高校档案信息化管理

信息化作为人类社会发展的第三次浪潮,对高校档案事业进行着前所未有的冲击,档案管理的内容、手段较以往发生了重大变化.人类知识结构中思维惯性、传统观念的束缚和约束,使得高校档案管理出现技术落后、人才短缺的现象,与之相配套的管理规范缺失,法律保障不完善,使得高校档案管理在信息化的大潮中缺乏抵挡风浪的准备和信心,为此,加强高校档案管理信息化的研究与实践探索是必要的选择,全面实现高校档案管理信息化成为新时代、新时期的当务之急.

一、高校档案信息化管理中存在的问题

第一,档案管理部门基本配备电脑,但是档案信息录入多不完整,未能真正做到有效应用,多数没有联入因特网或校园网,可以说档案信息化管理的普及程度不够,管理还十分滞后.

第二,档案管理人员对于计算机应用技术的熟悉程度不高,对于办公管理软件的运用还欠熟练,多停留在日常文档的处理层次.档案管理办公系统软件的学习和应用还未普及.

第三,部分学校档案管理部门尚未使用信息化管理软件,使用管理软件的学校也多按照本校实际需要编制,具有实用性强的特点,但是自编的档案管理软件与教学管理、学生管理系统软件兼容性不强,存在各自为政的现象,使校内资源无法有效共享.因此我们不难看出,高校档案管理信息化在理念、规模、层次以及受重视程度等方面参差不齐.

第四,高校档案信息化的管理系统不统一,多数学校建立的是二级管理数据库,综合档案室建立的是案卷级目录数据库,而系部教学档案管理建立的是文件级目录数据库,系统数据库中的数据格式不尽相同,彼此缺乏联系,各自只能完成单一的工作,数据不能兼容.造成软件开发的巨大浪费,也增加了档案管理人员的工作量,信息技术的优势无从体现,资源有效利用成为空话.

第五,高校档案管理方式封闭,管理理念落后,管理方式面向的是管理而非怎么写作,档案的利用仅停留在学校内部,社会机构及其他高校还不能有效的利用档案资源.技术上分级的数据库管理模式,没有统一的数据库管理系统,不能与外网有效联结,造成了信息资源不能共享这一客观事实的广泛存在.

二、制约高校档案信息化管理的因素

高校档案管理信息化建设滞后,档案资源利用率低,究其深层次原因,主要是档案管理部门和管理者的思想观念还未跟上信息时代的发展步伐.信息观念不强、怎么写作意识淡漠、管理技术落后、管理手段单一、规范化程度不高,主要受以下几方面因素影响：

1.思想观念因素

一方面是指部分学校主管领导在思想上不重视档案管理工作,主观上认定档案管理由各部门兼任完成即可,临时工作人员足可胜任,对于档案管理专业认识不足；另一方面是档案管理工作者本身思想意识落后,档案管理工作只停留在坐等接收、完善保管、提供凭据的层次,对于档案信息开发、优化、提高利用率缺乏积极主动性.可见,领导的不重视,工作者的思想陈旧阻挠了高校档案管理信息化的深入开展.

2.档案管理模式因素

目前,高校档案管理模式仍然以传统的封闭式管理为主,随着信息化的发展,这种管理模式已经不能够适应人们对于信息资源的利用需求.社会迫切要求高校转变这种管理模式,建立开放式的管理模式,这是激发档案管理信息化生机活力的关键.

3.技术因素

目前,管理人员的技术水平不高,使得档案信息的输入、存储、开发、利用停留在手工阶段,导致了档案信息资源利用率低,这就要求尽快引进现代信息技术,应用到档案管理工作中去.

4.标准化、规范化管理因素

高校档案管理受历史、社会因素的制约,使得档案资料的收集、整理、立卷质量不高,欠缺标准化、规范化的管理.信息化的管理要求电子文件、磁盘和光盘等新型信息载体的广泛利用,这就要求高校在档案管理技术、管理程序上要与信息技术的特点相符合,档案收集、整理、编研要体现标准化、规范化、信息化的特点.

5.管理人员因素

高校档案信息化管理的实现关键因素在于人,管理人员的知识层次、技术水平的高低直接影响档案信息化管理的实现程度,高校档案管理部门与其他部门相比较,缺乏高层次专业人才,多,专职少,半路出家现象严重,信息化手段利用能力较低,数据管理方面存在一定差距.

6.经济因素

经费投入不足,设备有待改善是制约高校档案管理信息化的重要因素,档案管理办公条件、办公环境、办公设备的陈旧使得信息化管理开展的动力不足,管理软件更新费用保障的不足也会制约信息化管理的发展.

三、实现高校档案管理信息化管理对策

为了适应新时期高校改革发展的需要,档案管理部门要进一步加强档案管理的信息化水平,可以从以下几方面入手：

1.转观念,重宣传,赢支持

档案管理的信息化既需要现代化的信息技术作为硬件支持,更需要档案管理部门和管理者树立现代的管理理念作为软件支持.在坚持优良的传统管理经验的同时,要敢于引进现代档案管理思想,使档案管理与现代信息技术完美契合.

2.重规范,建标准,促完善

高校档案管理思想、手段、办法等存在诸多问题,制约了档案信息化的发展,为此,档案管理部门必须加强档案管理的标准化和规范化建设.加大管理性、业务性、技术性这三个方面的规范和标准的建立、应用及管理.

3.增投入,强软硬,保顺畅

高校档案信息化离不开软硬件设施的建设,这是实现信息化管理的前提,标准化的档案管理要符合国家档案管理标准规范,适用于政府、机关、企事业单位及各级各类档案馆,对于市场上档案管理软件的名目繁多、水平良莠不齐的现实情况,高校档案管理软件选择要以规范化和标准化为基点,保证档案管理软件的适用性,使得档案管理工作顺畅开展.