本站原创摘 要 ：随着我国高等教育事业的蓬勃发展,很多的高校在办学理念、办学层次及办学条件方面都有了质的变化,在这样的大背景下很多高校也迎来了研究生招生规模的不断扩大,研究生在校人数近几年来日益激增.因为研究生的档案是高校对研究生进行管理的一部分,是从德、智、体等各个层面对研究生在校学习期间的过程进行全面的记载的重要载体,是他们将来就业及用人单位用人选择的重要参考信息来源,所以在这样的情况下,高校在校研究生的档案管理工作也就显得越来越重要了.但是高校研究生档案管理在目前还存在很多的不规范现象,急需要用规范的标准及严格的制度来做好这件政策性、专业性及机密性都要求非常高的工作,同时还要积极采取措施来提升高校研究生档案管理水平.
关 键 词 ：高等教育 研究生档案 素质 管理规范化 策略
高校研究生档案是研究生在学校期间学习和品行的重要记录载体,也是研究生在校学习期间的各种社会实践及奖惩的真实历史记录,是以后研究生毕业就业及用人单位用人选择的重要参考信息来源.高校对硕士研究生的档案管理水平直接体现了高校学生管理工作的能力.但是高校研究生档案管理在目前还存在很多的不规范现象,遇到了很多的新问题和新情况,所以目前需要用规范的标准及严格的制度来做好研究生的档案管理工作,同时还要积极采取措施来提升高校研究生档案管理水平,以便能为研究生保留住最为准确和完整的个人信息,为研究生的将来就业及用人单位的人事管理提供有据可查的信息资源.
一、高校研究生档案管理工作的现状及存在的问题
（一）很多的高校,尤其是新招收研究生的高校对研究生的档案管理工作不够重视,也缺乏专业的管理人员.目前有很多的高校,尤其是新招收研究生的高校对研究生的档案管理工作重视程度不够,并且还存在一定的误区,想当然地认为研究生档案管理同本科生或专科生的档案管理一样,也就是些简单的抄写和保管等事务性的工作,认为只要做到不丢失和不泄密就可以了.其实这样的态度和认识根本无法适应现在的研究生档案管理的实际需求.另外,很多的高校从外表看似乎也有一支专门的档案管理人员队伍,但是这个队伍的专业素质对于研究生档案管理来说还存在很不适应的情况.再就是,虽然很多高校也设置了专门的研究生档案管理办公室,但是却没有专门的研究生档案管理人才可任命和选派.
（二）因为受到传统档案管理思想的影响,很多高校研究生的档案管理模式及手段都非常落后,缺乏规范化.目前在高校还没有一套完整科学的研究生档案管理系统,所以很多的高校对研究生档案的管理还是使用了最为传统和原始的手工实体管理模式,这必然会导致研究生档案管理落后于形势发展.另外,很多的高校研究生档案管理缺乏严格的规范,这就导致了很多的研究生档案中的材料不完备,比如很多的档案材料页面没有日期记载,档案编号和标题混乱不规范,还有的研究生档案管理人员随意用圆珠笔、复写纸,甚至还有的用铅笔填写档案材料等.
（三） 当前高校研究生档案管理缺乏相关法律法规的约束.随着高校规模的不断扩大和在校研究生人数的剧增,国家针对高校研究生的管理也出台了很多的指导性的文件,但是到目前为止还没有哪个文件或指导意见是专门针对高校研究生档案管理的.因为没有具体的法律法规来对研究生档案管理工作进行约束和指导,所以高校也就没有能形成统一的研究生档案管理标准.有的高校对研究生的档案管理是交给学校综合档案室管理,有的高校是把研究生的档案放到了人事部门来管理,还有的甚至把档案直接放到了各教学院系.这样的研究生档案管理现状必然会导致研究生档案管理的杂乱无序.
（四）高校研究生档案管理材料多是流于形式,信息也不全面.目前很多的高校研究生档案管理并没有明确好档案材料的归档范围和标准,这就使得很多的能真实反映研究生在校学习和生活的材料没有能及时归档.还有就是很多的归档材料纸张差,表格填写内容也是空洞雷同,记载内容太少不全面,甚至有的信息出现涂改现象,无法真实反映出一名研究生在校期间的实际情况及个性表现,这不但给录用单位后来的人事档案管理带来影响,而且还给研究生毕业后的考察任命和自身发展带来诸多麻烦.
二、规范高校研究生档案管理的具体作法
（一）明确研究生档案管理的具体机构部门.高校必须要明确对研究生档案进行直接管理的部门,应该指定分管领导,安排专人负责研究生档案的日常管理,以便能做好硕士生档案的收集、归档、存放及转移工作.
（二）规范研究生档案管理的接受和转移程序要求.首先,高校在确定拟录取的硕士生名单后就应该向考生发出调档函,等入学后将接收的硕士生新生档案要进行一次集中整理和核查,然后对档案进行编号分专业进行管理.其次,就是如果硕士研究生在学期间有退学或出国等变动就必须及时对其档案按照规定进行转移,如果研究生是按时正常毕业,其档案就应该在该生离校后的两周内用机要通信的方式转移寄出,要明确规定档案不能被毕业生本人直接取走.对于转移的档案必须要做好登记,并且要做好档案回执的收取和整理工作.
（三）划定研究生档案管理中的归档范围.研究生的档案归档材料必须要明确一个范围,一般来说必须要包括研究生在攻读硕士生以前的高中档案材料及大学阶段的档案材料、研究生的党员或团员材料、研究生的学籍表及成绩记录表、研究生的报考资料、研究生的毕业登记表、研究生的学位申请书、研究生的毕业体检表、研究生的就业通知书、研究生的学位毕业论文及其他视情况需要归档的材料.
（四）对研究生的档案查阅作出明确规定.研究生档案属于比较保密的一种人事档案,所以对于研究生档案的查阅必须要有严格的程序和规章制度,一般情况下如果因为某种需要必须查阅研究生档案的时候必须要出具完备的查档介绍信等手续.另外,要明确规定硕士生个人不能查阅本人档案,要明确规定查阅档案的单位或个人不能私自复印档案材料,还要明确规定查阅档案的时候是严禁涂改或撤换档案材料的.
三、提升高校研究生档案管理水平的策略探析
（一）提高研究生本人对档案的重要性认识及研究生档案管理工作人员的档案管理技能和素质.首先,研究生的档案管理不但事关以后为社会主义各条战线输送合格毕业生的重任是否顺利完成,同时也关系到一个研究生是否能顺利毕业和就业的大事.所以就必须通过多条渠道来加强研究生对档案重要性的认识,只有研究生高度重视自己的档案才能使研究生档案发挥出应有的作用,也只有这样才能从源头上确保以后研究生档案管理工作的规范化和科学化.其次,针对目前研究生档案管理工作人员素质不高,管理能力不能适应当前研究生档案管理形势的现状,高校要特别注意把握好研究生档案管理人才的招聘,要加强对研究生档案管理从业人员的培训,要通过培训使他们能熟练掌握研究生档案管理的科学方法和新技术及新理论,同时还要注意通过一定的激励和奖惩机制来充分发挥他们的工作主动性和积极性,以便能确实提高研究生档案管理工作的效率和质量.
（二）尽力扩大研究生档案的归档范围,并且努力做到及时收集和整理.研究生的档案材料缺少和信息不全也是普遍存在的问题,所以要采取措施积极完善和扩大研究生档案的归档范围.虽然说目前的研究生档案里面的材料也包括了研究生从高考时到毕业时的诸多类似登记表及成绩单等材料,但是这些材料还不能足以突出该生的特点,也不能足以反映出该生在校期间的全面发展情况,这就需要高校对研究生的档案要在原有归档材料的基础上进行调整和改进,并且努力扩充研究生的档案内容,比如可以将学生在校期间取得的各种职业资格证及各类社会实践等材料归档,还可以增加研究生的诚信记录档案及创新能力档案等,这样可以为以后的用人单位选材提供全面的参考标准.另外还有一个不能忽视的问题就是要对扩充的研究生档案要做到及时收集和整理.对于研究生的档案管理不能再沿用过去那种等毕业再整理档案的传统做法,而是应该在研究生一入校就开始做好档案的归档管理工作,档案管理者对于研究生的所有材料及证书都应该积极协调相关部门做好索取、整理及归档工作.
（三）采用现代化的档案管理手段,提高研究生档案管理的准确性及高效性.为了能提高研究生的档案管理水平必须要采取现代的管理手段,因为信息化的发展对研究生的档案管理提出了新的要求,只有将当代科技新成果及新的管理手段运用到研究生档案管理中来才能提高研究生的档案管理效率和水平.具体来说就是要努力实现对研究生档案管理的数字化,也就是说在研究生入学之初就将研究生以前的档案材料按照规范化的要求录入到计算机中,从而形成一个基本信息,然后就是在这些基本信息的基础上随时根据学生的最新信息及时录入到信息库,并且要做到不定期的维护和更新每个学生的档案.当然在档案信息录入的时候务必要做到信息的完整性和准确性.这样不但大大提高了研究生档案管理的准确性和高效性,而且还有可能在学生未来的就业中发挥出巨大的潜能.
（四）加强和完善高校研究生档案管理相关规章制度,确保研究生档案管理有据可依.随着我国高等教育的不断发展和高等教育大众化的普及,研究生招生规模也日益扩大,虽然党和政府都非常重视对大学生的日常管理工作,先后也颁布了很多的相关法律法规,但是直接针对高校大学生,特别是针对高校研究生档案管理的专门法规是没有的.也就是因为规章制度上的空白导致了目前的高校研究生档案管理异常混乱.所以相关部门就应该在遵循国家《档案法》的大前提下从研究生档案管理工作的实际出发来制定出相关规章制度,只有这样才可以确保我国高校研究生的档案管理有据可依,从而为我国的高校研究生档案管理工作早日形成高效实用的管理运作新模式提供政策基础.