会计电算化环境下的内部控制

摘 要 ：随着会计电算化工作的普及和深入,传统的手工记账被计算机记账替代,极大地提高了会计工作的效率,会计核算及管理工作随之发生了很大的变化,同时也使财务管理工作面临着新的课题.在会计电算化条件下,如何确保会计各岗位之间有效的制约和监督,保证会计资料的真实、完整、准确,就必须随着形势的变化,建立健全相应的内部控制制度,有针对性地加强管理和控制措施,本文就如何建立健全电算化条件下的内部控制制度进行了初步探讨.

关 键 词 ：会计；电算化；内部控制

中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）03-0-01

当前,随着电子信息技术日益普及和深入,交通系统各基层单位相继建立了电算化会计系统,会计核算和财务管理环境发生了很大的变化：一方面,由于使用了计算机,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高,减少了因人为的疏忽大意及计算失误造成的差错；另一方面,实施会计电算化后,原有的内部控制制度已不能充分顺应会计电算化的发展要求,为了确保提供及时、可靠的会计信息和单位财产的安全,充分发挥会计电算化的优势,建立健全适合会计电算化系统的内部控制制度显得尤为重要.

一、会计电算化条件下内部控制的环境变化

1.操作无形化和存储介质无纸化存在缺陷

在手工会计信息系统中,会计数据是手写的文字、符号,直接记录在纸上,直观性较强,不同的笔迹可作为控制的手段.会计人员之间的业务是通过相互交接完成的,因而很自然地形成了相互制约、相互监督的关系；而电算化信息系统中,各种业务都是通过计算机系统完成,只能通过对操作员身份的识别及授权控制来完成,都有别于手工会计信息系统,手工会计信息系统中易于辨认的审计线索如笔迹、印章等在电算化环境下已无处可寻.

2.内部稽核机制削弱

手工会计信息系统中,每一笔经济业务的处理都需要经过多重手续,严格遵循有关的制约监督机制进行操作,必须经过严格的审核复查机制,形成严密的内部牵制制度,存在相互牵制、相互核对、检查监督等重要措施.实行电算化后,许多业务处理程序被大大简化,大部分处理由计算机完成,一些内部牵制措施无法执行,会计人员无法直接参与和控制,其审查、稽核机制被削弱.

3.会计工作质量依赖于计算机软、硬件系统自身的可靠性及会计人员本身的操作水平

手工会计信息系统易于保持经济业务的连续性,而在电算化会计信息系统中,一旦系统由于自身或操作员的失误而崩溃,就可能使会计工作陷入瘫痪,手工会计信息系统下,会计核算的质量取决于会计人员的业务水平、职业道德及对会计有关法规的理解和执行效果,传统会计在大量实践的基础上,积累了丰富经验并形成了一整套完整的管理制度,而电算化系统中,操作环境的改变使传统的管理控制方式失去了发挥功能的土壤.为了减少失误操作,提高输出会计信息质量,电算化会计信息系统必须具备严密的内部控制功能和手段.

二、加强电算化内控制度的措施

1.加强电算化会计岗位内控制度建设

(1)合理分工、明确职责.会计主管人员应该检查会计岗位的组织结构、职权、责任的分配情况,按照职责权限进行合理授权分工,确保处理电算化会计业务过程中各岗位间的相互监督和制约.

(2)加强培训,不断提高会计人员的素质.要使会计人员定期参加培训,以提高他们的计算机业务水平和职业道德水准,增强遵守各种法规的自觉性.要选拔既懂财务知识又有一定计算机知识的专业人才充实到队伍中.会计主管应当熟悉整个会计电算化处理业务,以便对单位电算化会计工作进行监控和指导.

2.加强电算化程序操作控制

为了保证财务信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,应制定严格的上机操作规程.操作规程主要指计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等.其内容主要包括：(1)各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证；(2)数据录入员对输入数据有疑问,应及时核对,不能擅自修改；(3)发生输入内容有误的,需按系统提供的功能加以改正,如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正；(4)开机后,操作人员不能随意离开工作现场；(5)要做好数据备份.当然,这些制度还必须随着单位情况的变化而不断修改完善.只有通过完善的制度才能减少错误的发生,从源头上确保会计信息的真实性和可靠性.

3.加强电算化系统安全控制

安全控制是非常重要的,因为它是计算机系统运行的外部环境,主要包括人员安全、硬件安全和软件安全.主要的控制措施包括：(1)订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑；(2)设置操作权限限制；(3)操作人员身份的控制,规定交接班手续和登记运行日志；(4)数据存储和处理相隔离,严格控制系统软件的安装与修改,对系统软件进行定期的预防性检查,系统被破坏时,要求系统软件具备紧急响应、强制备份、快速重构和快速恢复的功能.

4.内部审计控制

内部审计是内部控制系统的重要组成部分,也是加强单位内部控制的一个有效手段,内部审计在某种程度上可理解为对内部控制的再控制,对内部控制环节的检查、监督、评价是通过内部审计来完成的.在电算化会计系统中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求.内部审计主要包括：对会计资料进行定期审计；审查机内数据与书面资料的一致性；监督数据保存方式的安全、合法性；对系统进行各环节的审查,防止存在漏洞；检查和监督内部控制制度的建立和执行情况.

三、结束语

总之,任何电算化系统都不是无懈可击的,任何规章制度也不是天衣无缝的,完善有效的电算化系统及管理制度是电算化会计系统安全之本；提高会计电算化人员素质,规范和完善电算化会计系统操作和管理章程,重视内部审计,是当前强化电算化环境下内部控制的关键所在.