文书档案管理信息化

摘 要 ：信息化文书档案管理具有传统管理方式中缺乏的优点,本文主要针对现代文书档案管理的功能及结构进行论述与剖析.

关 键 词 ：档案管理；优缺点；应对方法；信息化

现今社会,计算机技术高速发展,应用广范,高速大容量的档案音像管理系统逐渐普及应用.综合文书档案的建立和管理急需专业化、科学化.为了实现档案高效管理、长期保存和快速查询,节省档案资料存放空间,必需实现档案资源信息化管理和科学利用.

一、管理信息化优点

(一)资源可共享

某些单位大量信息闲置,不仅造成资源浪费,也造成文件和信息难于查找.如果运用计算机技术后,就可以由案卷级深入到文件级,由单途径管理升级为体系管理,由档案外部特征管理到内、外部特征合并管理.随着计算机IP技术的不断进步和发展,档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立互联,从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率.

(二)提高了安全性和业务速度

传统的文件传递手段是靠邮政系统,传送时间受距离长短的限制,而日常公务文过程中,管理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况不时发生.而应用网络进行传递,通过计算机网络先进技术,大大提高了信息资源的传递速度和安全性.

(三)大大提高办公效率

一直以来的档案管理工作中,管理人员都是依赖于人手操作,要求完整收集资料,避免漏抄、漏写；用笔必需规范,字迹要工整；分类、统汁准确无误,所以费时、费力.计算机具有强大的信息处理能力,在应用计算机软件之后,无论是起草文件还是传递,都变得简单易行,还有文件资料收集、分类、统计、储存和查阅等环节变得十分方便.

二、存在问题

(一)保密性低易变性高

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法,但也给档案管理带来了安全隐患. 电子信息的内容极易发生变化,使得文件信息的保密性偏弱.电子文档被非法修改后,也难于找寻修改痕迹,纵然现在已有科学的方法可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删或改动,但文档内容依然存在容易发生变化的可能性.电子文件没有特定的字迹,可以根据需要用不同的字号、字体将电子文件输出或改动,无法从字迹上分辨原始性,且不能为每一份电子文件亲自签名盖章,也就无法借助印章或笔迹来判断一份电子文件是否为原稿.现今的网上窃密技术日新月异,进入网络中的任何文件、信息都再不可能做到绝对保密.

(二)对管理人员要求较高

随着信息时代的到来,对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求,管理人员要加强专业知识学习,不断拓宽自己的知识面,提高文字能力、综合分析能力,对于电子信息与电子文件归档或其归档后形成电子文件档案管理,不是单单懂得纸质档案管理方法、、技术理论和原则的管理人员所能胜任的,也不是单单懂得电子技术的人员所能胜任的.这就对档案管理人员提出了相对高的要求.当前,许多档案部门缺乏当代高技术人才,特别是档案信息处理综合型人才奇缺,就算单位引进了现代科技化档案管理设施,但没能综合全面发挥作用,也讲不上档案管理信息化现代化了.

二、解决方法

(一)提高人员素质

尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用,但是人仍然是决定的因素,档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在,这就需要培养一支专业化干部队伍.并利用“培训+自学”的形式,使档案人员在社会发展同时档案综合管理水平不断进步和提高,更好地为单位怎么写作.另外是从硬件上下功夫,不断提高档案管理人员专业业务水平.加强现代化档案管理硬件设施投入,档案管理人员才能运用现代科学设备和方法,更好地做好管理工作,使档案材料充分发挥相存在价值,为单位怎么写作.

(二)信息化管理系统内、外网分离

文档信息化网络内外网最好进行物理隔离,这是保护文档信息化网络最安全、经济、有效的方法.一是用物理隔离卡,将内网和外网分离,使用十分方便；二是用防火墙作为隔离防护措施.任何一种防火墙类型,总的来看,都具有几项基本功能：堵截一些禁止进行的业务；记录进入防火墙的信息内容；过滤进、出网络系统的相关数据；对有攻击性的网络数据进行检测和告警.三是利用路由器作为隔离防护措施,过滤被屏蔽的怎么写作和网络地址；选择性地放行一些正常合法的地址进入信息化网络.

总之,加强档案管理信息化建设,提升档案管理和利用水平,充分发挥档案的信息功能.档案作为人类社会活动历史的衍生物,应以记录信息的原始性和真实性,更全面地发挥档案的作用.