企业信息管理

[摘 要 ] 当今社会经济高速发展、信息技术日新月异,各行各业都面临机遇和挑战,一个信息的获取或丢失,轻的可能导致工作效率低下,重的也许导致动辄上千万的经济损失,因而信息的顺畅沟通和有效利用尤为重要,而要减少信息沟通的失误和损失,运用现代信息技术,实现有效信息管理是企业发展的重要途径.

[关 键 词 ] 信息革命 顺畅沟通 资源共享 有效利用

一、引言

21世纪以来,我国的经济高速平稳发展,融入到世界经济体系之中.国际上的各种知名品牌的产品、各种带有外来文化的产品不断进入我国市场,随着信息技术的进步、消费者了解产品信息的手段与方式不断丰富,这些客观因素改变了消费者的消费习惯、消费特点.同时,消费环境的变化也改变了企业的经营与竟争方式.因此,对新消费环境下的企业信息的有效管理进行研究,具有重要的现实意义.如今的消费环境是一个企业与消费者之间的博弈逐渐由企业占有信息优势向消费者与企业之间的信息对称的方向变化,企业不能像以前那样控制消费者,只能通过了解相关信息,引导消费者购写企业的产品或怎么写作,从而达到企业盈利的目的.消费环境具有突变性与不可预测性,更需要企业加强信息管理,有时一个信息的获取或丢失,轻的可能导致工作效率低下,重的也许导致动辄上千万的经济损失,因而信息的顺畅沟通和有效利用尤为重要,而要减少信息沟通的失误和损失,运用现代信息技术,实现有效信息管理是企业发展的重要途径.

信息是客观事物状态和运动特征的一种普遍形式,客观世界中大量地存在、产生和传递着以声音、语言、文字、图像、动画、气味等方式表示出来的各种各样的信息.信息的目的是用来“消除不确定的因素”.信息管理是人类为了有效地开发和利用信息资源,以现代信息技术为手段,对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动.简单地说,信息管理就是人对信息资源和信息活动的管理.信息管理随着经济的迅速发展,因此它具有信息量猛增；信息处理和传播速度更快；信息处理的方法日趋复杂；信息管理所涉及的领域不断扩大的时代特征.

随着经济全球化的迅猛发展,我国各行各业都面临机遇和挑战,而评价企业成功与否,一个简易的办法是看其物流、工作流和信息流“三流”的情况,其中,信息流的质量、速度和覆盖范围,尤其可以“映照”企业的生产、管理和决策等各方面的“成色”.因为物流、工作流在企业的“生命活动”中无不最终以信息流的“高级形式”展现,就象生物体的所有活动都是基于神经系统传递的生物电信号一样.因此,深入认识“信息流”,将掀开企业发展的新视角.

二、我国信息流现状

根据我国加入世界贸易组织的有关协定,2003年12月11日是我国零售领域对外全面开放的最后时限.有关专家认为,国内商业企业应加快学习“洋商业”成熟的“信息流”经验,做好发展“信息流”这篇大文章.全球商业巨头在国际竞争中成功的突出特点,就是积极利用信息技术进行商业变革,在企业管理中加快信息流动.

目前,国内外商业企业的发展差距仍然很大.有关资料显示,世界商业巨头美国沃尔玛迄今已在全球建立了4000家连锁店,其近几年来的全球营业额均超过2000亿美元,居《财富》世界500强前列.而国内零售业大王――上海联华的营业额还不及沃尔玛的0.5％.

以上数据表明国外商业企业的实力远远超过国内企业,究其原因,与其顺畅的“信息流”密切相关.以美国沃尔玛为例,20世纪80年代,沃尔玛将当时刚刚出现的卫星通信技术引入商业流通领域,建立了庞大的私人卫星通讯系统,加快了对基础商业数据的收集、整理加工、决策传达和信息反馈的速度.在此基础上,沃尔玛建立起全球实时采购、配送系统,商品库存风险和物流费用大大降低,市场应变能力大大提高.迄今这一庞大的系统仍然是商业领域信息管理的典范之作.国外商业企业具有利用、管理信息的主动意识,已普遍建立起规范的信息技术基础,并依托这一基础,实现对其遍布全球的销售网进行有效管理,其管理目标已实现从物流、资金流,向信息流的时代跨越.

但是,目前多数国内商企对加快信息流动的意义仍没有清醒的认识.国内著名商业管理软件开发商北京科情新技术有限公司曾对上万个国内商企的调研显示,绝大多数企业还专注于、包装和功能等商品层面的竞争策略,局限于在加快物流和资金流的运动速率上做文章.据专家介绍,国内商企获得经营信息的方式一般是,通过仓储、运输、生产和财务各部门的通力协调,经过各个部门无数次核对、平衡之后,填写出来的报表数据.市场在不断地变化,当这些静态的报表数据放到管理层的会议桌上时,已经不再具有实际意义.如果根据这些静态数据作出加快物流和资金流的决策,将使企业面临巨大风险.近几年一些企业盲目圈地、联合,最后成为“投资空壳”的例子就说明了这一点.

三、我国企业信息流存在问题

我国商业企业在与“洋商业”的“近身竞争”中,一些国内商业企业已认识到信息革命在商业领域中的重要意义,开始重视企业的计算机信息管理问题,并已初步拉动着中国的商业企业迈向信息时代.但在这最初的信息化发展进程中,暴露出的一些值得注意的问题：

1.认识片面问题

企业信息化程度低,企业领导和职工对信息化建设的意义认识不够深刻,许多企业领导尤其是“一把手”认为：“购写一些硬件设备、联上网、开发一个应用系统并给以一定的维护就是实现了企业信息化”,这是对信息化片面认识的表现.因此要加强对企业领导信息化认识的培训,使其改变已习惯的思维方式、工作方式,企业上下要克服“信息化就是写点硬件和软件,开发点软件”这种认识上的误区.只满足于建设上的“表面文章”.虽然有的商业企业建立了商业信息管理的硬件环境,但其计算机的应用仅限于收银记账,或停留在基本数据的收集层面.囿于传统操作模式和管理模式,企业经营者大多没能将业务流程中所产生的这些数据,通过计算机信息系统重新加工整合成为管理信息,无法为管理层和决策层提供实时决策依据.整个系统尚处在很低级的阶段和水平,有人称之为“未产生信息流”的“花架子”信息化.

2.管理混乱问题

主要表现为：信息化管理机构及职责定位不明确、没有统一的信息资源规划及信息化战略规划.信息化有序推进的环境和信息资源共享与交换的机制没有形成,普遍存在“信息孤岛”.出现岛内部分自给自足,却无法与岛外交换信息现象.管理模式没有统一标准,流程不透明,导致内部数据残缺,各种信息管理系统无法整合集成.在数据采集规范方面重视不够.如条码技术的应用,应严格按照一品一码的规范要求,而一些企业经营的商品中一品多码、多码一品的现象较多,导致了管理上的混乱.有效信息流产生的前提是基础数据源的准确与规范,如果输入计算机的是“垃圾数据”,整理加工出来的只能是一堆“垃圾信息”.在这种情况下,可能因为网络强大的放射性传输能力,将一个细小的数据错误所造成的损失迅速蔓延,有人因此称基础数据源错误的信息流为“有害信息流”.

3.应用不到位问题

主要表现为以下几个方面:(1)大部分以开发单机版应用软件为主,仅仅利用了计算机计算速度快的特点,没有形成网络,没有实现信息的共享和自动传递.(2)应用面不广,目前真正使用计算机来进行辅助管理的仅仅是一些重视计算机技术和管理方法、实力比较雄厚的企业,或者说仅仅是这些单位的某些部门在用.相关的计算机辅助管理软件在企业的运用远不及普及.(3)应用的深度不够,大多数企业停留在日常工作数字化层面上.(4)应用的技术含量不高,没有充分利用信息技术所能提供的集成优势进行信息交流,忽略了信息技术互动性带来的管理效应.(5)国内一些具有影响的软件开发商大多将业务重点放在项目管理层面上.但如何将项目层面与企业层面有机地结合起来,强化企业管理,提高企业核心价值,积极应对WTO的挑战是摆在广大企业和软件开发商面前的一大课题.(6)资金投入不足成为信息化发展的主要制约因素.由于资金缺乏,信息化发展不平衡,一些地方管理部门设备条件较差,信息收集、处理、加工能力较低,甚至有些地方还处在手工操作阶段.

4.人员素质低问题

从业人员的素质参差不齐,信息化专业技术人才特别是既懂IT技术,又懂业务流程和企业管理的复合型骨干人才严重不足,人员结构也不合理,因此在很大程度上制约了信息化建设的质量和速度.分布式网络和协同应用软件的出现使人们以前所未有的方式联结起来,有助于推动真正的信息经济的到来.网络为人们创造了新的体验,使之发现了处理事务的新方式.因此,企业所要面临的一个重要问题是如何吸引并留住最精明、最能干的人,这已成为推动企业变革的一个重要力量.所以要加强职工队伍教育,重视计算机人才的发现、培养、引进以及关键技术的应用研究,特别是加强复合型人才的培养.

四、解决对策

1.充分认识企业信息化的重要性

认识到信息是创造附加值和财富的源泉,企业信息化虽然是要应用现代信息技术并贯穿其始终,但信息化的目的是要使企业充分开发和有效利用信息资源,把握市场机会,做出正确决策,增进运行效率,最终提高企业的竞争力水平.企业信息化的目的决定了企业信息化是为管理怎么写作的,所以企业信息化决不仅仅是一个技术问题,而是与企业的发展规划、业务流程、组织结构、管理制度等密不可分的,是不断地应用信息技术和信息资源持续地改进自己的业务流程和变革管理方式.另外,不仅仅是“一把手”的问题,还包括各个业务部门的领导及业务骨干,他们才是信息化真正的主力军.

2.加强企业信息化管理

(1)企业应首先确立企业信息化的总体战略,坚持统筹规划、业务为核、效益优先、协调发展,重点实施的原则.依照先内后外,“互动”、“交易”的顺序,由内部运转至外部协同.同时要建立相应的组织机构并赋予必要的职能权限,统一管理企业的信息化工作.

(2)另外也不能将原来落后的手工管理流程直接拷贝成电子化的流程,必须站在全局的角度进行适度的优化,按照先固化再优化的原则循序渐进地改进.一步到位的方式往往是不现实的.

(3)信息收集标准化.信息化是一项跨部门、跨行业的应用,但目前有关法律制度和信息化技术标准规范的制订滞后于信息化发展的需要.各自为政、互不相通,已经造成了大量的资源浪费.企业首先应尽量采用国标及行业标准,同时根据自己的特点编制相关的专业标准.

3.结合企业特点进行信息化建设

如何将项目层面与企业层面有机地结合起来,强化企业管理,提高企业核心价值,积极应对WTO的挑战是摆在广大企业和软件开发商面前的一大课题,资金投入不足成为信息化发展的主要制约因素.由于资金缺乏,信息化发展不平衡,一些地方管理部门设备条件较差,信息收集、处理、加工能力较低,甚至有些地方还处在手工操作阶段.受各种客观条件的限制,企业的信息化建设是一个逐步投入、因地制宜、分步发展的过程.因此企业必须跟据自身的能力、特点来决定采取何种发展策略,优先开发何种信息应用系统.如果需求明确、必须保证核心业务的秘密、自身具有强大的开发及维护实力,可以采用自主开发；如果需求明确、自身开发力量弱、可进行一般的维护,可采用合作开发；如果需求明确,但不具备开发维护实力,可采用外包方式.另外,要处理好引进、消化、吸收、创新的关系.引进先进技术产品是手段,消化、吸收是关键,自主创新才是目的.信息化建设本身就是创新的过程,在技术创新的同时,注重体制创新和管理创新.注重实效,切勿为了信息化而信息化.还要充分享受政府及社会的政策性资源和公共资源,积极利用现有基础和技术成果.应采用试点引路,面上推广的策略.选择若干类型相近,具有典型意义的企业,开展企业信息化示范,用其信息化成功经验和模式启迪和引导其他企业探索自身信息化的发展道路.

4.提高企业从业人员素质

企业从事生产经营管理活动,需要具备两个基本条件：一是占有资金,二是拥有掌握专业技能从事管理和操作的人员.两者之间,人的因素更为重要.人已是企业中最重要的资源,开发人的智力,提高劳动者的素质是企业人才管理的核心.信息管理的重点是,加强职工队伍教育,重视计算机人才的发现、培养、引进以及关键技术的应用研究,特别是加强复合型人才的培养.随时储备企业应用信息技术以及日常经营活动中的经验,将其转化为企业的知识.充实有关专家知识库,为建立本企业有特色的专家系统打下基础.建立CIO（信息管理人员）负责制,由企业领导担当CIO,直接决策、宣传推动和组织实施,这对企业信息化建设至关重要.另外要设计相应机制,为企业的IT人员提供一条有光明前景的升迁之路.

信息技术是增强企业综合实力和市场竞争能力的有效手段,它可以有效地提高决策水平,提高工作效率,提高产品及怎么写作质量,提高企业的市场反应能力,提高创新能力,提高企业的生产自动化水平,降低产品及管理成本,促进市场销售,改善企业内部管理,优化企业供应链和产业链,进而大幅度提高经济效益.