本站原创摘 要：随着我国高等院校的快速发展,高等院校已经成为了我国教育的核心力量.对于高等院校而言,学生是学校的主体,因此,做好学生档案管理工作应当是学校工作人员工作中的重点,可是就目前而言,我国高校学生档案管理工作中还存在着不少问题,只有找出相应措施解决这些问题,才能推动我国高校朝着健康、良好的方向发展.
关 键 词：学生档案；管理；问题
前言
高校学生档案是记录学生在校期间的学习、生活以及各种社交、实践的历史记录,也是学生在找工作时企业进行筛选的重要依据,因此,高校学生档案管理对于高校而言,是重要的依据文件.笔者从事相关工作,对此有着较为深刻的认识和经验,就高校学生档案管理工作中存在的问题和解决措施谈谈自身一些看法.
一、高校学生档案的重要作用
学生档案在高校思想工作和管理工作中发挥重要作用在开展学生思想教育工作中,我们不仅可以了解到学生的具体的实际情况,从而有针对性地进行思想教育工作,而且运用学生档案能够教育和激励学生奋发向上,不断进取,使学生队伍的整体素质得到提高.
二、高校学生档案管理中存在的问题
1．学生档案的收集整理不规范,内容不完整.
目前学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理,并将学生档案的整理交由综合档案室完成.学生管理部门没有配备专职的档案人员,在收集整理过程中没有走上标准化、规范化,出现这样或那样的错误,如文字材料纸张规格不统一、书写不规范、用圆珠笔甚至复写纸书写等等.随着高等教育的发展,本科生、专科生都实行网上招生,这样电子档
案就应运而生.把纸质档案和电子档案一同管理起来,这样也增加了检索的方法,为利用提供了方便.
2．开发学生档案信息乏力,不能适应信息化的要求.
如今高校学生档案管理基本上还采取传统的、原始的手工操作模式.随着规模的不断扩大,学生档案数量也不断增加,档案管理还是靠档案人员手工操作完成,致使信息资源得不到充分开发利用,不能为用人单位及时有效地提供所需信息.落后的手工管理方式已越来越不适应现代化的高等教育的快速发展.大多数的高校档案室都配备了计算机,但并未实现学生档案的网络化.档案的管理方式并没有因配备了现代化的管理工具而有质的变化.目前这种状况严重制约着学生档案管理工作科学化、规范化、现代化的进程.
3．学生档案的开发利用不高.
学生入校后,档案就暂时寄存在学校的某一部门中(如高校的学生工作处、团委),老师或指导员很少通过档案了解学生的情况和特点并进行因材施教和选拔任用干部,学校的教学改革也很少以学生档案作为参考,学生在校期间的档案几乎没有利用,只是在将要毕业或已经毕业后用人单位或一些学历认证中心辨别其学历真伪时才能为用人单位提供一些参考,发挥一下作用.总之,档案利用率很低,没有发挥其应有的重要作用.
三、做好高校学生档案管理工作的对策
加强和改进高校学生档案管理工作必须要立足现实,解决实际问题,只有树立全新的档案工作理念,切实改变工作作风,理清工作思路,制定切实可行的措施,才能取得实际进展.
1．增强高校领导和全院教职工的档案意识,加强学生档案材料的收集,规范学生档案的整理.
首先,收集学生档案涉及很多管理部门,让每一位领导、教师、教育管理工作者认识到,学生档案是关系到学校加强学生素质教育,向社会输送人才的大事,从长远来说也是关系到学校知名度的大事,要提高对档案工作重要性的认识,为建好学生档案开拓一个新的局面.
2．加强档案管理队伍建设.
搞好高校学生档案工作,必须建立一支强有力的管理队伍,并不断提高他们的业务水平,以适应现代化档案管理的需要.学校为加强档案管理工作,提高管理人员的业务能力和管理水平,应设置专职人员对学生档案进行管理；还应加强他们的业务培训,组织校内外的学习与交流,相互取长补短,达到共同提高的目的.
3．建立健全档案管理的各项规章制度.
档案管理制度是做好档案工作的基础,各级主管部门应当采取一切系统的措施,建立健全档案管理各项规章制度.通过这些制度建设,使档案工作走上制度化、规范化.学生档案的形成过程具有连续性和周期性,要保持学生档案材料的系统性和完整性,必须建立一套完整的档案接收、管理、收集、归档等方面的一系列规章制度.
4．逐步实现学生档案的信息化管理.
一定要逐步实现学生档案的信息化管理,运用现代化的手段管理学生档案,将每个学生可以规范化的档案材料录入到学生档案信息库中,在建好基本信息的基础上,随时录入学生的最新信息,并及时对录入的信息进行维护和更新,确保信息数据完整、真实、准确.在日常工作中我们可运用信息库存,对学生库、对学生的进行查询、统计、怎么写作.当用人单位来考查学生时,就可以及时为其提供或打印一份准确的毕业生资料.这样不仅有利于档案的规范化和科学管理,还有利于档案信息的开发和利用.学生档案的信息化管理也正是未来学生档案管理工作的发展趋势.
5．加强学生档案管理人员的自身素质.
大多数的档案管理人员都是档案员,他们没有受过正规的专业学习,主要是通过平时工作积累的经验,因此档案管理人员必须加强档案业务的学习,充分利用各种机会进修,运用现代化管理知识和先进技术设备,充分利用计算机辅助档案管理,建立学生档案信息数据库,使用计算机输入、贮存、处理、检索、输出、传递档案信息能显著提高工作效率和工作质量,进而全面提高档案管理水平和怎么写作水平,学校学生档案工作跟上办公自动化的步伐,为学校教学,科研和其他工作怎么写作.因此,加强档案管理人员的业务能力培养,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键.
结束语
总而言之,高校学生档案管理是一项复杂、系统和规范的工作,容不得半天差错,高校工作人员应当秉着认真、负责的态度,以学生和高校的根本利益为中心,利用现代化的技术和手段,做好高校学生档案管理工作,来推动高校健康、稳定的发展下去.(作者单位：西安医学院)