本站原创【摘 要】我国的公路建设项目是在特定时代背景和法律制度下推动国家基础建设和拉动国家经济的重点建设项目,其档案材料的收集、整理、归档是项目建设必不可少的一部分.本文针对我国公路建设项目的实际情况,参考沿海高速公路沧州段土建三合同文件材料立卷归档实施过程,阐述公路建设项目文件材料立卷归档实施要点,并分析现行立卷归档管理办法的不足,提出可行性实施意见,构筑简单明了且完整可用的实施方案.
【关 键 词 】公路建设项目；文件材料；立卷归档；实施要点
1.引言
沿海高速公路沧州歧口至海丰段位于河北省沧州市东部渤海湾顶部,路线呈西北-东南走向,起于黄骅市歧口村西,终于海兴县海丰村北,路线全长49.825米,它的建成将加速沿海高速公路的贯通、实现黄骅港与天津港、曹妃甸港、秦皇岛港、青岛港以及大连港的快速连接,同时承担着我国沿海地区的国防任务,项目建设意义重大.自2011年3月1日起,沿海高速公路沧州段施工已进入收尾阶段,各施工单位通过对河北省高速公路管理局印发的«,公路建设项目文件材料立卷归档管理实施细则»,(以下简称实施细则)的学习,均已进入竣工资料立卷归档的实施阶段.高速公路竣工资料的编制,不仅是项目管理中一项重要的工作,其形成的资料也是对工程进行管理、使用、维护、改建、科研、教育、参考利用的主要依据.
2.施工卷竣工资料的组成及编制范围
施工卷竣工资料文件材料是指自立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的,反应项目质量、进度、费用和安全管理基本情况,对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的文字、图像、声像、电子书各种形式和载体的历史记录文件材料.
文字材料包括高速公路施工过程中的各种文件及检测报告,即各分部、分项工程开工申请及附件、首件工程技术文件、原材料实验检验报告及标准试验文件、工程检验认可书、工程报验单、施工放样报验单、中间检验申请单、现场质量检验报告单、现场检测记录表、施工现场记录表及检测结果汇总表、原始数据、工程质量检验评定表及相关附件；影像、电子材料包括高速公路初期到竣工验收全过程产生的具有代表性的录音、录像、电子光盘、照片等材料.
3.对河北省公路建设项目文件材料立卷归档实施细则的解读
根据《公路工程质量检验评定标准》、《公路工程（交）竣工验收办法》的要求,结合交通部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》中相关规定,征求河北省高速公路管理局相关领导的同意,对施工卷文件材料表项中的相关条款做了部分改动,使之更加简洁明了,容易操作,具体变动如下：（1）针对4.1.4中的桩基检测报告作为施工准备文件归类欠妥,将其调整至4.3.5桥梁基础、预制梁完整性检验资料中,且应在桩基中间交工资料后面附上检测报告中的桩基完整性检测汇总表复印件,同时在其备考表中注明桩基检测报告成卷的位置；（2）针对4.4.2（防护工程）中第②项次中的台背回填,参考《公路工程质量检验评定标准》关于桥梁工程基础及下部构造分项工程的要求将其调整至桥梁工程基础及下部构造中；（3）针对同一合同段内的小桥,根据桩号先后顺序依次编号,然后再进行档号的编制（例如：沿海三标内第一个小桥为K31+789（编号1）,档号编为4431,第二个小桥K32+073（编号2）,档号编为4432,其他以此类推）（4）针对同一合同段内的涵洞,和小桥的档号编制方式类似,按桩号的先后顺序编号后再依次进行档号的编制；（5）针对4.6桥梁工程,同样参照上述原则进行档号的编制,编制时在4.6后面添加（x）（x―桥梁编号)（例如：沿海三标第一个大中桥为MK28+525.3黄浪渠特大桥,其档号编为46（1）,而46（1）1则代表MK28+525.3黄浪渠特大桥的基础及下部构造,其他以此类推）；（6）针对4.6.6引道工程中的桥梁、护栏移到相应的桥梁工程、总体桥面系和附属工程中去；（7）针对各施工阶段产生的试验资料,除中间交工试验检测资料附在中间交工资料后外,其他所有试验检测报告、外购材料检测报告及质量鉴定报告、配合比申报材料、外委检测报告等相关资料由实验室根据相关要求独立成卷,交验时和工程资料汇总.
4.施工卷竣工资料的编制过程
根据《实施细则》中对于施工卷竣工资料立卷归档的相关要求,针对不同结构,不同位置的资料进行收集整理、立卷归档,本文以黄浪渠特大桥基础及下部构造0#台施工资料的立卷归档为例进行说明.
4.1 资料收集
黄浪渠特大桥0#台包括以下构件：桩基、承台、肋板、台帽、耳背墙、挡块、支座垫石、台背回填.在资料收集过程中,首先应该查找该部位对应的单位工程、分部工程、分项工程开工报告是否已经报批存档,再收集所有构件中间交工资料、工程质量检验评定资料等.
在资料收集完成后仔细检查其是否达到《工程质量检验评定标准》要求的“齐全,完整、真实”.在这里强调几点：（1）中间交工资料里面数据要求实事求是,根据现场实际检测的数据填写,不能把所有子分项的检测合格率都写成100%；（2）分项（子分项）工程质量检验评定表根据中间交工资料中实际抽检数据来填写,并由施工单位的技术负责人、专业监理工程师签认；（3）在工程质量检验评定表后需附上实验室对相应构件（路基、路面）的混凝土、压实度、砂浆强度的评定表,从中我们可以查阅对应的平均代表值等数据.
4.2 资料整理
资料的整理应根据“从小桩号到大桩号,从下到上,从左到右”的顺序,以便
查询；同一构件的中间交工资料按照该构件的施工工序进行整理.如0#a-1桩基：中间交工证书、钢筋加工及安装申请批复单及附件、施工放样检验报告单及附件、桩基钻孔、成孔、混凝土浇注检验申请批复单及附件、桩基完整性检测汇总表、工程质量检验评定表,其中相应的附件根据要求进行归档.
4.3 编制档号
档号是指独立成册、可不装订的文件材料组成一卷的案卷编号,应明确清晰,便于查找应用,根据河北省高管局为高速公路建设项目编制的《竣工档案代码分类》进行档号的编制,以0#台为例,其档号为：YHQHSG346(1)11-1和YHQHSG346(1)11-2,相应的意义解释如下：YH为二级类目：沿海高速的简称,QH为类目：歧口至海丰段的简称,SG3为施工单位沿海高速土建三合同的简称,46(1)11为四级类目九大类序号：桥梁工程中第一座大中桥黄浪渠特大桥（46(1)）基础及下部构造（1）0#台（1）的档号代码,-1,-2为五级类目档案流水号.
在档号编制过程中需注意以下几点：（1）应该符合公路建设项目文件材料立卷归档管理办法中的相关要求,并根据各个省份对相应类目的规定进行编制；（2）同一标段内相同结构应具有统一层次的档号,不同结构之间应相互照应,简单明了,五级类目及以下层次档号的编制同样应具有统一的层次结构；（3）每一卷资料都应该有唯一的档号与之对应,不得出现重复.
4.4 卷盒封面、内封面、卷内目录、备考表、案卷目录、脊背的编制要点
案卷由案卷卷盒、脊背、内封面、卷内目录、卷内文件材料、案卷目录以及备考表等组成,其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）,其中脊背、内封面、备考表用150g以上的牛皮纸打印.
案卷卷盒一般由业主统一写作,为简化起见,在卷盒封面只填写档号及编制单位且用红色印章盖上,其他各项在脊背和内封面上体现出来.
案卷内封面由以下内容构成：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号.案卷题名应能准确反映出本案卷文件材料的基本内容,包括公路建设项目名称、起讫里程、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名称；立卷单位是指案卷的组卷单位或部门；起止日期是指案卷内文件形成的最早和最晚的时间（如2009年10月9日-2010年9月7日）；保管期限应根据项目文件材料的特性及利用价值填写；密级根据国家及交通运输部有关保密规定确定.
卷内目录有以下项次组成：序号按照文件排列顺序,用阿拉伯数字从1起依次标注；文件编号,填写文件材料的原始编号或图号,中间交工资料可不用填写,但竣工图纸和外委试验资料一定要填写；责任者填写文件材料的形成单位或主要形成单位.属原材料报验和工序报验文件,责任者应填写施工单位和监理单位的简称（YHSG-03,YHJL-01）,并在卷内目录表下空白处标明单位的全称,对于外委的实验资料,责任者填写外委单位的简称；文件题名填写卷内文件材料标题的全称,案卷内每份独立成件及单独报验和审批手续形成的文件材料,均应逐件填写文件标题；日期填写每一份文件材料形成的最晚日期（8位数字）；页次填写每份文件材料首页上标注的页号,最后一份文件标注起止页号（如156-162）,属于已装订成册的文件材料,在卷内文件目录页次栏中填写册数,并在备注栏中注明累计总页数；备注填写需注明的情况.
案卷页号的编写,双面书写的文件材料经系统化排序后,在其正面右下角,背面左下角,单面书写的文件材料,在其正面右下角,用阿拉伯数字从1（不得写成“01”,“001”）开始,用自动页码机逐页打码,卷内目录、备考表不计入页码系列.已装订成册的文件材料,如自成一卷的,同时又与其他文件材料组成一卷,该册文件材料排列在其他文件材料之后,并将其作为一份文件编写册号,不需重新编写页号.
备考表由档号、互见号、立卷说明、立卷人及检查人签名、立卷时间组成.档号和卷盒封面、内封面、卷内目录上的档号保持一致；互见号填写反映同一内容但形式不同且另行保管的档案保管单位的档号,不同载体的档案应注明相应形式,并用括号括起；立卷说明应简明扼要的说明本卷资料内包含哪些资料、文件件数、复印件归档原因、原件存放地址、总页数、以及在案卷编制和使用过程中应该注意的事项；立卷人和日期由负责立卷人签认,检查人和日期由案卷形成单位负责人签认.
卷盒内装有若干卷案卷的,卷盒封面及脊背上应填写盒内案卷的起止档号,并填写“案卷目录表”,放在内封面之前,不装订.
脊背根据卷盒脊背的尺寸用牛皮纸打印,对于《实施细则》上对于脊背的格式要求,根据实际情况省略了保管期限和编制单位,保管期限用红色的印章盖上,而编制单位在卷盒封面上明确体现；档号统一,案卷题名和内封面上类似,可稍作改动.
对于卷盒封面、内封面、卷内目录、案卷目录、备考表、脊背相应内容的字体应符合《实施细则》中的相关规定,如有些位置写不下,可适当的将字号缩小,灵活掌握.在整个案卷立卷完成后,进行扫描复印,扫描的文件按卷保存为PDF格式,并把文件名称改成相应的案卷题名,便于查找.
4.5 案卷装订
公路建设项目档案除蓝图及成册文件材料外,按照三孔一线方法进行整卷装订.装订时靠装订边（左边）和下边取齐,表头向上,左侧装订.文件装订前去掉金属物、塑胶、塑封等易老化、易腐蚀的封面和装订材料,采用三孔一线法,用白色档案专用线装订,装订线距离左纸边10mm,中孔位于A4纸高度居中,两边孔距中孔80mm,单线穿孔在卷背面打结；案卷装订顺序为内封面、卷内目录、数份文件、备考表；管理性文件按类别（工程质量管理、工程计划、合同管理、安全生产及文明施工等）分别组卷；公文需要的文件叫办件,组卷时,办件阅办笺放在正文之前,需要传达阅知的文件叫阅件,组卷时,阅件阅办笺放在原文之后,与原文一起装订；项目技术文件以文件的类型为单位分别进行装订,同类文件最好组成一卷,为便于查找应用.根据卷盒厚度,每卷材料不宜超过320页；不装订的图纸及成册文件材料,每份须加盖档号章,档号内容包括：该文件材料所在案卷的档号和本卷中所在页次.
5.竣工图的编制
竣工图由施工单位负责编制,竣工图封面、标题栏按《实施细则》格式进行编制,编制完成的竣工图应在图纸空白处逐张加盖竣工图章并签署,经驻地监理审核签认.在竣工图编制过程中应注意以下几点：（1）竣工图纸为A3（420mm×297mm）,允许折叠,装在A3档案盒内,竣工图案卷装入顺序为：卷内目录、图纸文件、备考表；图纸表面干净无污损,线条字体清晰准确；（2）竣工图在设计文件的基础上进行编制,施工图没有变更的,编制单位可在施工图上加盖竣工图章作为竣工图纸,施工图有变更的,须重新绘制竣工图并加盖竣工图章；（3）竣工图应全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况,将设计说明改为竣工说明,包括主要建设项目、完成工程量、执行的规范标准、主要的施工方案、采用的新技术、新工艺、新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、设计变更情况及开、完工时间；（4）一般性变更及符合杠改或划改要求的,可在原施工图上修改,要注明修改依据,并加盖竣工图章,凡重大变更及图纸变更面积超过10%的,须重新绘制的竣工图纸在原施工图图号的前加“竣”,竣工图号由“S”改为“J”.采用标准图的可不编入竣工图,但应在图纸目录中列出图号,指出该图所在位置并在编制说明中注明；（5）有变更的竣工图,须填写设计变更文件与竣工图档号对照一览表,排列在竣工图表的前面.一张更改通知单涉及多张图纸时,或图纸不在同一卷内时,应在备考表中加以说明；（6）竣工图章尺寸为80mm×60mm,内容包括编制单位、编制人.技术负责人、编制日期和监理单位、监理人组成.竣工图章签字要求本人手写,不得代签.竣工图章盖在标题栏附近空白处,如竣工图正面无空白处,可盖在图的背面左下角.
6.其他材料的立卷归档
对于施工准备文件、工程管理文件、工程质量控制文件、安全环保文件、进度计划控制文件、施工原始记录、电子文件等,作为施工卷竣工资料必不可少的部分,其立卷归档的实施过程和上述中间交工资料的编制方法类似,参考《实施细则》中对每一部分文件的要求进行立卷归档.