本站原创摘 要 ：文稿撰写工作是企业办公室政务秘书日常工作的主要内容,也是秘书能力结构中重要的构成因素,是办公室发挥参谋作用、辅助领导决策的重要体现.在文稿撰写工作中,秘书人员要准确把握领导意图,确立正确主题,运用适合的结构和规范的表达方式,才能撰写出高质量的文字材料.
关 键 词 ：办公室工作文稿撰写注意事项
“以文立室”,是对办公室文字工作的一个总的概括,充分体现了文稿撰写工作在办公室各项职责中的重要地位.办公室文字水平的高低决定着办公室参谋助手作用发挥的优劣,也体现了办公室工作的整体水平.文稿撰写工作是一项复杂而艰巨的工作,涉及企业运行的各个方面,需要知识型、复合型的秘书人员.在文稿撰写过程中,应该注意五个方面的事项.
一、准确把握领导意图,确立正确文稿主题
准确领会领导的意图是撰写文稿的前提.办公室的文稿撰写不同于一般的文学创作活动,是一种“代人立言”和“奉命写作”,困此秘书人员撰写文稿一定要准确把握领导的意图,主要明白文稿为什么撰写、写些什么,以及时间要求等等内容,对领导的思路加以整理、深化,并熟知领导的执政理念、思维习惯、语言方式等各个方面,将自己的撰写思路与领导的思想进行对接,不能以个人意志为转移,使之形成完整而清晰的写作思路.在此基础上,要准确定位文稿的主题,一是文稿主题要正确,必须符合党的路线、方针和政策,符合国家的法律、法规,符合领导的表达意志和企业实施管理的要求,体现企业发展方向的目标.二是文稿主题要深刻,文稿中所反映的内容和阐述的道理,要立意高远、内涵深刻,站在有利于企业发展的角度,讲清企业面临的形势和任务,阐明解决问题和矛盾的方式方法,拓宽思路和视野,强化对工作的指导性和针对性.
二、广泛收集相关材料,注重积累文稿所需
广泛收集材料是文稿撰写的基础.秘书人员在领会领导意图后,就要对平时所积累的材料进行归纳整理,提取有用之材,以避免盲目和漫无边际.一是在日常工作中收集.办公室是企业各种资讯的集中地,信息资料十分繁杂,秘书人员要把握好各种有利时机,用心观察、用心感悟各种信息资讯,特别是领导的日常发言、基层的公务活动,以及其企业各部门的各种汇报等等,都可以是收集材料的有效渠道.二是在工作协调中收集.秘书人员撰写文稿要涉及企业不同的部门和领域,要注重和其它部门的沟通和联系,积极寻求其它部门的配合和支持,进而获取全面而有价值的材料.三是在读书学习中收集.秘书人员要养成爱读书、爱学习的习惯,特别要养成收集和积累材料的好习惯,处处留心,做好分类,这样动起笔来,才能真正有效地运用到文稿撰写中.
三、精心拟定写作提纲,搭好文稿大致框架
写作提纲是文稿撰写的骨架.只有材料充分、主题明确、架构搭好,才能进入实际的撰写阶段.拟定提纲也是对领导意图的一次再分析、再研究,进一步明确写作任务,理清写作思路.拟定提纲可以使秘书人员更好地看清文稿的主题是否明确、层次是否清晰、结构是否合理、材料安排是否妥当.文稿提纲的主要形式是条目提纲,拟定提纲时,要对文稿的主题进行分解,列成条目,并将分解后的表达,进一步具体化、清晰化,同时将各条目所需典型材料、数字等都一并准备.拟定提纲后,要将提纲先领导审阅,避免出现理解偏差.经过这样的反复拟定,以及充分的准备和思考,文稿才不会出现较大的返工,才能做到材料选择得当、行文观点明确,结构思路清晰,从而取得事半功倍的效果.
四、集中精力起草文稿,文字用语准确规范
用语规范是文稿撰写的基本要求.办公室秘书人员要具备扎实的文字功底,这样才能在撰写文稿时,做到文字用语规范标准、遣词造句简洁明了、语句表达通达顺畅.这就需要秘书人员平时多练多写、多悟多读,培养深厚的文化底蕴.同时,在起草文稿时,还要注重逻辑思维思维清晰,无论是分析情况、论述问题,还是列举事实、阐明道理,都应做到概念清楚、判断准确、推理科学.此外,还要针对文稿的表达方式,使用正确的书写格式,注意行文规则,强化细节控制,把握整体节奏,确保撰写出领导满意高质量文稿.
五、及时提交领导审阅,反复修改文稿内容
文稿修改是保证质量的必不可少的环节.初稿完成后,还要将文稿反复进行斟酌,特别是要对主题的表达、材料的取舍、段落的分布、内容的表述、语言的规范等几个方面进行再确认、再增补、再润色,以确保达到领导的要求.在这个过程中,秘书人员也能够通过和领导的沟通,以及反复对文稿进行打磨,更好地总结经验教训,找出自己的不足,进一步领悟文稿撰写的“秘诀”,从而扬长避短,以提高自己的文稿写作能力.除此之外,秘书人员在撰写文稿时,要确保时效性,强化时间观念,按照领导交待的完成时间按时交付领导审阅,保证领导有充裕的修改时间.办公室文字秘书是比较艰苦和枯燥的工作,这就要求秘书人员在撰写文稿过程中,要有吃苦精神、奉献精神和乐观主义精神,把文稿撰写工作当成磨练意志、提高素养的有效途径,从而以积极的心态对待每一次写作任务.
文稿撰写工作是办公室的一项重要工作.企业办公室要要切实提高文稿撰写的能力和水平,为领导提供满意的高质量的文稿,使办公室更好地发挥参谋助手作用,为企业发展提供更好的政务怎么写作.