本站原创中图分类号：F230 文献标识：A 文章编号：1009-4202（2010）11-238-01
摘 要 随着全球信息一体化,会计全面实行电算化已成为必然趋势.但随着电算化工作的普及和深入,有关电脑系统的舞弊案件时有发生,而且涉及的金额及造成的损失往往比手工系统大得多.作为会计信息系统重要组成部分的内部控制,在会计信息系统环境下,其作用不是削弱而是加强了.本文针对现行会计信息系统环境下企业内部控制中存在的问题,提出了相应的解决措施.
关 键 词会计信息系统 内部控制 电算化
一、会计信息系统对内部控制的影响
会计信息系统的出现,对传统企业的内部控制产生了比较大的影响,由于会计信息处理方式的改变,传统的内部控制方法面临挑战.原手工操作下一些内部控制措施在电算化后没有存在必要性.如编制科目汇总表、凭证汇总表、试算平衡的检查、总账和明细账的核对；原手工操作下一些内容控制措施在电算化后转移到计算机内了,如凭证借贷平衡校验,余额发生额平衡检查.由此可见,电算化会计除了人这个执行控制的主体外,许多控制方法主要通过会计软件来实现的.因此,计算机系统的内部控制也由手工条件下的单一人工控制转为为人工控制和过程控制.
传统的内容控制主要针对交易处理.计算机技术的引入,给会计工作增加了新的工作内容,同时也增加了新的控制措施.由于系统建立和运行的复杂性,内部控制的范围相应扩大,包含了传统手工系统所没有的控制,如网络系统安全的控制、系统权限的控制、修改程序的控制等以及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等.
二、存在的问题分析
正所谓“水能载舟,亦能覆舟”,会计信息系统的应用,既给企业带来了很大的便利,同时也给企业的内部控制带来了新的挑战.会计信息系统环境下的内部控制是内部会计控制的特殊形式,随着计算机的发展,特别是网络技术的发展,会计电算化系统也将向着更深更广的方向扩展,给企业的内部控制提出新的问题.
会计信息系统内部控制存在的问题主要表现在以下几个方面：
(一)数据安全性差
M公司手工系统中数据的处理和存储均分散于各个部门和人员,而计算机系统的突出特点就是其处理和存储的集中化,使得其处理结果一旦发生错误,就往往在短时间内迅速蔓延,由此对数据安全带来一定的威胁.另外,数据大量集中存储于磁、光介质中,一旦发生火灾、水灾、被盗之类的事件,就可能使全部数据丢失或者毁损,从而增加了数据的脆弱性.
(二)会计人员对不合理的业务缺乏识别能力
尽管计算机运行速度快、精度高,但以其代的手工操作的同时也使系统丧失了人类所具有的对不合逻辑,不合理的及例外事项的判定和处理能力,因此要求在数据处理过程中增加多种检查控制.
(三)会计信息系统输入方面的问题
因业务多,信息就容易混乱,“垃圾进,垃圾出”,即检测如输入数据出错,以后的处理环节再正确,也只能输出错误的信息.另外,计算机会计信息系统的输入过程较手工系统多了一道程序,即需将人类可读的数据转换为机器可读的代码形式,这一环节无论采用联机系统还是采用批处理系统都可能产生一定的错误,由此使得计算机会计信息系统输入方面的补偿控制更加必要.
三、系统完善具体措施
针对企业存在的会计信息系统内部控制的问题,提出的完善措施主要有：
(一)加强程序操作控制和人员职能控制
为了保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,企业应制定上机守则与操作规程的办法,这是操作控制制度化的具体体现.其主要包括：无关人员不能随便进入机房操作；各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证；数据录入员对输入数据有疑问,应及时核对,不能擅自修改；机房工作人员不能擅自向任何人提供任何资料和数据；不准把外来的软盘带进机房；发生输入内容有误的,需按系统提供的功能加以改正,如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正；开机后,操作人员不能擅自离开工作现杨；要做好日备份数据,同时还要有周备份、月备份.当然,这些制度并不是一成不变的,还必须随着企业经营的变化而不断修改完善
(二)加强企业系统安全控制和内部审计的力度
加强系统安全控制主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方面入手.主要的控制措施包括：订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑；设置操作权限限制；操作人员身份的控制；数据存储和处理相隔离；机房的工作环境保护.网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等.针对这些方面,可采用一些安全技术,主要包括：数据加密技术,访问控制技术,认证技术等.网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的,尽量使用光纤传输,接入口应保密.通过上述技术可基本确保财务信息在内部网络及外部网络传输中的安全性.内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排.
(三)发挥企业内会计电算化专家的作用并建立合理的工作规程
随着市场经济条件下企业竞争的加剧,企业意识到要提高管理和决策水平需要依靠各行各业的专家.公司在日常经营过程中,会将公司各重大事项及时报告会计方面的独立董事,在第一时间召集专门委员会会议,推动各委员会的有效运作,及时听取独立董事意见,并将专门委员会意见以及独立董事独立意见作为董事会决策的重要依据,让独立董事在各擅长的领域发挥决策参考的作用,提高董事会的决策效率和决策水平.公司将建立起会计电算化合同管理制度,规范合同审批流程.公司董事会一直重视审计部门的工作,企业应招聘一名会计电算化方面的审计人员.根据实际需要企业应继续充实内部审计部门的力量.