本站原创摘 要 ：随着社会主义市场经济的快速发展,信息化被逐渐运用到企业生产的各个领域.在这种环境下,会计信息化在我国企业的内部控制中不断地普及,为现代企业的会计发展注入了一些新的活力,带来新的思路.但同时,也给企业的内部管理带来了一些新的难题.因此,只有正确区分会计信息化的利与弊,找到解决弊端的方法,才能充分发挥会计信息化在企业内部管理中的作用.
关 键 词 ：会计信息化；内部控制；分析
企业信息化是企业内部为保证企业能够安全、高效、有序的进行生产经营活动,而制定并贯彻执行的一系列信息化的活动和措施.会计信息化是企业与外界沟通以及企业内部相互沟通的有效桥梁,为现代企业管理提供了便利的工具.如何利用会计信息化加强企业内部控制是企业面临的新的重大的课题.
一、会计信息化的发展历程
会计信息化起源于美国,自计算机开始普遍应用于会计科、核算,采用电子数据处理系统处理会计.完整的会计核算体系是在1965年以后逐渐形成的,主要组成部分是材料核算,工资核算,成本核算,销售核算,会计报表编制等.支持系统的存贷管理、应收账款管理等决策是在20世纪70年代出现的,主要功能是对企业的经济活动的预测、决策、管理控制、核算和分析等.管理型软件经历了材料需求计划软件、制造资源计划、企业资源计划三个阶段.不断的优化完善,简便了企业的管理,成为现代企业管理中不可缺少的适用的工具.会计信息化具有全面性、开放型、智能性、多元性和渐变性的特点,无论是从范围上、功能上还是技术上都具备足够的能力.
我国的会计信息化在20世纪70年代初才有了单项业务的处理,起步较晚.但发展速度较快,80年代形成了较为完整的会计核算系统,决策支持系统在90年代产生.近年来,随着国产的企业处理软件及财务软件不断改进,我国会计信息化的发展水平大大提高了,同时我国企业的管理和企业的竞争力也加强了.
二、会计信息化对企业内部控制的影响
1.会计信息化给企业内部管理带来的有利影响
人员和职位的内部牵制是传统的手工会计环境下制约内部控制的重要因素,效率低,过程繁复.企业的经济业务都记录在纸张上,手工录入各种证、账、表,修改和删除数据麻烦,且容易丢失.计算机内部控制和人的控制相结合是会计信息化条件下内部控制的主要特点.会计账务的处理都是通过会计软件来实现的,计算机只需要将除了原始的数据外的其他程序数据存入磁介质中.
2.会计信息化给企业内部管理带来的不利影响
会计信息化的条件下,人们修改和删除数据变得很容易,使会计信息的安全性降低.内部控制的内容随着计算机技术和网络技术的引进而增加了,内部控制需要做好网络安全、系统权限的控制,计算机操作管理、病毒的预防,硬件与软件的维护和管理等工作.内部控制的重点也发生了改变,由原来的证实相符、证证相符、证账相符、账账相符以及人员与职位之间的牵制制度,转变为数据输入、会计信息的输出、人机交互处理、计算机系统间的连接等的控制.
3.会计信息化下的内部控制中存在的问题
(1)在会计信息化的条件下,由于功能职责比较集中,相应的职责也就出现了集中的现象,使内部管理中存在了错误和舞弊的风险.
(2)虽然现在的会计系统软件有一定的智能化程度,但还是会出现经济业务的合理性、合法性和真实性无法判断的现象,不能完全取代人在经济活动中的作用.会计信息系统所能产生的作用是有限的.
(3)会计信息化的条件下,由于过程中计算机的全权参与,一旦某个环节出现错误,将会引起一系列的连锁错误,造成输出结果出现严重的误差,影响最终的质量,不能人为的参与去改正错误.
(4)会计信息化的环境下,因为其“开放性”特征,大量的信息是开放的,使得企业内部控制的风险加强,很多或不法分子通过高技术手段来截取和篡改信息,威胁会计信息的安全.
三、会计信息化条件下内部控制加强的措施
1.优化控制环境.首先,要调整组织结构,建立恰当的组织机构和职责分工制度使内部人员和岗位职责相互配合相互制约,控制舞弊情况的发生.遵循不相容职务分离的原则,设立会计岗位和系统管理岗位,负责基本的核算及档案管理工作和信息系统的操作管理维护的工作,有效的全面的控制.其次,要提高管理者素质,提高管理者的信息意识,使会计信息化的观念能够真正的被管理者所理解和接受.在会计信息化的条件下,应该注重培养管理者的业务能力和素质,理解会计信息化对内部控制的有利和不利影响,有效实施内部控制制度.注重对人员的选择、使用和培养,把加强人员的培养作为内部控制中的重要程序,制定合理的奖惩制度,鼓励人员积极的投入到工作当中.最后,要从企业的长远利益出发,加强会计信息化人才的培养,提高人员在信息化环境下的专业技能,推动会计信息化条件下内部控制的发展.
2.正确的对风险进行评估和分析.会计信息化给会计工作也带来了一定的风险,比如由于操作不规范以及玩忽职守、计算机维护不当等原因造成的风险,软件开发和设计中存在的风险等.因此管理者要正确的进行风险评估和风险分析.第一,要加强控制系统操作.每个用户的安全级别和身份的标识必须有明确的规定,对具体的访问对象要分别定义.会计信息化的应用,改变了内部控制的重点,会计数据的输入、输出和处理过程必须得到严格的控制,输入数据的正确性必须得到保证.输入和输出的数据都应该有授权,并对发送对象已发送的数量有详细的规定和记录.第二,要做好系统维护控制.企业要对系统的硬件和软件进行定期的检查和维护,以确保会计信息系统的正常运行,并及时的记录和修正检查过程中出现的问题.为保障系统的安全,对软件和硬件要进行定时的升级.第三,加强控制管理信息化会计档案.必须针对系统运行过程中生成的各种账簿、凭证、报表作出妥善的处理,防止会计信息的流失,保证磁盘的存放环境的安全、洁净、通风良好.为防止由于储存介质的损坏而造成的会计信息丢失,要定期检查和备份会计档案.
3.优化监督管理机制.在会计信息化条件下,应该建立健全监督管理机制,从定期的现场审计转向实时或定时的在线网络审计,通过网络分散和实时连续抽取证据进行审计,着重于验证企业内部形成的明晰信息的真实可靠性.为保障信息的安全性,必须控制整个系统的网络.为保证计算机内信息与书面材料相一致,要健全内部审计,对会计资料进行审查.监督保存方式的安全、合法性.对系统运行的各环节实行监督审查,防止出现漏洞.根据日常监控所发现的问题,及时的分析处理,确保系统运行的正确、安全和高效.完善外部监管体系,建立和完善新型的外部监管体系.通过政府机构、社会相似度检测机构及社会公众对会计信息进行甄别和评价,剔除主观因素,使信息更加的公正客观.
4.加强法制建设.会计信息化的运用帮助企业迅速、高效、准确的处理会计数据,但同时给企业带来了高科技犯罪的隐患.因此需要制定专门的法律来预防和阻止高科技犯罪行为的发生.对那些舞弊行为,要规定相应的惩处措施.会计信息系统软件中的数据、软件、硬件都应该受到法律的保护,使现代企业能够健康安全的发展.以法律条文的形式明确会计信息化条件下的管理制度,加强针对会计信息化舞弊或者高科技犯罪案件的立法,使会计信息化的内部控制有法可依.
四、总结
在会计信息化的条件下,企业内部控制面临着各种挑战和控制.信息化给现代企业管理工作提供了很大的帮助,同时也增加了企业内部控制的难度,使企业的内部管理面临着一定的安全隐患.因此企业只有加强企业的内部控制制度的建设,使会计信息化在企业管理中的作用得到充分的发生,推动企业的发展.