海同杨家洽谈转让事宜,但因某种原因而未达成转让协议.后又有连续报道：杨家把这２１个账本无偿捐献给国家有关部门,并入选由、中国革命博物馆举办的"肩负人民的希望---纪念中国建党八十周年图片展（２００１）".这些账本无疑属于家庭档案的范围,而且属于法定档案的组成部分①.

２．２００１年６月２日《文汇读书周报》报道的江西流坑村族谱材料.流坑村位于江西省抚州地区,始建于五代南唐.现有居民４０００余人（全村人９０％以上为董姓）.流坑村由于交通闭塞,长期与外界隔绝,至今保存了大量的古文化遗迹.２０世纪９０年代才被外界"发现".它有着辉煌的过去：宋元明中进士者达３３人,其中文、武状元各一人；出仕者上自宰相,下至知府、教谕的达２００多人.流坑村数百年来,修谱传统连绵不断.董北荣保存的明万历年间刊印的董氏族谱被专家誉为国宝.当然,这样的家族档案我们也应把它纳入家庭档案的范围之内.

我认为,家庭档案中只有一小部分属于法定档案,但上述二例无疑属于法定档案的范围.所谓法定档案,就是要受《中华人民共和国档案法》调整的,或者说要受《中华人民共和国档案法》管辖的档案,其前提是对国家和社会具有保存价值.而绝大部分家庭档案不在法定档案之内.

家庭档案的范围

家庭档案的范围可谓无所不包,范围极大.从本质上说,一个家庭出于某种目的,把家庭成员各个阶段获得的证书、照片,所写的日记、作品,家庭经济活动中形成的购货、支付凭证或与其他家庭及单位（如银行等）签订的合同及协议,独生子女从出生到上学到就业各个阶段的成长记录等集合起来就构成了家庭档案.１９９８年８月《沈阳日报》刊登了一篇题为《七旬老人与八十万字的家庭档案》的报道,详细介绍了老人为全家老少三代１８口人建立２５卷、８０万字家庭档案的故事②.２００２年１２月初电视台和晶主持的《实话实说》又以家庭档案为题制作并播出了一期专题节目.从目前的情况看,家庭档案的范围大致包括如下六大类.可概括为：

１．证书类：获奖证书（荣誉证书）、书、书、肄业证书、专业证书、合格证书、专业技能合格证书、结婚（离婚）证、军人牺牲证书、革命烈士证书、房屋产权证、土地使用权证、准考证,随身携带的、工作证、驾驶证、高龄老人证,标明持证人职业身份的如记者证、教师证、执业医师证、、注册会计师证、证券分析师证等.

２．照片类：①个人各个阶段的生活照、照；②结婚照、订婚照；③各个阶段的全家福；④不属于本家庭的其他各类照片（如从文物或旧商品市场收购的旧照片）.

３．及附件类：①日常用品购货凭证及；②耐用消费品（如：家用电器、汽车、家具等）的购货凭证及；③购房及装修、保险及医疗凭证及.家用电器一般都附有使用说明书,可一并收集.

４．（实物）类：邮票、钱币、票证（如：粮票、油票、股票及其认购证、债券、戏票及剧情介绍等）、旧报、书刊、古籍、字画、图片、火花、烟盒、烟具、戏衣、鞋帽、钟表、算盘、脚手炉、瓷陶器、家具、奇石、年历等.

５．家史类：祖先遗物及家谱或族谱等.

６．综合类：个人日记、学习笔记、备课讲义、作品手稿、赠书赠刊及其剪贴件、家庭日常支出明细记录、独生子女出生后各个阶段的体检与体测记录,上学期间各科成绩报告单与有代表性的试卷、练习本、作文本及其他相关材料.

上列家庭档案的范围虽然已不小,但远未穷尽.一方面,此家庭与彼家庭存在巨大差距,三口之家这样的社会核心家庭,与四世同堂甚至五世同堂拥有三四十口人组成的大家庭或家庭不可同日而语,它们相应形成的档案范围自然也不能等量齐观.另一方面,随着我国改革开放政策不断深入和拓展,社会转型的加剧,家庭形式及其功能的多样化,家庭档案的内容和形式也会发生相应的变化.但可以肯定,家庭档案的范围必将进一步扩展和延伸.

家庭档案的管理

家庭档案的管理,一般也可参照档案室或档案馆的做法,应实行分类管理.但这种分类,要突出其实用性,要根据每个家庭的实际情况有针对性地进行③.每户家庭的档案数量有多有少,形式千差万别,类别的设计当然也不会一致.上面列举的范围,是根据当前城市居民家庭一般情况,并结合某些市民开展的实际而设计的.每个家庭可以根据各自的状况适当增减.如没有进行实践的家庭,或没有家史类材料的家庭可以不设四、五类.若有的家庭还有特色的材料（姑且称之）可增设一、二类,但类别不宜设的太多.

分类以后,第二步的工作是划定不同材料的保管期限.按上列材料的类别,第１、２、４、５类的材料应永久或长期保管.各类证书是一个人学习、工作、生活的直接记录,也是一个人取得成就与否并被社会或国家认可与否的表征.房产证则是国家有关部门颁发给房屋所有人,标志持证人合法拥有该处房产的凭证及依据.家庭成员的各类照片是这个家庭及其成员生活、工作、学习并在生活、工作、学习中成长、成熟及其与同事、朋友交往的形象记录,对这个家庭来说有相当的保存价值,也是家庭档案的重要构成之一.第４、５类家庭档案的重要性更是不言而喻的.家史类档案文献往往是历尽千难万险后的劫后遗存,极其珍贵.真正需要确定不同保管期限的是第２、６类家庭档案.家庭档案中日用杂品类,价值较低且量大,保存一年左右即可销毁,但这类也有例外,如高压锅,通常使用年限为８年,其购物也应相应保存８年；耐用消费品类因所购商品价值较高,从数千元到数万元不等,这类商品的应保存至该物品过期被自然淘汰或处理止,可保存七八年到十余年不等；购房保险及医疗类则应长期保存.综合类中各类材料重要程度不一,且同类材料在不同的家庭中价值认同也不一致.一般而言,个人日记、作品手稿及独生子女各个阶段的体检报告单、学习期间的成绩报告单应长期保管.其他的可定期处理.

第三步是准备各类装具及卡片.装具包括信封、档案袋、铁夹、回形针、纸盒、塑料盒或木箱、抽屈等.可分别装入标有"短期"、"定期"、"长期"或"永久"字样的信封,医疗类及材料按家庭人口的数量分组放入"长期"号信封,每个信封中的用回形针别紧,集中放入抽屈或塑料箱.证书及家史类档案分别放入档案袋,并在袋上标明成分,入藏柜子或大橱.照片类家庭档案可利用原有基础,集中存放.综合类家庭档案中的试卷、成绩报告单可装订并配卷皮存放；个人在书报刊上发表的作品可剪贴立卷保管,专著或其他书籍类作品以原件入藏.其他的材料视情况及价值而定.类实物,有条件的家庭可上架陈列,并为每件藏品建立档案,把相关内容登记在卡片上（入藏时间、转让人、获取地点、转让、鉴定情况及围绕藏品的流传故事等）,并将全部卡片存入卡片盒.□