本站原创摘 要：文书档案在目前的社会发展中有着基础数据和信息的提供平台的称号,其是社会发展中各项事件和数据记录的主要载体.从古至今,人们在生活和科研工作中一直都非常重视档案的管理和记录,尤其是近些年来,随着社会发展技术的不断增多,各种新技术、新理念的出现为档案事业的发展增添了新的色彩,同时也形成了一项综合性、系统化的管理工作流程.本文就文书档案管理中最为常见的方法进行分析和探索,提出了相关的管理控制要点.
关 键 词：文书档案；管理；分类
文书档案是社会历史发展的主要记录载体,也是一个传统而又新颖的概念.在社会不断发展的基础上,档案管理工作也得到了有效的完善和总结,成为目前社会发展中最受人们关注和重视的环节.其在目前的社会发展中,其分类和管理工作随着社会生产技术的发展逐步完善,成为各单位和企业工作的重点,同时也形成了各种新颖的管理和分类措施,为档案工作效率的提高提供了理论依据和发展基础.
一、文书档案概念
文书档案是反应各个时间段、历史阶层以及党务、行政管理活动的主要基础数据.在目前的文书档案管理工作中,是针对已经记录了相关社会信息和历史发展基础的一种工作平台,在档案管理工作中通常都是针对党群管理、财务管理以及人事管理等多个环节和方面去总结和分析的管理模式.文书档案是一种有完毕的档案管理活动构成的,是一种具有保存价值的文书转变形成的.
由于在目前的文书档案管理工作中,其是通过各个历史阶段、社会阶层的要求来实现对客观事实发生以及产生的整体性过程的即在,是一种历史的最客观、最直接的记录措施.同时,在目前的文书档案管理中,其还是对某一个时期、某一个阶层、某一个部门实际工作内容管理的方式.伴随着社会生产技术和国民经济的发展,人们对于档案认识不断提高,档案的作用也逐步现象了出来,成为目前社会发展中最受人们重视和关注的环节.在目前的档案管理和分类工作中,是从档案的应用为基本的出发点和根本目的,是保持档案之间各种历史记录和相关联系进行总结和分析的过程,从而形成了档案管理的综合性、系统化和全面化进行,进而增加档案管理控制效率.
二、档案分类分析
在目前的档案管理工作中,为了保证文书档案文件搜索的快捷、方便和高效,在目前的档案管理工作中都是通过多个角度入手分析和总结的,这样有助于提高其利用效率,避免了由于档案分类不合理造成的档案管理混乱现象.
1.年度分类法
这种档案管理和分类的方法是目前较为常见的一种,是根据档案形成和文件归纳的时间来进行分类和总结的过程,其在汇总和整理的过程中是将全总内的档案按照相关时间来进行归纳和总结的一种措施,在整理的过程中通过年限逐次排开,运用年度分类法,要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳,并且注明其形成的实践,这是确保分类质量和效率的关键,同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施,其在分类的过程中需要注意一下几个方面：
一是在实际社会活动中,不仅有通用的公历年度,其中也有一些特殊行业和部门是按照工作性质和工作特点的需要来对档案在应用中采用过去农历方式进行编制的,这就造成档案在分类中容易混淆的问题,因此在分类的过程中需要对这种情况严加分析,避免出现文档分类的混乱.
二是某些文件上有几种日期,如起草日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、发布日期和收文日期等,这些日期有时还不属于同一年度.在这种情况下,要根据文件的具体情况确定一个最能说明文件时间特点的日期.通常的做法是：内部文件和一般发文以文件的写成日期为根据；来往文件中收文以收到日期为根据；法律、法令和条例等法规文件以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件以文件签署日期即落款日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容所针对的时限为根据；跨年度处理的专门案卷、来往文书等可放入关系最密切的年度或最后结案的年度.
2组织机构分类法
就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类.它以立档单位内部的组织机构为标准,按不同的机构分别设置类目.
采用组织机构分类方法应具备一定的条件：第一,立档单位每年设立的内部组织机构应当基本稳定.内部组织机构经常调整变化的立档单位,不宜采用这种方法.第二,立档单位设立的各个内部组织机构应当能够反映该单位的职能分工情况,并且每个组织机构具有较稳定的基本工作任务或职责,其工作活动的内容及过程应同该机构承担的相关职能保持一致.第三,立档单位的文件上应有各组织机构在形成及承办文件时留下的标记,如收文章、发文号等.
组织机构分类法的类别设置,一般是以立档单位内第一层组织机构分类,需要时也可以分到第二层组织机构,往往有一个机构就设一个类.如果一个单位的机构包括办公室、人事部、财会部、组织部、宣传部等,采用组织机构分类法就可将档案分为办公室类、人事部类、财会部类、组织部类、宣传部类等.各类的排列次序一般按习惯或正式文件的规定,把领导机构、综合机构排在前面.
3问题分类法
就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别.它以文件的内容为标准,按文件所涉及的问题（事由）分类.如一个全宗内的档案可以按人事、计划、生产、销售等类别分类,销售类内的档案还可以按广告宣传、推销、运输、售后怎么写作等进一步分类.这种分类方法要求问题的概括应当准确并且范围明确,各个同级类目应当互相排斥,并按文件的主要内容进行归类.因此,相对而言,这种分类方法要求档案人员具有较高的业务水平.
为确保每份文件都能正确归类,使用问题分类法时应注意以下几点：一是在设置分类体系和类目时,要仔细研究立档单位的职权范围和工作任务,并依据档案的具体情况分门设类；二是分类层次和类目不宜过多过碎,否则人们在理解上容易发生误差；三是要正确使用逻辑学原理设置类目.
在实际工作中,由于全宗内文书档案构成的复杂性,单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别是比较少的,通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用.各单位最常用的分类方法主要有：年度——组织机构分类法、年度——问题分类法、年度——机构——保管期限分类法、保管期限——年度——机构分类法.
三、结论
文书档案分类一般是通过最低一级的档案逐步朝着高级档案进行分类,这种方法在应用的过程中是通过确定归档文件先后顺序的方式来排列.由于文书档案在分类中是一个复杂的过程,因此需要结合科学技术不断更新,确保分类归档的完整性,为档案工作的提高提供有力依据,提高文书档案管理效率和工作质量.