本站原创摘 要:现代企业管理越来越复杂:企业信息繁杂,产品结构多样,品牌多元化,组织管理层级多,工作流程过长,以及人们思考问题的方式和解决问题的方案复杂,过于追求细枝末节,忽视核心工作和关键问题,等等.由此导致管理者决策和行动迟缓,工作效率低下.因此,重新认识“简单”十分重要,提倡并推行化繁为简、以简驭繁的思路和方法,把握工作重点,提高企业效率和效益.
关 键 词 :现代企业 简单管理 化繁为简
中图分类号:F270.7 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)06-232-01
一、复杂已成为企业发展的巨大障碍
在今天的企业经营过程中,随着飞速发展的科技和发达的通信技术,铺天盖地的各种信息都扑面而来,使我们的思维变得越来越复杂.久而久之,我们开始习惯于一种定式思维――“最复杂的就是最好的”.
一些人在遇到新问题后,总是全力以赴,而且总能想出很多“科学化”的解决办法,还通过严密而复杂的程序来按部就班地解决,把事情弄得越来越复杂,原本十分简单的一个想法,有些人却要给添上数十倍的也许可有可无的话,包装成一份长篇累牍的报告.
在企业日常管理中,高层管理人员有时无法从具体事务中脱身而出,缺乏全局观点,考虑问题从自身所处位置出发,难以跳出问题看问题,许多领导整天忙于审核签字,忙于听取汇报,忙于接待来访,忙于准备收效甚微的会议等等,一些部门、基层单位负责人圆滑中庸的处世哲学把制造复杂培养成了一种职业习惯,还有一些管理人员的报告、计划、总结也是越来越复杂了,以此作为他们逃避责任的借口.
二、企业化繁为简、提高效率的途径
1.解决关键问题是复杂问题简单化的捷径.管理学有个“帕累托法则”,该法则认为:20%因素会决定80%的结果.只要抓住了复杂问题中20%的关键因素,我们就可以把复杂问题进行“简单化处理”,迅速解决问题.一个企业关键的少数往往是决定整个企业的效率、产出、盈亏的主要因素,一个组织的生产效率和未来发展,往往决定于少数关键性的人才.正像同志所说:“抓住了主要矛盾,一切问题也就迎刃而解了.”真正意义上的“简化”要求我们:分清问题主次,寻找根本原因,针对特定问题,从关键点入手,简单、高效地解决.
2.抓住简单管理的核心问题.简单管理的核心是把企业存在的价值、存在的目标及如何存在三大问题进行详细、深刻的思考.要勾勒出企业基本的蓝图,搭建明确的框架,其他余下的问题都应该在过程中解决.同时,要分清楚什么是过程开始前必须解决的问题,什么是在过程中必须解决的问题.简单管理要求我们在形式上追求简单,但在内涵上则要求深刻、丰富,要求对企业的经营规律有深刻的认识和把握.实现简单管理,要求的是不简单的能力和知识水平,行动看似简单,但行动背后则要求管理者具有非常高的专业化能力和水平.
3.以最简洁、最直接、最有效的方式解决问题.实施简单管理的优秀企业推动“一张纸制度”.要求给领导的报告、请示一定要精炼、直接,只能是一张纸,要直截了当地写清原因、方案、结论等内容,不能废话连篇,取消写总结:一般写总结,不管业绩多差,只要一写总结,总能把自己说得天花乱坠,最后一点用也没有.因此,可以代之工作分析、经济活动分析.这样,人们的注意力就不再是个人如何,而是分析工作的进展情况.一些规章制度、作业标准,虽然制定时字斟句酌,可最后也只是束之高阁,更谈不上落实到位.评价与考核,要看业绩,不看表现,看结果,不看过程,看功劳,不看苦劳,改变过去考核时鱼目混珠的复杂现象.
4.善于用“常识”解决复杂的问题.当企业突然遇到困难和麻烦,许多曾经非常有效的管理方法都难以发挥作用时,我们要善于用“常识”解决问题.常识其实并不真的那么简单,常识是人们用一连串逻辑推演出来的结论.企业经营者应该少一些复杂的构想,多掌握一些简单的管理常识,在面对某些困难时,能以常识去判断和处理.常识告诉我们,问题越复杂,解决办法有时越要简单.
在今天的企业中,还充斥着太多的复杂得令人望而生畏的专业术语.比如,我们经常听到的流量分析、风险回报比率、营销群、期望值等等,一些管理者对他们的重视程度远远超过了对企业经营的一些简单常识,但这些数据看似高深,其实在有些情况下很难看到有什么实质性内容,在企业规章制度中,也常常可以发现一些明显有悖于逻辑和生活常识的规定,这些形式化的东西固化了我们的思维,使我们看不到事情的本质.
三、企业推行简单管理的思路
1.简化企业的目标.作为一位企业管理者,要时刻注意的是:不光自己要时刻牢记企业的目标,而且还要想办法让员工也能够了解企业的目标,同时督促他们制定自己岗位的目标.只要员工明白自己想做什么、该做什么,就能充分发挥他们的能力,从而带动企业的发展.这就是我们通常所说的“企业共同的愿景”.
2.开启交流通道.好的决策离不开员工的意见,他们的意见来自对具体工作的切身感受,来自与用户的直接交流,来自与对手公司的比较.管理者要经常与属下进行交流,也让属下之间进行交流,内部通畅的交流有利于员工发挥自己的才智,使他们真正感受到自己主人翁的身份.和谐的气氛能使公司的管理变得更简单,使很多麻烦迅速得以解决.在现行的管理理论中,“扁平化的组织机构”之所以越来越受到推崇的一个重要原因,就是使责任和权利更明确、沟通更顺畅、决策更快捷、效率更高.
3.避免赶时髦.时髦的东西总是能吸引人的眼球,盲目赶时髦的一个最大害处是给企业带来“累赘”,很多企业为此付出代价.前几年信息化被众人所推崇,加上人们对信息化的期望值逐日增加,于是在一些中小企业里形成了信息化热.但是,结果是原本很简单的管理决策,被人为地搞复杂了,而且带来的是失望的投资回报.目前,“企业文化”一词也成了一种时髦,许多企业管理者大讲特讲,并且用一大推时髦、晦涩的名词来堆砌这个概念,但就是没见到几家企业出现什么实质性的改善,有些企业对复杂时尚的东西就是情有独钟,从最早的全面质量管理、到“零缺欠”管理,又到后来的“六西格玛管理”.在这样追求时髦过程中,真正有多少家企业从中获益了呢在经过详细的统计和论证之后.专家们指出:如果缺乏足够的执行力,任何管理的“绝招”都将成为企业的“管理花瓶”.
4.从发现问题入手.“创新”一词人们天天挂在嘴边――“创新是企业发展的动力”.而创新的真正出发点和目的是发现问题、解决问题.发现问题并不像我们想象的那样简单,尽管问题经常是显而易见的,但复杂的思路使我们把事情弄得很复杂,最终事与愿违.发现问题往往比解决问题更重要.因为解决一个问题也许仅仅是一种技能而已,而提出新的问题、新的可能性,从新的角度看旧的问题,却需要有创造性的想象力,而且标志着科学的真正进步.企业经营过程中的基本思路应该是:从发现问题入手,对问题加以分析,探求问题的症结,并基于对问题的认识,拟订解决问题的方案.面对企业的经营现状,能不能找到突破“瓶颈”的关键所在,最能考验管理者的功底.
5.强化简单意识.简单管理的思想要想在企业上下得到贯彻,管理者必须坚持“从我做起”,比如避免召开一些冗长而内容空洞的会议,不必太多插手下属的具体工作,适当放权给中层管理人员,提倡“责任唯一、命令唯一、标准唯一”的工作理念.其次,管理者传达简单原则的重点应该放在中层管理人员身上,反对文山会海、反对花拳绣腿、反对虎头蛇尾、反对做老好人.此外,对于普通员工必须注意的是:千万别让他们把“简单”当成懒惰的借口.要让员工清楚:简单只是思考问题的方式之一,简单的根本目的还是高效率、高效益.
(作者单位:杭州腾龙管业有限公司 浙江杭州 310000)
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