本站原创对于已经安装Office 2013的朋友来说,即使已经有了Office 2010的使用体验,但2013版本仍然有许多非常实用的功能和技巧,例如下面所提及的这些新功能如果没有掌握的话,那么你更新到Office 2013就完全失去了意义.为了与Office 2013进行比较,本文还同时介绍了最新版本的永中Office的一些实用技巧,朋友们不妨一读.
一、Word篇
1.直接编辑PDF文档
技巧亮点：不仅仅是阅读PDF文档,而且可以直接处理PDF文档.
作为办公室的秘书,向东每天都需要通过OA系统处理上级部门发来的工作邮件,一些比较重要的附件（任命文件）大多采用PDF格式,虽然很多第三方软件可以支持PDF文档的浏览,但支持编辑PDF文档的免费软件却是不多,价值不菲的Adobe Acrobat自然更不在考虑之列,因此向东不得不经常将PDF文档发送给其他同事进行后续处理,但这样操作起来不仅麻烦,而且也不利于办公文档的保密.
由于向东已经将系统升级至Windows 8,因此默认使用Reader应用打开PDF文档,不过此时当然是只能实现阅读的要求,如果需要对PDF文档进行编辑,那么Reader应用就指望不上了.当然,向东可以每次在打开Word 2013之后,再使用手工的方式打开PDF文档,不过这显然是相当的麻烦,因此她还是觉得修改默认打开方式更方便一些：
右击任意一个PDF文档,从快捷菜单依次选择“打开方式→选择默认程序”,在这里选择“Word（桌面）”作为PDF文档的默认打开方式.以后,向东只要直接双击需要编辑的PDF文档,Word 2013会自动载入,首先会看到一个提示框,确认之后稍等片刻,PDF文档会被Word 2013成功载入,载入时间取决于PDF文档的格式元素构成.如图1所示,现在向东可以对自动转换的PDF文档进行相应的编辑,当然最后可要记得保存为Word格式哟!
提示：Word 2013仍然可以与2010版本那样直接创建PDF文档,只要在另存对话框选择“PDF”格式即可.
2.触摸模式
技巧亮点：“触摸”模式,可以让菜单命令和按钮的尺寸适当放大.
许灿虽然年纪才刚刚四十出头,但视力不是太好,竟然已经开始老花起来等.但他又不想去眼镜店重新配镜,困难是在每次编辑Word文档时,由于视力的原因,经常会出现操作错误的尴尬,一定程度上影响了工作效率.虽然可以在窗口底部的显示比较栏适当放大,但并没有针对菜单命令和按钮尺寸进行放大等
Word 2013的“触摸模式”可以很好的解决许灿的这一尴尬,单击快速访问工具栏右侧的倒三角按钮,从下拉菜单选择“自定义快速访问工具栏”,在这里勾选“触摸/鼠标模式”,随后该按钮会出现在快速访问工具栏,此时会看到一个手状的图标.点击该按钮,可以在“触摸”和“鼠标”两种模式进行切换,许灿自然是选择前者,不仅可以瞬间放大屏幕菜单选项和按钮尺寸,而且可以让各个命令之间的间距同时放大（效果见图2）,从而帮助他实现精确点击,正好解决了他的误操作隐患.
提示：不仅是Word 2013,Excel 2013、PowerPoint 2013都可以使用触摸模式.
3.增强翻译
技巧亮点：Word 2013的联机怎么写作和词典下载怎么写作
区强是一个完完全全的英文盲,虽然也号称大学英语四级（获得学士学位）,但平素绝对离不开Google翻译或必应词典,如果需要查阅同义词,那就甚至还要经常去麻烦单位的专业翻译帮忙.由于区强单位的网络怎么写作比较好,他的系统是永远在线的,因此他并不需要再安装第三方词典工具,手工激活Word 2013的联机怎么写作即可增强翻译功能：
切换到“审阅”选项卡,单击“翻译”按钮打开“信息检索”窗格,单击“翻译选项”按钮,此时会弹出“翻译选项”对话框,在这里勾选“使用联机词典”和“使用在线机器翻译”两个复选框,至于是否需要选中所有的可用语言,可以根据实际需要进行确定.以后,只要系统已经连接到网络,那么区强可以随时随地使用联机词典和机器翻译的怎么写作.
为了查阅同义词,区强只要从Office应用商店安装免费的词典就可以了,当然前提是使用Microsoft帐户登录,点击相应词典底部的“下载”按钮即可完成安装.以后,直接右击选择“同义词”即可从快捷菜单查看相应的同义词（见图3）.
4.：在文档界面直接完成搜索
技巧亮点：可以在Word文档界面即时完成搜索操作,也可以将相应的搜索结果直接插入当前文档.
领导对办公室的小秦提出了一个要求,希望就某份报告中涉及的部分专有名词有相应的扩展,这样可以提高对整篇文档的把握性.这可让小秦大大的为难,如果通过批注的方式插入释义,在操作层面虽然没有多大问题,但并不清楚究竟应该对哪些专有名词进行解释.其实,Word 2013可以通过嵌入“Bing News Search”让搜索结果实时嵌入Word文档：
切换到“插入”选项卡,依次单击“应用程序→Office应用程序→查看全部”,这里需要使用Windows Live ID登录,如果是第一次使用,那么请选择“在Office应用商店中查找更多应用程序”,随后会在浏览器上打开http：//office.microsoft./en-us/store/?redir等于0页面,搜索“Bing”,按照提示下载“Bing News Search”.完成安装之后,重新切换到“插入”选项卡,选择“应用程序→Office应用程序→查看全部”,刷新之后可以看到这里有一个名为“Bing News Search”的应用程序,点击右下角的“插入”按钮将其插入当前文档.此时,当前文档的右侧会出现一个名为“Bing News Search”的窗格. 完成上述准备工作之后,小秦就可以放心向领导去交差.领导在审核文稿时,只需要在文档中拖拽选择相应的字、词或句子,中文、英文都行,所选定的内容会同步出现在右侧的搜索框,搜索结果也会同步更新（见图4）.如果觉得某一项搜索结果不错,那么只需要点击“+”按钮,即可将其添加到Word文本的相应位置.
二、Excel篇
1.快速填充
技巧亮点：“快速填充”可以可以实现数据的自动填充、自动拆分、自动合并.
海英是学校里的一名教务员,考试成绩的分析是她的重点工作之一,尤其是期中、期末考试之后,成绩的分析更是不可或缺,而且这种大型考试对数据的上报要求在时间方面一般要求很紧,往往不得不加班加点进行分析,此时可以借助Excel 2013的“快速填充”来帮忙.
自动填充：在以前的版本中,如果需要调用已有序列的单元格,海英通常是采取复制或引用的方法,前者操作相对繁琐,后者则涉及到公式操作.Excel 2013的“自动填充”可以大大减轻海英的工作量：如果需要调用已有序列的格,海英只需要完成第一个单元格的输入,接下来选定相应的目标单元格区域,单击弹出的功能按钮,从弹出菜单选择“快速填充”,或者单击是“数据”选项卡“数据工具”功能组的“快速填充”按钮,立即就可以完成对已有序列数据的自动填充,可以说是一步到位.在这些单元格启用“自动填充”功能之后,更改其中任意一个单元格的内容,那么Excel 2013会自动搜索已有的序列并完成智能替换,较之自动补全功能更为聪明.
自动拆分：在拆分已有单元格的时候,以前海英都是通过“分列”进行操作,既繁琐而且容易出错,也不直观,现在海英可以借助“快速填充”完成拆分.例如我们需要自右向左拆分,需要保留最右侧的第1个字符,那么首先在第一个单元格输入最右侧的第1个字符,快速填充之后,Excel 2013会自动完成拆分操作,从而实现内容的自动提取（见图5）.
自动合并：在以前的版本中,如果要将两列数据进行合并,海英通常是插入辅助列或使用公式,可以说是相当复杂,而且还容易出错.而Excel 2013在这方面就比较简单：在第一个单元格输入合并之后的结果,在余下的单元格执行“快速填充”操作,立即就可以获得更新之后的合并效果（如图6）.更诱人的是,海英可以随时随地对经过快速填充操作的某一个单元格进行另一次合并,合并的结果会自动更新,可以说是真正的“自动合并”,这就相当人性化了.
2.快速分析
技巧亮点：“快速分析”工具集中了格式、图表、汇总、表、迷你图等五大功能,可以直接一键调用,从而在最短时间内快速实现相应的操作,而且是提供充分预览,从而提供操作效率.
徐宇是公司的一名行政,经常需要处理报表,他觉得Excel的日常操作无非也就是格式、图表、汇总那么几个操作,但这些功能按钮分别隐藏在不同的菜单栏或选项卡,查找很是麻烦.Excel 2013的“快速分析”很好地解决了这一困难：
选中数据,此时会在右下角显示一个浮动的“快速分析”功能按钮,其中包括多个选项卡,例如“格式”选项卡,这里提供了数据条、色阶、图标集、大于、文本包含、清除格式等功能按钮,鼠标移到某一功能按钮,即可显示相应的效果,例如图7就是前10%的成绩,预览满意之后即可应用,丝毫不浪费时间；“图表”选项卡可以预览不同风格的图表效果,从而帮助徐宇快速创建相应的图表；“汇总”选项卡可以完成求和、平均值、计数、汇总百分比、汇总,这也是徐宇日常接触最多的操作,在选择相应的功能之后,Excel 2013会在相应的位置单独加上一行显示相应的操作结果,比起在任务栏显示汇总结果更为直观,点击“>”按钮还可以选择更多的汇总功能；“表”选项卡提供了表、数据表、其他等功能选项,可以快速创建非常美观的图表.
换句话说,以前分散到不同的选项卡或不同菜单的功能命令,现在都集中在“快速分析”组,看中什么,徐宇直接预览即可,预览满意之后再进行应用,既可靠又方便,丝毫不浪费时间.
3.应用程序
技巧亮点：可以根据需要为数据链接必应地图
万锋是位新新一族,对新事物接触快,她希望自己的工作报表尽善尽美,例如为Excel工作表加载地图怎么写作.默认设置下,Excel 2013自然是并未提供必应地图怎么写作,这需要万锋手工添加.切换到“插入”选项卡,依次单击“应用程序→Office应用程序→查看全部”,在随后打开的对话框单击“Office应用商店”按钮,此时会自动跳转到相关站点,使用Microsoft帐户登录,在搜索框输入“Bing Maps”进行搜索,点击“Add”按钮将其添加到Excel 2003.
以后,万锋需要链接地图时,只要切换到“插入”选项卡,在“Office的应用程序”窗口找到已经安装的Bing Maps应用程序,点击之即可加载地图（见图8）.随着位置数据的键入（建议使用相关城市名的汉语拼音字母）,当前工作表所插入的Bing Maps会自动链接相应的位置数据并在地图进行标记,这可让万锋在单位的总结会议上大大地露了一把脸呢,唯一遗憾的是,必应地图的怎么写作响应实在是缓慢了一些.
5.取消Excel 2013的动画效果
技巧亮点：取消动画效果,提高办公效率.
默认设置下,Excel 2013会显示非常有趣的动画效果,不过可能有些朋友并不喜欢这一设置,毕竟在处理数据时,本来就头昏脑涨的,如果再加上Excel的动画效果,就更晕头转向了.但是,你可能会发现在“Excel选项”窗口找了半天,也没有发现如何取消Excel动画效果的选项.其实正确的方法应该是如下操作：
打开“系统属性”对话框,切换到“高级”选项卡,单击“性能”小节的“设置”按钮,打开“性能选项”对话框,切换到“视觉效果”选项卡,选择“自定义”,在这里取消“窗口内的动画控件和元素”,确认之后即可生效. 三、PowerPoint篇
联机图片和联机视频
技巧亮点：可以在幻灯片直接嵌入联机图片和联机视频
程东是广告公司的业务主管,经常接到委托为外单位制作演示文稿,这自然离不开精美的图片,但提供的图片往往存在一些问题,或者是与主题不吻合,或者是质量不高,此时他就需要从网络上进行搜索,这样就需要搜索、下载、复制、插入,操作相当的繁琐.PowerPoint 2013可以直接嵌入联机图片和联机视频：
载入需要处理的演示文稿,切换到“插入”选项卡,单击“图像”功能组的“联机图片”按钮,此时会弹出一个对话框,可以选择从Office.或必应进行搜索,也可以从SkyDrive选择已有图片,很快会显示相应的搜索结果,看中哪一个图片,如图9所示,选择之后单击“插入”按钮,很快就可以完成图片的下载并自动插入当前幻灯片,最后进行适当调整就可以了.
如果要插入联机视频,那么必须在“媒体”功能组下选择“视频→联机视频”,然后按照插入联机图片的方法进行操作.
四、永中Office篇
1.浏览历史记录很方便
技巧亮点：在右侧窗格显示历史记录
钱敏是一位语文教师,平时工作量最大的是批阅作文,她经常要挑选出一部分比较优秀的作文,修改之后寄出去投稿,Word虽然处理方便,但查找打开记录却是很不方便,需要返回“文件”界面才能查看历史记录.使用永中文字打开Word文档之后,这些历史记录都会在右侧的“开始工作”窗格显示出来,而且点击记录之后可以在多个文档之间进行快速切换.
当然,如果你担忧可能会泄露操作记录,那么可以打开“最近使用文件记录管理”对话框（见图10）,在这里进行删除处理.Word 2013在这方面就比较麻烦,虽然可以在每次打开时直接浏览“最近使用的文档”,但如果删除这些记录,却需要进入“Word选项”对话框,切换到“高级”选项卡,在右侧窗格的“显示”小节进行设置,或者借用第三方软件删除最近使用的文档记录.
2.插件如虎添翼
技巧亮点：可以瞬间提取文档图片
大刘是公司的一名宣传人员,经常需要从某些文档提取图片之后发布到网络上,手工逐一复制保存显然是相当麻烦,虽然可以保存为.docx格式之后再借助WinRAR进行处理,或者通过VBA代码进行提取,但操作并不简单,如果有简便一些的方法就好了.访问永中论坛（http：//forum.yozosoft./forum-23-1.）,如果没有帐号的话,可以花10秒钟注册一个.登录论坛,下载一个名为“一键提取图片”的插件,解压之后将.jar文件复制到永中Office安装目录下的Plugins文件夹（如果没有这个文件夹的话,就手工创建一个）,重启永中Office即可使用.切换到“加载项”选项卡,大刘在这里发现一个图片提取的按钮,点击“提取”,弹出一个对话框,如图11所示,指定保存目录,点击保存就结束了.
到刚才指定的目录下去找,会生成一个以打开的文件名命名的文件夹,双击打开它,嘿嘿,大刘所盼望的图片就都在这里了,所有图片都会按照顺序自动命名.
提示：论坛同时提供口算、休息、书法字帖、提取图片等四款插件
3.自动分配
技巧亮点：自动分配公用经费
刘兰是学校的财务出纳,由于是镇办学校,因此单位每月的经费使用必须接受镇财政所的总额限制,因此她每月都要精心安排本单位各项公用经费的使用额度,但仍然会出现很多问题,其实刘兰可以借用永中表格的“分配”功能解决这一问题.
首先,刘兰在永中表格制作了一个“公用经费每月额度分配”的表格,其中包括各项支出所占的比例,将“所占比例”列的数据复制到“预计费用”列,并在单元格C9输入公式“等于sum（c2：c8）”,计算出总和.切换到“数据”选项卡,依次选择“数据工具→数据有效性→分配”,此时会弹出“分配”对话框,在“待分配的区域”选择单元格区域“c2：c8”,由于刘兰单位每月的支出基本上是20万元,因此在“总额”输入“100000”,这其中的“水费”支出是相对固定的,因此她在这里将C2单元格添加到“固定值列表”,检查无误之后,点击“确定”按钮,各项支出的分配额度就立即完成计算（见图12）,以后她只要在“分配”对话框重新设置“总额”的数值,即可自动更新分配额度,这就大大减轻了刘兰的工作强度.
提示：虽然也可以根据所占比例手工计算各项支出的费用,但显然不如“分配”来的方便,毕竟每月支出的比例是基本不变的,再说这些支出项目,总是有一些项目是大致固定的.
4.将不同版本保存为一个文档
技巧亮点：将多个版本用一个文档进行保存
宋巨山是局办公室不久前提拔的副主任,主要负责为领导撰写各种讲话稿,修改自然是家常便饭,有时一份文稿会出现数十个版本,虽然他使用不同的文件名,但仍然觉得非常的头疼.那么,有没有办法将这些不同的版本保存在一个文档中呢?永中办公提供的“版本”功能可以将多次的修改稿保存在同一文档,既节省存储空间,又便于查找和打印.在第一次讲话稿编辑完成之后,依次选择“文件→信息→版本”,单击“现在保存”,确认之后进入“保存版本”对话框,在“版本备份”框输入版本信息,例如“初稿”.以后,每次按照领导的要求修改之后,再次选择“文件→版本”,将当前文档保存为另一个版本,当然需要悠“版本备份”的信息,例如“蒋科长修改”、“王局长修改”、“邵局长修改”.需要查阅、打印其中某一版本的讲话稿,只要打开相应的文档,打开“版本”对话框,如图13所示,这里会显示所有已保存的版本,选中相应的版本打开就可以了,如果同时打开多个版本,那么还可以对不同领导的修改进行比较.