本站原创[摘 要]公路工程在建设和管理过程中,工程资料是施工中的一项重要组成部分,是工程建设及竣工验收的必要条件,也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据. 因此公路工程资料具有真实性、准确性、完整性,在工程项目管理中起到了凭证作用、参考作用和科研作用,是加强工程资料管理对提升项目管理的质效,具有举足轻重的作用.
[关 键 词 ]凭证 参考 科研 管理 质量
中图分类号：X734 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）13-0144-01
工程资料是指在公路工程建设中直接形成的文本、图表、声像、图片及电子文件等各种形式的历史记录.公路工程资料管理是指公路工程资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等工作.公路工程资料包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5类.工程资料是工程资料管理工作的重要组成部分.加强工程资料管理是提高企业管理水平,强化项目管理不可缺少的内容.
1.工程资料在项目管理中发挥了举足轻重的作用.
1.1 凭证作用
工程资料是公路工程建设中从开始施工到竣工验收的过程记录下来的真凭实据,具有一定的法律效力.这一点它不同于其他文献.资料形成的自然性决定了记录历史情况的客观性好和真实性,是令人信服的历史证据.从工程资料的物质体态上看,它保留了工程建设中从规划立项到竣工验收中各项工作的形成轨迹和建设当事人的亲笔手稿、印信等历史真迹,具有可追溯性和查验性,是工程建设的最原始资料.很多工程建设建成运行后多年后,因超载、超速等原因出现诸多的法律纠纷,如果有完善的工程档案,即可提供完备的法律依据,或提供有据可查的历史资讯.
1.2 参考作用
工程资料不仅真实地记录和反映了工程建设的深度和广度,还为今后在建设中提供了经验.“察之往来,视兹故帙”对工程资料的参考作用作了高度的概括.工程资料的参考作用主要在于它的可靠性、广泛性.
1.2.1 工程资料参考作用的可靠性
资料是工程的原始记录,是现场真记录实第一手资料.历史学家称工程资料档案是“没有掺过水的史料”.工程资料是在建设过程中直接形成的,而非人为编造的,客观记录了建设工程中的点点滴滴,每一个施工工序都能从内业资料上反映出它的时间、数量、人员、规格等特性.拿隐蔽工程验收单来说,首先必须由施工单位提供隐蔽验收的项目、结构、数量,然后会同建设单位或监理单位进行抽样检查,检查的情况和结果就记录在隐蔽工程验收单上,施工单位可以对自己的施工质量状况和尚未注意到的问题进行纠正.因此工程资料很难查重,一旦有人为改动,将出现前后矛盾、上下不符的现象.如果有一套完备的工程资料,这些疑点将在建规划、施工、监理等资料中暴露出来.
1.2.2 工程资料参考作用的广泛性
工程资料的真实性和全面性决定了其参考的广泛性.对于工程资料,参与工程建设的各个部门、各个岗位均有参考借鉴的价值.在遇见难题时,都可以参考工程资料,寻求需要的答案.规划部门、建设部门、财务部门、监理部门、验收部门均可以工程资料为借鉴,不断总结完善.
1.3 科研作用
每项工程的建设均有正反典型经验,随着历史和科学技术的发展进步,总有不断完善和借鉴的地方.对于许多前人在建设中的经验和教训,只有通过工程资料,才能得以深入了解和探寻,并以次为依据开展技术研究,制定出更为科学、合理、创新的建设方案.许多技术参数、建设理论既是依据,也是参考,为工程建设创新提供第一手资料.我们可以试想,如果千年前的赵州桥建设工程资料仍保存至今,它不仅仅是一项历史文物,更能为我国乃至全世界桥梁建造界提供宝库的技术依据.
2.加强工程资料管理提升项目管理质效.
2.1 要明确工程资料管理职责
目前,很多工程建设资料管理混乱,规划、设计、预算、招标、合同、施工、竣工、验收、结算、决算等过程资料不齐全,大大降低了工程资料管理在项目管理工作的作用和效果.作为工程建设单位,要高度重视建筑工程资料管理工作,要明确各部门在资料管理中的职责.如果我们不重视工程资料管理工作,则既不利于工程管理、工程监督,也不利于工程管理理论水平提高.相反,如果我们能在思想上充分认识工程资料工作的重要性及其意义,那么我们就容易在实践中从工程起步、资料工作建章立制、合同管理、立卷、归档等多方面
的工作中夯实工作基础.
2.1.1 工程资料整理部门应对资料收集整理负责.
工程资料的收集整理有其严格的过程,基本上反映工程的每一项工作、每一位职员的工作.要实行技术负责人负责制,逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制,配备专职资料管理员,负责施工资料的管理工作,负责收集和整理.所以,工程资料包含最重的两个字便是“责任”.忽视工程资料工作的人,是在忽视自己的责任.因此,做好工程资料工作有利于工程管理责任的进一步明确,并将有利于工程领域的不正之风得到控制.
2.1.2 工程各参建单位填写的工程资料应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据.工程资料应随工程进度及时收集、整理,并按专业归类,认真书写、项目齐全、准确真实,无未了事项.表格应采用统一表格；工程资料进行分级管理,建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程资料的全过程组织工作并负责审核；在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求.收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归档.负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作.
2.2 要提高工程资料的管理质量.
2.2.1 工程资料要精心编制.
工程资料在编制时还要遵循准确、真实、规范等要求.工程资料原则上应为原件,当为复印件或抄件时,提供单位应在资料上加盖单位印章,并应有经办人签字及日期.工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程；工程文件必须字迹清楚、图样清晰、图标整洁、签字盖章手续完备；工程资料的照片及声像资料要求图像清晰,声音清楚,文件说明或内容准确.
2.2.2 工程资料规范分类
应遵循工程文件形成规律做好立卷工作形成工程档案,保持卷内文件的有机联系,便于资料的保管和利用；一个工程竣工验收规定应该有完整的技术档案和施工管理资料,主要包括：工程竣工报告,分项、分部工程和单位工程技术人员名单,图纸会审和设计交底记录,设计变更通知单以及技术变更核实单,工程质量事故发生后调查和处理资料,隐蔽工程验收记录及施工日志,竣工图纸吗,质量检验评定等.
卷内文件的排列应按事项、专业顺序；案卷的编目应符合有关规定.工程资料可根据数量多少组成一卷或多卷.组卷的标准应编制封面、卷内目录及备考表,其格式及填写要求可按现行国家有关规定执行,不可自行随意编写.
2.2.3 工程资料查阅保管管理
工程资料移交进入档案部门后,管理的工作人员需经培训取得档案员证后上岗；一般借阅者,严格按照管理借阅程序借阅；凡涉及不宜公开的机密资料,应作秘密保管并严格控制查阅范围.确需查阅者,需经本单位主管领导批准.
3.结束语
由此我们可以得出,公路工程施工资料是保证整个公路工程施工顺利进行的重要前提,只有重视好公路工程资料的管理,才能保证施工的质量.在今后项目的改建、扩建、及维修时,都需要查阅施工资料的.施工资料是将整个施工过程完全记录下来,资料的整理及保管更加完善,形成更加完善的公路工程施工资料的管理制度,提高施工资料管理人员的责任感及职位道德,便可以为以后的公路工程项目工作者留下宝贵的财富.