会计电算化内部管理

摘 要从建立健全会计电算化岗位责任制、明确电算化会议岗位的工作职责、建立会计电算化内部牵制制度、建立电算化会计档案管理制度等方面介绍了会计电算化内容管理,以供参考.

关 键 词会计电算化；岗位责任制；内部管理

中图分类号F233文献标识码A文章编号1007-5739（2011）13-0391-01

会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称,是用电子计算机代替人工记账、算账和报账,以及部分代替人脑完成对会计信息分析、预测、决策的过程,其目的是提高企业财会管理水平和经济效益,从而实现会计工作的现代化.目前,我国决大多数企事业单位都已全部或部分使用了会计电算化,会计手工操作正逐步被会计电算化所取代,除配备适用的会计软件和相应的计算机硬件设备、相应的会计电算化工作人员,还应建立严格的内部管理制度[1].因此,对会计电算化人员的培养、会计电算化内部管理及相关制度的建立、执行的要求成为迫在眉睫的任务.

1建立健全会计电算化岗位责任制

电算化会计与传统手工会计相比有诸多优点,如简化会计工作程序、减轻会计人员工作强度等,但实行的某个环节中如果因操作不当将会造成无法弥补的损失,且远大于传统手工记账会计的损失.很多单位在会计软件实行初期要手工和电算化会计并行,以实现平稳过度.因此,各单位要根据实际情况,明确各个工作岗位的职责范围,切实做到事事有人管、人人有专责,办事有要求,工作有检查.电算化会计岗位包括电算主管、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位,并与单位的会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理工作相配合,将传统的会计岗位与电算化会计工作岗位合二为一地设置.

2明确电算化会计岗位的工作职责

2.1电算主管人员

负责单位的计算机及会计软件系统的运行工作,要求具备较高的会计和计算机业务知识及相关的会计电算化组织管理经验,可以由会计机构负责人或会计主管兼任.电算化主管相当于单位会计软件的系统管理员,负责单位电算化软件操作人员的权限设置、工作内容和操作的设定等工作[2].电算主管有权进行对会计软件各个模块的系统进行操作,而这是单位其他人所没有的权利.

2.2软件操作人员

负责输入、输出单位原始凭证和记账凭证等会计数据、进行部分会计数据处理工作.要求能够熟练操作一定的会计软件,达到会计电算化初级知识培训的水平.软件操作岗位的工作可由一般会计人员,但这项工作应与凭证的审核、记账工作相分离,还应与出纳员业务相分离,软件操作人员没有员的操作权限,不能单位的与银行存款日记账的记账工作,这项工作需要出纳员在另一个模块单独进行.

2.3审核记账

负责监督计算机及会计软件系统的运行、对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核、记账,对打印输出的帐簿、报表进行审核、确认并且打印.此岗位要求具备较高的会计和计算机知识,要求相关人员需达到会计电算化中级知识培训的水平,可以由会计稽核人员或主管会计兼任.

2.4维护分析人员

负责保证单位计算机硬件、软件的正常运行,对计算机内的会计数据进行分析.此岗位不仅要对软、硬件进行维护,还要对计算机内部的会计数据进行维护和分析,规范计算机会计系统,维护会计业务日常操作,提供数据备份和数据恢复功能,一旦数据被破坏,可以顺利地进行恢复操作[3-4].在软件系统维护过程中应该建立维护记录,详细记录网络操作、维护、故障时间等内容,特别要注意对计算机病毒的防范,严格限制外来软盘、光盘在系统内的使用,如果必须与外部进行数据交换时,应该检测后进行操作.对硬件设备应定期进行检查,发现隐患及时处理,保证系统的正常运行.此岗位要求具备较高的会计和计算机知识,达到会计电算化中级知识培训的水平,可由专职人员负责或由主管会计兼任.

3建立会计电算化内部牵制制度

根据《中华人民共和国会计法》和《会计电算化管理办法》的规定,结合单位的工作需要,将基本会计岗位和电算化会计岗位适当合并、交叉设置,各岗位人员要保持相对稳定、相互联系、相互补充,通过设置各自不同的权限来建立会计电算化内部牵制制度.例如：软件操作人员有权录入会计凭证但无审核权利,不经审核的会计凭证不能记账；而审核人员有审核权利却没有录入权利,不能更改会计凭证,杜绝未经授权人员操作会计软件,这样就达到了内部牵制的目的[5].因此,对用户授权和系统权限管理控制是目前充分发挥系统自身的安全防护功能,建立内部牵制制度的有效办法.

4建立电算化会计档案管理制度

电算化会计档案管理是重要的会计基础工作.电算化会计档案一般包括存储在计算机硬盘中的会计数据及磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形

式的会计数据.电算化会计档案管理要求由专人负责,做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在2个不同的地点[6]；要定期检查,定期进行复制,防止磁性介质或光盘损坏而导致会计档案的丢失.会计档案在做好电算化数据的保管外,还不能放松对数据纸质档案的管理工作,这是财政部门对会计档案管理工作的基本要求.

会计电算化是一项系统工程,是会计工作的发展方向,各级领导都应当重视这一工作.各单位不仅应在硬、软件选择上,而且应在会计电算化日常工作方面给予支持,重视会计电算化的内部管理,是开展会计电算化工作、促进会计基础工作规范化和提高经济效益的重要手段和有效措施.

5参考文献

[1]李倩.会计电算化内部管理思考[J].科技信息,2010（20）：378.

[2]何振华.企业会计电算化内部管理及控制[J].经济技术协作信息,2009（20）：39.

[3]韩雷,冯毅.建立会计电算化内部管理制度[J].辽宁经济,2004（7）：91.

[4]马相超.加强会计电算化内部管理[J].山东卫生,2002（11）：35.

[5]刘美英,何永民.浅谈建立会计电算化内部管理制度[J].辽宁经济,2001（9）：37.

[6]马雪萍.试论会计电算化内部管理体系的建立[J].财会研究,2000（1）：33-34.