本站原创“打印机又连不上了,打印机又卡纸了,打印机又缺墨了.”这可能是IT部门最经常听到的员工抱怨.一般情况下,IT部门只能头痛医头脚痛医脚,打印机坏了赶紧去维修,自己解决不了的赶紧联系厂家,没墨了赶紧送墨,非常被动,尤其是领导有重要文档着急打印的时候,可想而知压力有多大.
最关键的是,日常消耗的纸和墨的成本根本无法细化,没法分担到每个部门,更没法进行控制.每个部门的打印费用支出是多少?彩色打印所占的百分比是多少?打印设备的资源使用率是多少?对于日常打印成本影响最大的这些问题,IT部门根本无从得知.
但是,在商业竞争日趋激烈的今天,压缩日常开销成为每个企业管理者的管理重点.压缩打印成本成为压缩日常开支的重点.是什么造成了打印成本居高不下?
“根据当前的企业现状,从长期来看,初期购写设备的费用实际上并不是最主要因素,后期的耗材、零件采购、设备维护管理费用才是真正让企业打印成本难以控制的关键.”佳能商务影像方案部副总经理松本刚介绍,一方面企业要不断扩大规模,继续发展；另一方面又想降低可见的打印成本.如何才能有效地化解这一矛盾?
IDC的调查显示,90%的企业并不了解自己在打印方面的支出情况,高达3%的企业收入用于支付日常打印的费用.但是那些主动实施打印成本管理的企业可以将这项支出减少至少30％.佳能推出的uniFLOW就可以帮助企业实现对打印成本的高效管控.
绿色打印降低纸张、墨粉开支
对于一个大型企业来说,每年纸张的消耗都是以百万张来计算的,因此有效降低用纸量,无论对于节约纸张资源还是降低公司运营成本都是非常必要的.“在采用uniFLOW之后,我们建立起了一套完善的绿色打印流程,员工默认的打印方式设置为双面打印,同时还通过刷卡方式来进行二次确认打印,避免一些不必要的误打印,从而多方面实现节省纸张和墨粉用量的目的.”采用了uniFLOW的横河电机公司IT主管李峰表示.
打印成本清晰可查
一般的公司因为没有建立成熟的文印成本核算体系,所以一直采用按各部门人数的比例进行打印成本的规划和统计,但是这种统计方法并不公平.
uniFLOW在跟踪打印成本方面,有非常完善的解决之道.“IT部门只需要将员工按所属部门进行归类,每个部门以域的形式进行管理,员工的每一次打印、复印,都可以进行追踪和统计,并纳入到该部门的打印成本中.”佳能商务影像方案部宓晶表示,uniFLOW可以将统计项细化到彩色打印比例这样的细节,因此管理人员可以很清楚谁要为各种打印成本负责.
uniFLOW每个月都会自动生成一份包括公司各部门的打印健康状况报告.统计表可以细化到各部门,甚至细化到每个人,并且提供了详实的数据或统计图表.有了这些数据,各部门的管理人员可以了解本部门的打印状况,对于更好地控制各部门的打印成本非常有帮助.
刷卡打印更安全
所谓刷卡打印,就是指员工在电脑端点击打印按钮后,打印作业会保留在uniFLOW怎么写作器上,员工只有在打印机上刷一下自己的IC卡,系统验证身份后,文档才会打印出来.如果是误打印的文档,员工便可以在刷卡前将其取消,避免不必要的浪费.同时,如果是机密文档,也只有在刷卡后才能打印出来,这样员工就能在第一时间取走,降低了信息泄露的风险.
对于公司一些敏感部门的打印作业,uniFLOW会保存一段时间内的打印作业,公司的IT安全中心可以定期在这些打印作业中搜索敏感词汇,确保公司的机密信息没有向外泄露.
打印机维护更加简单
在uniFLOW的支持下,所有的打印设备的驱动程序都是统一获取的,管理人员不必逐一为每个客户端电脑安装驱动程序,即使设备发生变更,客户端驱动也能自动更新.此外,对于管理人员来说,任何打印设备或设置的变更,只需要管理后台的打印怎么写作器,即可对所有打印设备进行调整,大大简化了工作流程,节省出宝贵的时间和人力.当打印设备出现问题时,uniFLOW会进行报警,管理员可以通过uniFLOW的错误信息及时判断问题的严重性,简单的问题管理员远程帮助用户进行解决,复杂的问题管理员可以第一时间赶到现场处理,大幅提高了工作效率.