本站原创[摘 要]社会保险业务档案管理是指对社会保险业务档案收集、整理、归档、装订,继而进行移交、保管、统计、编研、利用、鉴定和销毁等一系列工作的过程, 是社会保险经办管理工作中最基础的工作之一.随着我国国有经济的不断上升,我国国民的思想政治觉悟也开始逐渐上升,越来越多的人开始注重自身与家人的社会保险情况,这就使得社会保险行业得到了快速发展,社会保险业务档案管理作为保险行业中最重要的组成部分,其就成为了人们关注的焦点.
[关 键 词 ]社会保险；业务档案；管理难题；对策研究
[中图分类号]F274 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2014）30-0187-02
1.前 言
随着我国社会保险事业的飞速发展,社会保险各项制度改革的不断深入,劳动者的参保意识日益加强,社会保险覆盖面越来越广,社会保险业务档案作为这些变动的真实记录和业务不可或缺的原始依据,其重要性越来越显现出来,也越来越受到经办机构的重视和关注.社会保险业务档案的规范化管理,不仅确定了社会保险事业发展的基础,还有力地维护了参保人员的权益.沉寂多年的社会保险业务档案作为这些变动的真实记录和业务不可或缺的原始依据日益显现出其重要性.下面结合自己的实践,就如何实现社保业务档案的规范化管理,保证社保业务档案的完整、安全和有效使用,谈一些粗浅的见解.
2.社会保险档案管理现状分析
2. 1 档案管理手段落后
目前大多数的社会保险业务档案仍未实现电子信息化管理,使得业务档案难以进行合理的归纳、总结以及分类,使得档案的查阅遇到困难.由于经办条件的限制,很多社会保险经办机构,没有固定的专门档案室,参保人员的档案被随意分散保管、分割保管、分室存放.有些材料甚至散落在个人手中,一旦人员调动,就会造成部分档案材料的流失.再加上目前社会保险业务量的日益庞大,传统的社会保险业务档案管理方式已经无法满足参保单位和职工的查阅、核对需求,使得参保单位和职工对社会保险业务的效率和质量造成严重的质疑,影响了社会保险部门形象.有些虽有档案室,但没有对各种类型的档案实行集中统一管理,档案室只保管文书档案,其余业务材料都存放在业务科室.有些部门虽然实施了档案的微机化管理,但由于软、硬件及人员没有很好的结合,有的缺乏相应的软件,有的缺乏专业人才,很多仍然沿用过去的手工操作和陈旧的管理方法.
2. 2 社会保险业务档案管理缺乏科学性
社会保险是社会保障的核心部分,它包括养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险等.由于一个人的保险资料分别保存在不同的机构,管理方法各异,没有一个完整的档案信息中心能查询到一个人的全部社会保障档案信息,这就给公民个人和组织在查询工作中带来很大的不便.这种分散的管理,也使整个社会保障体系容易出现漏洞.据调查得知,目前大多数的社会保险业务档案仍未实现电子信息化管理,使得业务档案难以进行合理的归纳、总结以及分类,使得档案的查阅遇到困难.
2. 3 社保档案人员业务水平低
社会保险业务档案管理人员仍缺乏专业素质,业务档案管理人员综合素质仍有待提高.目前,社会保险档案管理主要靠或搞突击的办法,缺乏专业人才的专业管理.一些经办机构没有专职或档案管理人员,人员缺乏基本的档案管理知识,工作质量就甚是令人担忧.一些经办机构虽然有较高学历的档案工作者,但档案专业人才很少,未经档案专业培训的档案工作者,往往业务水平偏低,影响了档案管理工作.社保经办机构对档案人员的业务培训少,开展经验交流的机会也不多.这些都影响了档案管理工作的开展.这种问题发生的主要原因是现今的保险行业的迅猛发展,而导致保险行业本身缺乏大量的工作人员,这就使得保险行业的工作人员多为人员.这种现象的恶性循环,势必会导致档案管理人员不能专注的做好自己的档案管理工作,人员缺乏稳定性.
3.如何提高社会保险业务档案管理的对策
3. 1 健全制度,规范程序,实现社保业务档案管理标准化
规范社保业务档案管理,保证社保业务档案的完整、安全和有效使用,关键在于实现管理的统一与标准化.依据《档案法》、《保密法》等法规政策,健全保险业务档案管理工作制度、制定档案室建设标准、规范整档标准,制定社保档案分类大纲和保管期限,构建完整的制度体系,做到有章可循,照章办事,依法建档.对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序,做到既符合工作进程,又符合档案管理要求,实现社会保险档案的集中管理和标准化管理.
3. 2 加强档案管理的软硬件设施建设
着力加强档案管理的基础设施建设,提高档案管理的软硬件设施,基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开,并配置与档案数量相适应的档案柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备,建立一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能档案室,确保档案的长期安全保管和科学化、系统化管理.开发和使用档案管理信息系统,实现与业务信息系统的链接,统一数据格式,达到档案管理前期介入、全程控制的目标.
3. 3 实行对社保档案的动态管理
一个参保人从参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇,要经过诸多环节.而这些环节详细的个人档案记载,就成了今后支付社会保险待遇的重要依据.为达到档案管理的“记录一生、跟踪一生、怎么写作一生”的宗旨,本着对参保人负责的原则,档案管理人员应对保障对象的变动情况及时进行调查核实,及时变动档案信息内容,不断充实完善个人社保档案的内容,以充分发挥社保档案的证据作用.
3. 4 转变存档方式,实现社会保险档案的信息化管理
社会保险经办机构出于业务需要,会在过程中出现大量的纸质材料或证明,各类保单合同、复印件以及各种需要存档备查的档案资料,数量巨大.纸质材料保存受环境限制,留存久了会有流失的可能.采用图像扫描方式将纸质档案转变成数字档案,制作电子检索目录,备份数据还可制成光盘,形成“电子档案”.同时,实行社会保障发放制度,让公民个人档案与本人、社会保险统一起来,通过社保档案管理人员对个人社保档案内容的定期增加和更新,参保人可以随时查阅自己的档案信息,实现现代化的社会保险档案怎么写作方式. 3. 5 加大对建立社会保险档案管理人才的培养力度
社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作,档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识,具备计算机实际操作能力.按照“政府领导、部门配合、基层落实”的要求,根据经办机构实际情况,条件具备情况下,可考虑成立专门业务档案管理部门,配备档案管理专职人员,吸纳计算机、法律等方面人才,并积极与档案行政管理部门加强联系,通过开展业务培训、上岗培训、档案法制教育等方式,使档案工作人员能深刻理解社会保险政策,准确把握社保工作程序和档案操作办法.同时要加强档案管理人员的思想、作风建设,稳定队伍,保证档案工作的连续性,努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍,以满足社保业务档案管理专业化、电子化、科学化发展的要求.
3. 6 加强防范,重视保密工作
社会保险业务档案全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况,个人信息的外泄,可能给当事人带来名誉或财产的损失.因此,对保险业务档案内个人信息保密尤显必要.档案管理员应有必要的信息安全意识以及规范的档案管理意识,从源头上减少甚至杜绝民众信息泄露的隐患；严格限制个人信息的知悉范围；利用个人信息要严格审批,使用时要登记；严禁非法复制、利用个人信息等.通过这些措施,确保个人的合法权益不受侵犯.
综上所述,社会保险业务档案管理工作,是一项长期工作.社会保险业务档案不仅可以为参保人员维护权益提供直接、可靠的凭证依据,同时作为社会活动的历史记录,可以直接参与到社会管理机制中去,促进社会的公平正义与和谐稳定.因此,我们要逐步建立比较完善的社保业务档案管理制度与流程,改善业务档案保管条件,丰富业务档案门类和数量,确保业务档案的完整和安全,从而实现社保档案为参保人员“记录一生、跟踪一生、怎么写作一生、保障一生”的目标.