本站原创会计档案是指会计核算的专业资料,主要有会计凭证、会计账簿和会计报表等.其中,凭证类包括：原始凭证,记账凭证等；账簿类包括：总账,明细账,日记账,备查账等；会计报表类包括：会计报表、附表、附注及文字说明等.另外还有其他一些辅助资料,例如银行对账单和银行存款余额调节表、程序文件会计档案移交清册等.从会计档案包括的这些类别可以清楚认定,会计档案是十分重要的.因为会计档案是对一个企业各种经营活动的最精确的反映和记录,企业的会计档案可以让使用者了解到各项经济活动的脉络；还可以为国家各种政府部门提供该企业全面的的经济资料,为国家宏观经济政策的制定者和企业经营决策者提供非常有力的决策依据.因此,会计档案的保管不管是日常保管还是应对可能的突发事件都是十分重要的.针对可能发生的地震,要建立相应的机制,尤其是处于地震带的省份,在日常保管方式基础上要特别有针对性的设计出预备方案.在我国,地震活动大体分布于五个地区.该五个地区分别是：华北部分地区,包括太行山、阴山、燕山一带、山东部分地区以及渤海湾周边；西北部分省份和地区,包括甘肃河西走廊一带、青海、宁夏；西南部分省份,包括四川西部、西藏和云南中西部；广东、福建等东南沿海部分地区,台湾省以及台湾近海域.因此,建立整套的会计档案保管方案就尤为重要.
一、会计档案的日常保管细则
做好会计档案保管工作首先要把工作做到细处,不能马虎.日常保管要求要达到如下的标准：（1）不断完善会计档案保管人员的责任制,不断加强会计制度的法律约束力,保证会计档案的安全与完好.（2）会计档案的管理要设立专门的房间专门的人员,同时进行系统的分类、和编号,摆放时也要按照既定顺序,方便以后查找和翻阅. 存在会计档案房间应该具有一定标准,符合防火、防盗、防虫、防潮等要求,同时要建立保密体系,要定期的进行检查,防止丢失毁损等状况出现.（3）外单位如果要查阅本单位保存的会计档案,必须经会计主管及以上的相关同志签字批准,同时要有正式的介绍信,并有本单位人员在场,对查阅哪些档案做好记录.无论本单位还是外单位的人员在查看会计档案时应该保护好档案,在档案文件上作标记是不允许的,更不能更改.如果有会计档案需要复印的,要有保管人员事先审核签字后方可进行.本单位会计档案只能在本单位查阅,一般情况是不能借出的.如有特殊需要,比如机关要进行借出取证等情况,必须报告并经上级主管部门批准后方可.
二、针对会计电算化的档案管理要求
目前大多数企业已经全面实施了电算化系统.所以处了上述传统保管方式外,还要针对电算化系统的特点进行有针对性的档案保管工作和要求.（1）会计档案的汇总.要定期的（如一个季度或一个月）把存在于电脑软件中的相关会计数据全都备份到其他存储介质,如光盘、优盘、移动硬盘上,使会计档案存在于至少两个完全独立的计算机系统内.这样即使一个出现不可恢复的问题,另外一个还可以作为保障.会计人员应把这些会计档案的备份文件保存好,有朝一日真的出现原系统不可逆转的数据损失或破坏,则可以在最快的时间内,恢复原始数据.使损失降低到最小.（2）会计档案的存储.电算化所形成的会计档案通常是存储在电脑硬盘和光盘等介质上的,这些存储介质都有自己的物理特点,比如说硬盘怕水怕震动而光盘则怕划伤怕弯折怕磨损,因此没有任何一种存储方式是百分百保险万无一失的.针对此问题,需要对这些档案存储时准备双份的备份,也叫做“AB备份法”来备份相关数据,而且要把各个备份分别存放在不同的地点,这些地点最好相隔足够的距离,比如A备份存放在总公司档案室,B备份存放在分公司,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的一起毁灭与系统的不可恢复性.存储好之后也要定期对各备份保存的档案进行检查,定期进行更新,以防存储介质遭到损坏,使备份失去效果.更新的间隔越短越好,但也要考虑成本问题,可以根据企业业务规模大小,重要性程度制定更新方案和进度,但一旦制定要严格实施.还有一个问题是特别需要注意的,就是财务软件与对应的电算化会计档案是否是一致的版本.这是由于软件版本不同情况下形成的档案数据结构有可能会有不一致性,也就是说在调阅档案时可能出现问题,或者不可预料的故障.所以要保证他们是相同的版本是很重要的.（3）合理利用财务软件系统的自动自主备份机制.财务软件越来越科技化,基本可以不需财务人员操作,或者只通过几个参数的设定,就可以做到定时定范围的自动备份,当设定的时机或条件符合时,程序会自主实施备份.这就避免了因为操作人员主观懈怠或客观上出现意外忘记备份的情况.一是计算机发展支持了会计档案的自动备份.第一,计算机硬件的数据处理功能已经较前些年有很大的提升,而且也可以接受,这就是企业购写具有快速备份和存储的计算机的成本下降.目前高速度的计算机在备份会计档案时,使用者几乎感觉不到多少滞后,也就是占用系统资源的百分比已经很低,不会对其他程序有多大影响.第二,计算机软件的技术也在不断精进,采用智能算法,使自动备份功能变得在逻辑上轻巧很多.故此,在突破了软硬件以及成本等因素的制约后,自动备份的技术应在会计档案的保存中发挥更大的作用.当条件或时间等要素达到事先设定的要求时,例如每月的15号或每个星期六财务软件系统就可以自主的对指定范围内的会计档案进行备份.而且在备份的时候,系统会自动将源数据库与备份数据库做比对,如果指示信号为源数据库自己拥有的,则可判定是最近一次备份后产生的新记录,于是系统会将该数据加入到备份数据库中.但若是指示信号是一致的但具体数据内容却不相同,则可以判定源数据库被改动,系统会提出警告等候操作者输入指令进行相应处理；如果指示信号对应数据内容都一致,则可判定记录是正确的,就可以进行下一条记录的处理了.二是会计档案自动备份的必要性.鉴于企业财务人员的专业水平和职业素养高低不同,多数会计软件,特别是用友、金蝶等大型会计软件,在设计程序时会默认设置间隔很长时间没有人工手动备份时,系统会自动对会计档案进行备份.这样可以降低人为因素导致的备份不及时,当故障出现时,如果没有人工备份的数据库,软件操作者就能启用系统自主备份的数据,使损失降到最小.
三、针对地震等不可抗力灾难的特殊备份机制
一旦地震发生,就算企业日常备份工作做得再好,也可能无济于事,因为地震发生时整个企业都可能毁灭甚至是一个城市.所以档案的保管就要由本地保存延伸到异地保存、网络远程备份等.远程备份提供的是一揽子的解决方案,该方案包括软件和硬件设备两个构架,例如可以将公司数据复制到远程数据处理中心,将数据备份到磁盘介质中的工作在数据中心内就可以实施.这种方式的好处是,可以不需要远程工作场所的备份处理或IT等相应支持,这样可以很好的做到集中数据管理,数据泄露的可能性非常小,于是安全性会变得更高. 另外,相关厂商所提出的远程备份解决方法是有针对性的的,比如用友和金蝶都有相关的远程备份解决方案.而有些公司的方案采用比较先进的软件方法,如Veritas Software公司的Storage Replicator,先是完整对每个远程怎么写作器上的直连存储设备或网络存储设备进行备份,然后再以增量的方式通过互联网等媒介将更新的数据传送到数据中心.针对网络远程备份的速度慢,传输容易出错的情况,某些大型企业有很多分公司,而通常每个公司都有若干台怎么写作器,这样的集团型企业可以采用这样的办法：先在本地磁盘备份设备中将多个备份合并,然后再在广域网上复制数据.因为,设备在一个局域网进行怎么写作器备份的速度可以是非常快的,然后再将更新部分的数据通过速度较慢的广域网发送至数据中心,数据中心则可以其他磁性介质进行存档,整体时间会节省很多.
（编辑 余俊娟）