本站原创【摘 要】在会计电算化环境下,整个会计工作的集合关系、职能分权以及企业数据管理方式等都发生了改变.这一改变使得原本已较成熟的企业内部控制开始变革并日渐显现出其局限性,迫切需要对企业内部控制进行调整,以适应新的情况.本文分析了会计电算化环境下企业内部控制的变化,指出内部控制存在的问题,并给出相应的改进建议.
【关 键 词 】会计电算化；内部控制；对策
内部控制是指一个单位为了实现其经营目标,保护资产的安全、完整,保证会计信息资料的正确可靠,确保经营方针的贯彻执行,保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称.
电算化会计是将计算机等现代话的电子信息技术真正应用到会计中的一次革命.它从一开始简单的数字计算逐渐发展为全面的信息核算,从而进一步发展到具有人工智能的会计管理信息系统阶段,它使原始的手工会计人员从繁重的手工核算报表等工作中解脱出来,大大提升了工作效率,并且其科学性也得到认可.采用会计电算化以来,会计相关人员的工作内容、会计工作的职能划分、责权关系、稽核关系及会计文档的管理形式都产生一系列的变化,尤其是对企业内部控制的影响最为强烈.
一、会计电算化对内部控制的影响
1.内部控制对象改变
传统会计手工记账的条件下,整个会计工作的核心因素是人,换言之,控制实施会计活动的主体就是人.在这种环境下,内部控制的主要方式就是职权的划分,以达到内部互相牵制互相监督的作用.不仅如此,对于会计业务处理的关键性环节中,相应的稽查制度和审查方法相继诞生,例如：账账核对、账实核对、账证相符的原则,以及各级审查签字盖章的制度和措施,可以说这是一种人对人进行的相互控制.会计信息化后,会计软件的使用使得账务处理由人对人的控制变更为人与计算机的配合与控制.
2.会计信息安全程度的改变
手工记账时期,企业的一切经济业务均记录与纸上,录入各项凭证和账簿中,如果遇到任何修改都清晰可见,再加上审核环节层层把关,真实性与安全性相对较高.而在会计电算化下,会计人员只需录入原始的信息数据,其他程序则由计算机来完成,并且将数据存储在磁介质中.这种条件下会计信息的可靠性和安全系数都会有所折扣,因为人们对于数据的修剪无迹可寻,使得更改数据变得相对容易了许多.因此数据的安全性问题成为内部控制中的一个非常重要的问题.
3.原始手工会计的内控方法失效于会计电算化
手工会计与电算化会计对会计信息的控制有很大的不同.手工会计主要采用结构控制方法,包括设置相互牵制和制约的会计岗位,通过对会计业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制.比如,总账、明细账、日记账分别记录,结果相互验证；通过对账和内部审计进行账证核对.账账核对,保证记账的明确；为防止滥用凭证或随意毁损、伪造、修改凭证的发生,采用多联套写凭证或预先编码方式等.而在电算化环境中账账核对已失去意义,对输入凭证的审核成为控制的重点,人员分工要通过系统的授权管理才能实现,数据处理流程要由计算机系统来控制等等,计算机会计系统内部控制的内容更为广泛,技术要求也更高.
4.会计环境的复杂化
21世纪是信息化时代,计算机及网络的应用遍布全球,方便我们生活的同时,也为会计系统带来了更多麻烦.为了能够确保会计电算化环境下会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性,真正达到企业进行内部控制的目的,企业会计的内部控制的范围逐渐扩张,内容页逐步丰富.例如：网络安全与病毒防杀、系统授权、硬件和软件的维护与管理、系统管理人员与维护人员的岗位责任制度,以及相互的牵制制度等,一步步都迈向信息化条件下内部控制所必须面对的处境.
二、会计电算化环境下企业内部控制存在的问题
1.磁性介质修改无痕化、账簿体系牵制低效化
手工会计中记录会计信息的各种凭证、账簿、报表具有较好的直观性和明确的勾稽关系.各不相同的笔迹也能作为内部控制的手段.但是面对电算化的环境下,点和此信号则更多的被运用和采纳.因此,许多不法分子可以趁机进行舞弊行为,影响信号的接受等,从而对企业的信息管理造成巨大影响,从而使得企业内部稽核难度加大.
2.电算系统脆弱化、差错发生频繁化
网络支付以及远程的信息传输,都将面对网络的大环境.这无疑增加了信息被拦截,被篡改的风险,也因此,会计信息系统更加迫切的需要多重保护功能辅助、协调进行会计信息的管理以及业务往来、信息传送.许多关键性信息一旦遭遇拦截或被篡改,将会对企业造成极大地影响,带来巨大的损失.
3.无法保障会计信息的完整性、安全性
手工会计系统的内部控制以人工控制实现.会计电算化系统的内部控制则具有人工控制与程序控制相结合的特点.电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能,这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序.如程序发生差错,由于人们对程序的依赖性以及程序运行的重复性,增加了差错反复发生的可能性,使得失效控制长期不被发现,从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性加大.
4.会计电算化与人工会计同步进行,违背了电算化会计的初衷
会计电算化代替传统会计,很大程度上是电算化会计效率高,准确度大且运用较广泛的诱因造成的.如今却又一部分企业选择运用电算化会计的同时附加传统手工会计,做到两类会计完成记账后的张张核对,在这过程中,电算化会计必然只能迁就传统会计人工记录的缓慢过程,导致了整个会计周期依旧较长,没有起到其应有的效果和作用.
三、完善会计电算化条件下的企业内部控制
1.加强系统安全与网络的安全控制
会计电算化要求整个外部环境的良好稳定.如果突然断电或者网络不安全,都有可能危害到会计电算化条件下的信息管理,对企业造成巨大损失.加强系统安全控制主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方面入手.网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等.针对这些方面,可采用一些安全技术来进行辅助.网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的问题,尽量使用光纤传输,接入口应保密.通过上述技术可基本确保财务信息在内部网络及外部网络传输中的安全性.
2.加强内部审计管理
内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排.在会计电算化中,由于是人与计算机携手作战,所以对于内部审计的要求会更高、更严肃.我认为,内部审计必须包括以下几个方面：（1）定期检查会计资料,进行审计工作,查看是否符合会计法的相关规定,是否存在违法或不合理的现象；（2）作为审计部门,要确保持有数据域企业上缴报表数据的一致性,并适当进行账账核对等工作；（3）审计部门应该对于企业数据的保存进行监督,确保其安全性、合法性,防范不必要的损失出现；（4）对于企业会计电算化的整个系统进行评估审核,检测运行各个环节是否存在漏洞.
3.加强会计流程控制和会计档案管理
由于不同子系统所处理的业务不同.所以处理中的控制内容和方法也不一样.账务处理系统的主要控制有处理流程控制、数据修改控制、数据备份和恢复控制、结账控制等.例如：会计数据一般要按输入―复核―登账―结账―打印报表等流程进行处理,这是一个严格的工序.会计核算软件必须能自动识别凭证数据所处的加工步骤,以便严格控制这个流程.
在实行会计电算化之后,随着存储介质的改变,对会汁档案管理的要求也比较严格,同时,对会计档案的概念也就有所发展.在会计电算化情况下,除了打印输出的账、证、表以外,整个系统开发形成的全套文档资料都属于会计档案的范畴,另外,对存有会计数据的有关介质也应妥善保管.