高校电子档案管理

【摘 要】档案管理工作是高等学校的重要的基础性工作,随着信息技术的发展电子档案主要成为档案中的重要形式,本文从电子档案的特点出发,结合电子档案在高校管理工作中的重要作用和现存问题,提出了相应的对策.

【关 键 词 】高校 电子档案 档案管理

、国家档案局第27 号令明确规定：“高等学校校档案（ 简称高校档案） 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的, 对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录.”同时还明确规定” 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划”.尤其是在近几年的高校评估工作中,对各种档案材料,包括教学的、学生工作的、人事工作的、图书管理工作方面的档案材料等等的检查工作一直被作为客观评价学校发展的重要环节.由此可见档案管理应当是高校管理的重要组成部分.

很长一段时间高校档案主要是以纸质档案的形式存在,随着信息技术的发展电子档案逐渐成为档案中的重要形式.

一、电子档案的概念和特点

所谓电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位.目前电子档案所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘.电子档案归档主要使用磁带和光盘.

与纸质档案相比,电子档案具有以下特性：①电子档案的非人工识读性.②信息存储的高密度性.③载体与信息之间的可分离性.④多种信息媒体的集成性.⑤系统依赖性.电子档案的这些特性使得对它的管理方法和观念有别于传统的纸质档案管理.

随着高等教育事业的蓬勃发展和网络信息化的普遍和发展,传统的教学档案管理模式已经无法跟上现代化发展的形势,如何搞好高校电子档案管理工作已经成为当前高校档案管理工作的难点和重点.

二、高校电子档案管理的重要作用

许多高校扩招学生,导致学生人数激增,迫切需要改进高校的教育教学改革,特别是档案管理.高校的电子档案管理工作作为教育教学改革的基础记录着高校的发展历程,教学科研活动和教学管理工作的过程,为高校的发展和建设提供有力的依据,促进了高校现代化建设的进程.科学规范的档案管理对于教学质量和教学水平的提高、科研工作的开发和利用、高校的建设和发展有着非常重要的意义.

但是从目前来看高校在建立电子档案管理方面仍存在诸多问题.

三、高校电子档案管理现存的问题

1、电子档案普及率不足.由于个别单位或者部门尚未意识到电子档案管理的重要性,不能及时投入资金和人力建设和管理电子档案,高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介,电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能,信息技术作为一种高效的信息处理手段并未完全发挥其优势.有些高校虽然采用了计算机辅助管理档案,但由于没有实现信息网络化,使档案信息资源难以共享,档案利用效率不高.

2、对电子档案管理人员提出了新挑战.由于电子档案具有系统依赖性,因此需要大批既熟悉本单位业务和档案管理专业,又能熟练使用各种管理软件和办公系统的档案管理人员.但目前档案管理人员的素质普遍较低,知识面较窄,特别是对网络安全、计算机技术、数据库技术、等相关知识几乎一片空白,面对新的需要显得难以适应、无所适从,尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用.

3、电子档案自身缺陷仍需克服.电子档案目前主要面临三大问题：电子档案存储的安全性、数据的完整性和长期可读性,这三个问题将是高校电子档案管理建设面临的重要挑战.

（1）电子档案存储的安全性.由于存储设备具有高速读写速度,倘若被,受侵害的程度将远大于传统媒质.另外,由于信息化手段采用统一字体、统一标识,丧失了手写汉字的特征性,不利于真检测鉴别,受侵害的文件不易被发现.由于网络的风险性存在,通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险.由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息,安全问题不可忽视.

（2）电子档案数据的完整性.对于传统的手工文件,一次的笔误或处理失误,其影响范围有限,而且容易在后面的录入过程中被发现.而批量处理的文件,一次处理的文件量极大,一次误操作就可能造成大范围的结果受影响.此外,文件多处于开放状态,更新不及时,便可能造成信息丢失.另外电子文件结构复杂,存储方式多样,在各种方式转换中也容易造成信息的缺失.

（3）电子档案的长期可读性.电子档案的信息存储在不同的介质上,信息的存储和读取都需要特定的设备,造成了信息对软硬件的依赖.当前电子技术发展迅速,计算机软硬件的更新换代速度快,如果兼容性不够好,也可能造成信息的丢失,从而直接缩短了电子档案的寿命.

搞好高校电子档案管理的对策

1.提高电子档案普及率,实现信息网络化.

提高相关单位或部门的意识,使其重视电子档案管理的重要性,促使各高校投入相应的资金和人力建设和管理电子档案,不断完善电子档案的软硬件建设,同时为了实现档案信息资源的共享,各高校可以打破地域界限,国家教育部为龙头,将反映同一职能活动的电子档案集中起来, 形成全国高校电子档案集中管理和怎么写作体系,从而极大地提高档案的利用效率.

2、提高档案管理工作人员的整体素质,建设适应现代化需要的档案管理人员队伍.为了适应电子档案的相关特点,实现档案管理的现代化,档案管理工作人员一方面需要加强计算机及网络通讯方面的知识, 具备如网络基础知识及基本应用、档案信息资源分布、信息检索方法、档案信息的发布等相关知识； 另一方面还要树立超前的意识, 包括良好的怎么写作意识、责任意识和创新意识.只有塑造一支专业过硬、知识面广、创新意识强的档案管理工作人员, 才能将高校电子档案工作做得更好.

3、克服电子档案自身缺陷,充分发挥电子档案的优势.针对电子档案的三大缺陷我们可以采取以下措施加以克服

（1）增强电子档案的安全管理和保护,提升电子档案存储的安全性.

一是建立档案数据备份和恢复机制； 二是采用档案内部局域网与外网连接； 三是对单位档案资源的访问, 采用身份验证技术；四是采用发方和收方使用成对的密钥即“双密钥”的方式传输重要文件； 五是在单位的内网和外网之间, 设置访问控制层,包括防火墙、网络地址转换、写作技巧怎么写作器、入侵检测等,保护内网安全的；六是采用数字签名技术, 并配以责任制以确保电子档案的真实性.

（2）采取“双轨制”归档法,确保电子档案数据的完整性.

在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存.鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全和准确性.

（3）加强电子档案的保管,减少因介质损伤而导致的信息丢失.

电子档案的存贮内容具有不稳定性,必须要建造专用库房、档案柜存放电子档案,配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备.保持良好的温度和湿度,并能满足避光、防尘、防虫、以及防机械磨损和强烈震动等条件.使用一次性写入光盘较好,比磁盘、磁带、硬盘等有更好的稳定性,又只有只读性.同时需要不断适应新的形式需要,自觉增加现代化设备的投入.