本站原创[摘 要]会计电算化是现代电子技术和信息技术应用到会计实务的简称,是电子计算机代替人工实现记账、算账、查账以及对会计信息的统计、分析、判断乃至提供决策的过程.会计电算化大大提高了会计信息处理的速度和准确性,有助于加强企业管理,提高竞争力,是会计发展的历史性飞跃.该文分析了目前在会计电算化实践中存在的问题,以及会计电算化应用对内部控制产生的深远影响,同时也提出了加强和完善会计电算化,以适应未来的发展需要.
[关 键 词]会计电算化发展内部控制
会计电算化是现代经济管理活动的一个重要组成部分,是会计发展的一个历史性飞跃.但目前在会计电算化的实践中存在着一些问题,严重阻碍了其向更深层次发展.为此,笔者就当前我国会计电算化进程中存在的问题及对策谈一些看法.
1会计电算化进程中存在的主要问题
1.1会计软件通用性差、集成化程度低.财务软件厂商基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户,对行业特征和单位的核算特点考虑不够,导致不少施行会计电算化的会计人员仍要做大部分辅助工作.系统初始化工作量较大,难以增加自己所需要的功能.材料、工资等各核算子系统分隔,缺乏会计数据传输的实用性、一致性和系统性.
1.2没有充分发挥电算化对强化财务管理的功能.多数单位电算化都是用于代替手工核算,仅仅是减轻了会计人员的负担,只重视报账功能,而忽视管理功能.只在软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等功能上较强,而对管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块没有进行设计,功能不全,没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能.
1.3会计软件通用性差、集成化程度低.财务软件厂商基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户,对行业特征和单位的核算特点考虑不够,导致不少施行会计电算化的会计人员仍要做大部分辅助工作.系统初始化工作量较大,难以增加自己所需要的功能.材料、工资等各核算子系统分隔,缺乏会计数据传输的实用性、一致性和系统性.另外,公司间的软件不能联系在一起,无法进行数据交换、信息共享和控制管理,不能与企业内部其它管理子系统(库存、销售、人事等)融为一体,很难形成整个企业管理信息系统.
1.4会计软件开发疏漏了审计因素.传统审计中最为重视的会计系统提供审计线索的方法发生了很大变化.由于计算机自身及会计软件运行特点,加上审计人员对会计电算化内部程序不一定全面了解,使得会计电算化过程成为一只“黑箱”.电算化会计系统本身的故障也会给审计工作带来困难.例如,环境灾害、硬件设备或软件失灵、差错等都可能给系统造成无法估计的危害和巨大的风险.目前,会计电算化与审计处于一种“脱节”状态.
1.5数据保密性、安全性差.财务上的数据是企业的绝对秘密,但却没有几家软件厂商认真研究过数据的保密问题.由于许多单位对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理经验,造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档,已经归档的内容不完整.没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责,从而造成会计档案被人为破坏,乃至单位会计信息泄密.
1.6会计人员素质的的问题.
2解决的对策及建议
2.1改善和提高会计软件功能,形成企业管理的核心部分.现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡,但总体上讲,模块不能适应管理需要,必须将其纳入管理信息系统,提高会计软件功能,增加具有管理型功能的模块.
2.2建立一个通用统一的财务软件协议,并与市场细分相结合.此协议可以规定相同的数据接口(譬如输入输出数据库名称、格式、类型、字段名称等),或者规定公共的转换接口,使不同的数据可以相互转换,且可以被识别与接受,这样不同软件系统下的数据可以直接使用,不必再作处理,使不同系统实现数据共享.
2.3改善和提高会计软件功能,形成企业管理的核心部分.现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡,但总体上讲,模块不能适应管理需要,必须将其纳入管理信息系统,提高会计软件功能,增加具有管理型功能的模块.
2.4加强会计信息系统的安全性、保密性.依据会计电算化的特点,制订岗位责任、操作、维护、机房、档案及财务等方面的管理和计算机病毒的防治等制度,确保系统高效、安全地工作,充分体现出会计电算化的优势.
2.5实现电算化会计信息系统与审计工作相互配合相互促进.在研究电算化会计系统时,要注意研究现代审计的特点,使会计软件尽可能满足审计的要求,以减少系统的风险.
2.6大力加强人财培训的力度.企业应立足于国际水准,培养或聘用一批高级技术人才,推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变.各基层单位要大力培养复合型人才.
会计电算化提高了企业的运营管理效率和质量,同时对企业的内部控制也产生了深远影响.企业内部控制是指企业为了保护其经济资源的安全与完整、防范管理漏洞、保证会计信息的真实可靠.利用企业内部分工而产生的相互制约、相互联系的具有控制职能的方式、措施及程序.严格的内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的保证.内部控制制度要求处理同一笔经济业务的人员既要相互联系,又要相互制约.严格的内部控制制度有助于减少差错,防止违法行为的发生.
3实施会计电算化系统内部控制的原则
会计控制的目标和主要特征并不随着数据处理方法而变动.在电算化会计信息系统中建立内部控制制度的目标仍然是保护资产,检查会计数据的正确性和可靠性,任何损害企业资产,影响会计数据正确、完整可靠的事件,都必须从组织机构、技术方法等方面加以防范和杜绝.既要符合内部控制的既定目标,又要根据数据处理的特点选择和制定相应的策略,这应该成为设计电算化会计信息系统内部控制制度的一个最基本的原则.
加强电算化会计信息系统的内部控制,能防止电算化会计信息失真,减少企业遭受损失的风险,给企业带来效益.控制的实施需要花费一定的费用,这种耗费是必不可少的,成本和效益是一个事物的两个方面,这两个方面之间的比例不同,所产生的效应也不同.当内部控制的效益大于成本时,控制带来的是正效应,反之,带来的将是负效应.建立内部控制制度必须能给企业带来正效应,这也应该成为设计这种制度的另一个重要原则,即"成本效益"原则.
4会计电算化系统内部控制存在的问题
会计电算化系统环境下的内部控制是内部会计控制的特殊形式,随着计算机的发展,特别是网络技术的发展,会计电算化系统也将向着更深更广的方向扩展,给企业的财务管理和经营管理带来新的机遇.会计电算化系统取代传统的手工会计系统将是一种趋势,但与传统会计系统相比,也暴露出许多问题,具体表现在以下几个方面:
4.1职务相分离、职权不相容原则的重要性下降
传统会计信息处理的一条重要原则就是职务相分离、职权不相容原则.电算化后,这一原则的重要性将下降甚至得不到遵循.由于系统操作的高度集中,许多岗位、手续可以合并到计算机统一进行,会计工作人员将大大减少,从而使一些不相容的职务得不到分离,降低了相互牵制的效力,增加了在未批准的情况下对数据进行修改的可能性,从而使会计数据的准确性及安全性受到威胁,增大了作检测的可能性.
4.2会计电算化系统下差错的重复性和蔓延性
会计电算化系统数据处理集中化、自动化,数据可以转入、拷贝,因此一个业务的数据错误往往会重复出现几次,从一个环节蔓延至其他环节,导致整个系统数据失真,错误的严重性加大.例如:录入的错误数据会再次用到会计科目汇总的过程中,导致科目汇总数据错误,而在进行经济指标分析时,又可能再次使用错误的科目汇总数据.从而,因一个数据的错误而导致一连串系统的错误,影响到整个会计信息系统的数据失真.
4.3会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患
由于计算机硬件系统存在物理易损性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其它非人为原因,将导致数据不能被处理,会计工作不能进行.数据处理的准确和高效主要依赖于财务软件的质量和性能,一旦软件质量出现问题就会影响到数据处理的准确和速度.程序中出现病毒,将会严重危害系统安全,扩大损害,致使数据丢失,给会计电算化系统造成严重损失,影响企业的会计工作.磁性介质以磁信号存储信息,往往也会被人恶意利用.
4.4网络环境下会计电算化系统的内部控制出现新的问题
网络环境是一个开放的环境,在这个环境下任何信息在理论上都有可能被访问到.会计电算化系统下,会计信息通过物理通信线路传输存在着很大的安全隐患.例如,网络信息很有可能在传输过程中被非法拦截或者人为篡改,网络中存在的病毒和网络的侵袭都可能给网络环境下的会计电算化系统带来危害.
5强化企业会计电算化系统的内部控制的对策
5.1加强会计信息系统的安全性、保密性
网络会计由手工分散操作变为计算机集中处理,数据处理形式发生了质的变化.会计软件必须从怎么写作器等设施上的数据安全和在传输过程中的信息安全两个方面入手,增强网络安全防范能力,着重考虑内部控制的安全性问题,建立健全内部控制制度,建立数据保护机构,加强数据的保密和安全.
5.2强化会计数据处理操作过程的控制,设计开发优秀的会计软件
电算化会计系统数据加工的方法和流程与手工方式截然不同,因而检查和纠正错误的方法也不同.手工方式下,可随时对凭证、账簿和报表的数据进行审核并纠正发现的错误,而在电算化方式中,一旦输入系统的是错误数据,将导致整个会计过程的错误.因而,对电算化会计系统实行处理操作控制,是保证电算化系统能够正确处理数据的一项重要措施.
所谓处理操作的控制,是指对电子计算机设备所执行的特定处理作业所作的控制,包括输入制度、处理控制和输出控制等.与其他内部控制方法不同,虽然有些处理操作控制是通过人工干预实现,但大部分是通过软件来完成的.所以,一个良好的电算化会计系统,它的软件部分应该具有处理操作控制的功能,在研制的早期阶段即系统分析、系统设计中,就须考虑这种控制措施.设计处理操作控制时,应注意成本、效益问题.过多的、过于复杂的控制方法将会降低系统的工作效率,从而影响企业的经济效益.在设计控制方法时,应该反复考虑和权衡成本和效益这两个方面.一般来说,对于影响会计核算正确性方面的错误,应全力加以防范,甚至采用多种方法予以多次拦截.
5.3会计电算化会计资料的保存
注意对会计核算资料的保护,尤其是病毒防范与控制.防范病毒最为有效的措施是加强安全教育,健全并严格执行防范病毒管理制度.具体包括软件、软盘及计算机系统的采购和更新,要通过病毒检测后才可使用,建立软盘管理制度,安装防病毒卡和反病毒软件,定期检测并清除计算机病毒,采用网络防火墙技术等.
同时,为了确保计算机会计系统产生的数据和信息已被储存,便于调用、更新和检索,企业对于输出的磁性介质的会计资料应及时贴上外部标签,妥善保管、存档或上报使用.文件的修改、更新等操作都应附有相关书面授权证明,对整个修改更新过程都应作好登记.计算机会计系统应具有必要的自动记录能力,以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查.