本站原创中图分类号：F230 文献标识：A 文章编号：1009-4202(2011)06-000-02
摘 要 随着我国计算机及互联网的高速发展,会计电算化得到迅速普及.会计电算化系统替代传统会计工作,使会计工作的效率得到提高.本文主要分析了会计电算化的企业内部控制中存在的问题及对问题提出了相应的建议.以确保在企业内部会计实行电算化后的系统可以正常、安全、有效的运行.
关 键 词会计电子化 企业 计算机
网络计算机时代的到来,对很多学科产生了深刻的影响,会计也不例外.计算机信息化对会计的挑战主要表现为会计已经依托计算机技术进入了电算化时代. 会计电算化就是基于互连网,借助现代信息技术,运用专门的方法,通过人机结合,来进行会计统筹工作.会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,是一个应用电子计算机实现的会计信息系统.它实现了数据处理的自动化,使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统.会计电算化是会计发展史上的一次重大革命,它不仅是会计发展的需要,而且是经济和科技对会计工作提出的要求.
一、企业内部施行会计电算化的形式变更
施行会计电算化得企业内部控制的组织形式发生了变化,传统的会计工作环境下,内部控制的原则是：职务相分离,职权不相容,不同的工作人员在各自确定的工作领域内工作各司其职,各级主管依照相应的制度进行严格的监督.在电算化会计环境下,授权控制是最主要的组织原则.工作人员利用授权程序所提供的文件和口令,获得相应的权利,在会计电算化系统里处理授权范围内的业务.内部控制的形式已经由原来的制度控制转变为制度控制和程序软件控制.这就意味着在新的会计工作环境下,加强财务软件的系统权限控制、口令管理程序控制、修改程序控制、网络系统权限控制等工作成为内部控制的又一项重要的工作.
传统会计工作中,数据的来源于科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析后进行的人工汇总计算,这样的数据处理形式迫使财务人员的工作量很大,同时要求财务人员具备专业的业务水平,否则计算出来的数据很容易出现错误.但是会计电算化会计环境下,财务人员只需要会操作相关的软件.录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录,通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成,同时可以根据需要生成会计报表.这样极大的提高的财会工作的效率而且最好得到的数据也更具有参考价值.
实现会计电算化后,由于结算对象、企业内部控制范围、审计内容、数据处理方法与技术等的改变,对财会人员素质的更高要求.不懂得计算机的财会人员,会因为数据处理形式改变而无法实施跟踪核算,会因为不懂得电子化的特点和风险而不能审查和评价其内部控制,会因为不会使用计算机和网络系统而无法对庞大的数据进行审计.实现会计电子化以后,审会计工作的顺利开展,必须基于一定的计算机技能、网络知识和完备的核算等多方面的综合运用,这对财务人员的业务素质提出了更高的要求.
二、企业内部进行计电算化中应该注意的问题
会计电算化系统环境下的内部控制是内部会计控制的特殊形式,随着计算机的发展特别是网络技术的发展会计电算化系统将向着更加深广的方向发展,将给企业的财务管理和经营管理带来新的机遇.会计电算化系统取代传统的手工会计系统将是一种趋势.但会计电算化系统在我国还是新生事物,与传统的手工会计系统相比还存在着许多问题.
(一)财务人员对于会计电算化的操控能力问题
尽管计算机准确性高而且运行速度快,但同时也使系统失去人类所具有的对不合理、不合逻辑以及例外事项的判断和处理能力,因此需要要求在数据的处理过程中增加多种检查控制.
企业内部会计电算化后,会计核算的工作环境就发生了很大的变.会计部门的组成人员也会有相对的变更.除了会计、财务专业人员外、还需计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家、财务、会计专业人员参与到会计统计工作中来.对于会计部门的计算机信息技术处理能力要求更高了.需要财会人员不仅能利用计算机完成基本的会计业务,还能利用计算机完成各种原先其他部门完成的更为复杂的业务活动.因此,要保证企业财产物资的安全完整,保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠,达到企业管理的目标,企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要,内容控制的范围和控制程序较之手工会计系统变得更加复杂和更加广泛.另外传统的会计工作只需要保存好相关的纸质数据文件既可.而会计电算化增加了许多内容,不仅需要保存、保管好已存储在电子介质中的各种会计数据和计算机程序.还需要对计算机病毒的防治、计算机操作的管理、会计信息建立妥善的保管措施.
(二)会计的数据安全隐患
会计电算化中的数据大量集中存储于光、磁介质中.这样就存在一定的安全隐患.对于一个企业来说财务数据是及其重要的内部资料.这些数据一旦被被盗、或者因为一些外在不可避免的原因造成数据毁损或者丢失.那么将给企业带来巨大的损失.另一方面光、磁介质对环境的要求较高,这样保存数据的介质具有脆弱性的特点.在手工系统会计中数据的存储和处理分散于各个人员和各个部门,而计算机处理的特点就是和存储的集中化,因此会对数据安全性带来一定的威胁.一旦未经授权的人员利用计算机轻而易举地浏览其他部门数据和文件,就容易使得机密数据泄漏.
三、就当前企业内部电算化控制的建议
（一）加强会计电算化系统操作和维护控制
对于会计电子化系统的操作和维护主要分为四个方面：1、修改会计核算软件的监督和审批制度.对会计数据设置不同的操作权.如果修改凭证,不管是冲销,还是重做,要有相应权限.要对修改部分留有痕迹,如操作员名称,修改内容,何时修改等,以便做到有据可查.2、对会计数据和会计软件采取严格的安全保密的措施.企业的财务人员建立数据备份制度是保证会计信息安全性的有效保障,系统一旦出现故障,可以随时使用备份恢复系统.3、技术人员要定期检查和维护财务人员的计算机系统,确保计算机可以正常的运行.4、企业需要派遣专人管理机房,保证机房设备安全.
（二）加强会计电算化系统执行主体的控制
在新的形式下建立新的授权的控制制度和职能分割制度是财务系统安全运行的重要保证.重点应该关注如下几个方面：1、系统与程序开发、输人数据的控制、计算机操作,在可行的情况应该给予分离.2、建立以提高内部会计人员素质为目的的控制措施,组织网络安全方面及高级程序语言的培训,大力开展计算机辅助审计技术的培训.培养一批既懂审计和财会又精通计算机应用技术的复合型会计人员.3、会计人员应该确定是否制定了有关计算机硬件、计算机程序、数据传送、数据文件输入和输出资料以及人员的安全规定.该项检查应该不仅涉及怎么写作器的计算机设备,还应包括其他计算机终端、通讯设施及其他设备.
(三)企业应该加强对会计电算化系统档案管理
完善的会计档案管理制度主要由下面几个方面构成：1,科学规定会计档案的有关权限.第五,保证会计档案安全与完整.2,会计电算化系统文档视同会计文档保管,保管期限截止该系统停止使用或有重大修改后的三年.3,实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存,保存的有关规定按《会计档案管理办法》的规定执行.4,妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质的措施.
（四）建立对网络使用的安全措施
1.加强对重要网络设备的管理.使用和管理好路由器及网关机等网络设备,路由器可以有效地限制外部访问,网关机可使本网络和其他网络能加以隔离,这一切都极大地提高了网络的安全性；2.设置良好的网络环境.对于网外的访问既不能一概拒绝,也不能全部接受,应做到有条件的限制网问；3.设置防火墙并安装使用杀毒软件.加强安全教育,健全并严格执行防范病毒管理制度,定期检测并清除计算机病毒；4.抓好网内主机管理.作好用户名和主机管理工作,防止非法用户窃取信息破坏系统
在计算机信息技术飞速发展的环境下,财会工作电子化,不是简单的对于财会数据修补和完善,而是一次深刻的技术变革,这也充分体现出网络经济的特征.归根结蒂只有不断研究探索新的方法、新的途径融入到传统的会计工作中去,这样财务人员才能更好的适应会计电子化的转变.