房屋登记资料对外利用

《房地产登记技术规程》（下称《规程》）用一个章节对房屋登记资料利用进行了规范,把房屋登记资料利用分成对外利用和对内利用两种.房屋登记资料对外利用关乎千家万户,在此环境下,房屋登记机构做好房屋登记资料的对外利用工作显得尤为重要.我们认为只有在提高对内利用管理、规范对外利用程序的基础上,借助高科技手段,才能在不涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的情况下做好对外利用工作.

一、登记资料对外利用是一种有条件的依申请公开

1.登记资料申请查询、复制是权利人、利害关系人的法定权利

《物权法》第18条规定：“权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料,登记机构应当提供”.《政府信息公开条例》（下称《条例》）规定“法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织公开政府信息的活动,适用本条例”, 并在《政府信息公开条例释义》中把 “登记”这种行为规范为具有管理公共事务职能的组织对社会公共事务进行管理的内容之一.因此,房屋登记所产生的相关信息属于政府信息范围.《政府信息公开条例》又规定“除本条例第9条、第10条、第11条、第12条规定的行政机关主动公开的政府信息外,公民、法人或者其他组织还可以根据自身生产、生活、科研等特殊需要,向国务院部门、地方各级人民政府及县级以上地方人民政府部门申请获取相关政府信息”.按照规定,房屋登记的资料属于依申请公开的信息,不属于主动公开的政府信息.因此,登记资料申请查询、复制是权利人、利害关系人的法定权利.

2.登记资料的信息公开是有条件的,并不是完全公开

《条例》规定“行政机关不得公开涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的政府信息.”房屋登记的权利人形式多样,登记信息有可能涉及国家秘密、商业秘密、公民的个人隐私.因此,依《条例》“行政机关应当建立健全政府信息发布保密审查机制,明确审查的程序和责任”之规定,房屋登记机构应当对提出房屋登记资料查询、复制申请进行相应的审查.《规程》第6章用四条规定规范了登记资料对外利用申请的审查要求,分别对登记簿查询、复制申请条件、其他登记资料查询、复制的申请条件,特殊部门查询、复制相关的登记资料进行了规范.因此,房屋登记资料的信息公开是有条件的公开.

当然,依申请公开的登记资料对外利用只是对外利用中一种主要形式,还有一种重要的对外利用形式就是配合国家司法、行政部门的调查查询,这是房屋登记机构的法定职责,无须依申请启动,登记机构有法定义务应配合有关司法、行政部门的具体调查行为.

二、房屋登记资料对外利用申请查询结果的种类

《规程》把房屋登记资料对外利用查询结果分为两类,一类是登记簿的利用；一类是其他登记资料的利用；我们认为在实务中还可以增加一类特殊的申请类别——房屋登记记录信息的利用.

房屋登记记录信息来源于登记簿信息,通常都是以申请人的姓名或是名称进行查询的,申请人如提出要求对自己或家庭名下的房屋登记记录结果进行反馈,此时用《规程》中规定的登记簿、其他登记资料的申请程序与要求来审查这种房屋登记记录信息的申请,都不太符合.因此,建议把房屋登记资料对外利用形式分为三个类别.

1.登记簿的利用

《规程》6.2.1对查询、复制登记簿的利用进行了规定,可以从以下几个层次来理解：

（1）只要能提供具体的房屋坐落,自然人、法人和其他组织都可持自己的明申请查询、复制所提供房屋坐落的客体（自然状况）信息和有否查封、抵押等权利限制状况；

（2）权利人持自己的明、相关权利证书申请查询、复制登记簿中的相关信息；或持自己的明、填写具体的房屋坐落申请查询、复制登记簿中的相关信息；

（3）利害关系人持自己的明与查询房地产有利害关系的证明、具体的房屋坐落,可查询、复制登记簿中的相关信息.

2.其他登记资料的利用

其他登记资料主要指在房屋登记过程中形成的纸质档案,有申请资料,也有审核资料.一般情况下,申请资料可依申请经审查符合条件的予以查询、复制,审核资料如不是特殊需要,一般可不提供.

《规程》6.2.2对其他登记资料的利用做了规定,可以从以下几个层次来理解：

（1）权利人持相应的权利证书及明申请查询、复制自己的相应登记资料；

（2）权利人死亡后,房屋继承人（受遗赠人）提供明、继承（受遗赠）证明,可查询、复制与继承、遗赠相关的登记资料；

（3）公证机构、仲裁机构提供单位介绍信、已申请公证或仲裁的证明以及工作人员的工作证,可查询与公证、仲裁事项相关的登记资料.

3.登记记录信息的利用

目前此类业务是房屋登记机构档案部门在日常工作中重要的业务种类之一,主要有以下几种需求形式：

（1）因购写住房贷款的需要；

（2）因缴交税费的需要；

（3）因确定社会保障对象的需要；

（4）因确定住房保障对象的需要；

（5）因其他金融业务的需要,如信用卡,申请商业贷款等；

（6）其他只需提供查询权利人房屋登记记录信息的需要,如政府征收管理部门等.

国家行政、司法机关等特殊部门因调查需要对房屋登记资料的利用,查询结果可根据需要选择前面三种形式中的任意一种提供.

三、房屋登记资料利用管理思路

在实践工作中应如何处理好房屋登记资料的对外利用不得涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的信息这一问题?我们是从以下两个方面来工作的.

首先,建立规范的房屋登记资料利用制度.依据相关法律法规建立《房屋登记资料利用规范》,建立《对外利用规范》,确定申请人需要的条件,可申请查询的对象及其所能查询到的结果类型、申请程序等；建立《房屋登记资料对内利用规范》,明确单位内部人员因业务需要调阅各类型登记资料的条件与申请程序. 其次,通过软件系统实现制度的落实.在系统中进行查阅权限分级管理,分别设置模糊查询模块、房屋登记信息证明模块.

一是严格控制在房屋登记信息系统中使用姓名（或名称）、号等身份信息作为唯一查询条件查询房屋权利人（含所有权人、抵押权人、抵押人等）房屋登记信息的权限管理.

指定档案室两位员工作为使用模糊查询模块使用权限的A、B角,除这两位可为公、检、法等司法、行政部门提供查询怎么写作以外,其余人员使用姓名（或名称）、号作为唯一查询条件的,必须同时输入具体完整的房屋坐落进行查询（不得对房屋坐落使用模糊查询）,否则系统限制查询操作.

其他人员因业务需要使用模糊查询功能的,需经业务科室负责人核实并经档案室负责人批准,方可由档案室指定人员进行查询.

二是电子登记簿查询权限管理：除模糊查询有设置限制以外,工作人员使用房屋登记信息的其他相关条件在系统中使用查询功能搜索到的结果均可查看电子登记簿.

三是电子档案查询权限管理：工作人员正在受理的业务界面可直接调阅该业务相应的电子档案；如因相关业务登记需要调阅非受理业务电子档案的,应经科室负责人核实后由档案室负责查询；使用查询功能搜索到的结果,不得调阅电子档案；因抽检需要查阅电子档案的,可直接在抽检记录中查看.

四是房屋登记信息证明系统管理：因贷款、购房等需要申请人申请查询自己或家庭名下的房屋登记信息记录出具证明的,由档案室依申请通过房屋登记信息查询模块进行.所有申请资料、查询结果均单独建档保存,并在系统中保存记录.

系统利用二代阅读器自动读取身份信息,申请人至少应提供1份原件,方可通过登记证明模块出具证明；无法提供二代（如使用护照、户口本等）但具备查询条件的,应由有模糊查询权限的员工通过模糊查询模块进行查询出具证明.

档案室工作人员根据申请用途的不同选择证明格式,系统当场出具相应的证明样式,从而完全排除了各方面的人为干扰因素,保证了房屋登记信息证明的准确性.在全面建立电子登记簿及电子档案的基础上,完全实现了不进入档案库房就能完成全部登记资料的对外利用工作,提高办事效率的同时又减少了原始档案的调阅,强化了对原始档案的保护.

四、逐步实现房屋登记资料对外利用的现代化管理

1.逐步完善电子登记簿、电子档案等基础数据

在整理好纸质档案的基础上,或是在整理历史纸质档案的同时,通过房屋登记管理系统,进行历史登记数据的补录；在登记数据齐全的情况下,逐步建立历史数据的电子登记簿；再逐步将历史纸质档案扫描形成电子档案数据库并关联到业务数据库.从而实现业务数据库、档案数据库、电子登记簿可随时通过系统查阅,做到登记簿、其他登记资料的查询、复制可通过系统来完成申请人所提出申请的查询结果,有需要复制的,可通过打印的形式提供.

2.进行利用需求分类,设计专用的证明格式,利用信息系统管理,减少人为因素干扰,保证房屋登记信息证明的准确性

根据前面说到出具房屋登记记录证明需求的分类,结合当地的情况,组织工作人员设计用途不同的证明固定格式（例如用于住房抵押贷款所需的证明时,不包含住房以外用途的房屋登记信息；用于公、检、法等职能部门使用所需的证明时,包含所有用途的房屋同时包含已经注销的房屋登记信息等等）；利用信息系统进行管理,将各类证明固定格式模板通过系统设定；系统通过二代自动读取身份信息的输入模式,根据系统查询结果自动生成相应用途的证明；不再人工查询出具证明,避免人为因素干扰,提高登记证明的严肃性与权威性.

3.建立完善的权限控制机制,严格控制房屋登记信息的查询权限及利用范围

《规程》规定“登记资料不得仅以权利人姓名或名称为条件进行查询”.根据此规定,我们认为,不仅对外利用时应当严格执行不得提供此项怎么写作,而且对内利用的管理方面也必须充分考虑.如有其他业务需要调阅非受理业务的电子登记簿和电子档案的,应经科室负责人核实报档案室负责人批准.在管理中特别要强调的是仅通过姓名或名称的模糊查询权限只能由少数的档案管理人员拥有,并且所有模糊查询权限使用在系统中都要有相应的查询记录.

4.成果关联,重视共享创新

《规程》规定“房地产登记机构可与、民政、税务、金融等部门建立登记资料相关信息共享机制” ,这是对登记机构的登记资料对外利用形式创新的要求.目前我们已依托政务网开通与税务部门远程共享利用登记资料的功能.要求相关部门指派专人专机使用共享权限,并且只能查询到系统允许其可以查询的内容,且通过加密锁等技术手段对远程查询操作的安全性进行防范.目前与金融部门的信息共享平台也基本搭建完成,基本与税务部门的共享模式相同,只是信息提供范围有所不同.

马志刚/责任编辑