本站原创摘 要 :货币资金是电力医院资产的重要组成部分,也是其核算重要的基础工作,只有加强电力医院内部控制,强化货币资金管理,才能有效地进行医院的财务管理.
关 键 词 :医院,资金管理,内部控制
为了适应电力企业的改革和发展,加强对货币资金的管理,保障资金的安全,提高资金的使用效率,根据《会计法》和金融管理的有关规定,我们结合医院的实际,进行了一些探索.
首先,制定了《上海电力医院货币资金管理办法》,“办法”制定了医院货币资金支付的审批权限和内部控制制度,确保业务经办人员、会计人员在货币资金的收付过程中相互分离、相互牵制和相互制约,不得由一人货币资金业务的全过程,确定相关部门职责,贯彻好“两个货币资金管理办法”.
第一,对于银行账户管理方面,我院按要求在中国电力财务有限公司华东分公司上海业务部开设了结算账户,因每天门诊、住院收入有需当天解缴银行,故保留医院附近的某银行基本账户.按要求不擅自开设或变更银行账户,不出租、出借银行账户、不公款私存、不账外设账和私设“小金库”.
更换一种思维模式,引入社会独立审计关于“货币资金循环”的控制要求,作为一种标准做好相关管理工作,模拟“社会审计”对医院的货币资金管理进行评估,可以精确锁定环节管理要求标准,例如:
货币资金要求
货币资金是指医院暂时停留在货币形态上的那一部分资金.它具有流动性强、转化速度快、占用量不稳定、有一定的投资性等特点.管好、用好货币资金不仅关系到医院经济活动能否顺利开展,而且也直接影响着医院的财务状况,它是流动性最强的资产,每时每刻都在发生变化,最容易出差错,因此是流动资产要求的一项重要内容.
1.进行货币资金内部控制制度的符合性测试
(1)了解货币资金的内部控制制度
良好的内部控制制度应当在会计人员起到相互牵制、相互稽核、相互验证的作用,做到:
货币资金的收支和记账由不同的人员完成,
货币资金收支后立即入账,
入账要有真实可靠的依据,
当日收入的,及时存入银行,
超过结算起点以上的收支,一律通过银行转账,
及时进行货币资金清查,保证账实相符等,
货币资金内部控制制度包括三部分:
(1) 收款内部控制制度
(2) 付款内部控制制度
(3) 备用金内部控制制度
2.测试货币资金的内部控制制度是否有效
(1)编制内部控制制度流程图.
(2)抽查几笔业务,检查其是否按照流程图所表示的方式处理,以了解内部控制制度的执行情况.
(3)审查日记账记录有无计算错误.实行电算化的企业可省略此项程序.
(4)检查企业是否及时将收入存入银行.
(5)验算货币资金的登记是否正确.
(6)通过抽查费用账户,审查企业货币资金支出的内部控制制度是否可靠.
(7)审查企业有无不正常的货币支出.
(8)对货币资金的内部控制制度进行评估.
根据这些要求,发现医院有关的薄弱环节及时进行整改.
第二,对于货币资金收入方面制定了“上海电力医院业务收入管理制度” ,对货币资金管理制度的内部控制审计,内部控制审计是指内部审计机构为了进一步完善内部控制,促使其得以全面执行,而对内部控制体系的健全性、有效性所进行的了解、测试、评价活动.其目的是合理地保证实现以下目标:遵守国家有关法律法规和组织内部规章制度,信息的真实、可靠,资产的安全、完整,经济有效地使用资源,提高经营效率和效果.内部控制审计的内容主要包括:对于货币资金、实物资产、对外投资、筹资、物资采购、工程项目、收入、支出等经济业务控制的审计,以及对于不相容职务相互分离控制、授权批准控制、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制、电子信息技术控制等内部控制方法运用的审计.医院对货币资金收支与保管业务应建立严格的授权批准制度,货币资金业务的不相容岗位应当分离,相关机构的人员应当相互制约,确保货币资金的安全,并与医院纪委密切配合,了解有无可疑事项,动态管理.
第三,对于货币资金支付方面严格按程序操作,做到相互制约、明确货币资金业务不相容岗位的相互分离原则制订.制订了“关于项目经费使用审批程序及审批权限的规定”、“关于实行项目资金预算计划及归口管理的规定(修订)”,由于医院的全面预算管理尚处于初始阶段,还存在很多问题,其中“重收入、轻支出和结余”的现象非常普遍,由此导致的结果是全面预算管理不全面,管理虽取得效果但是难以尽如人意.众所周知,在目前全球经济危机的大环境下,各大企业一个无一例外的举措就是降低成本,而成本降低最有效的方式就是预算中的成本控制,这并不是说在经济形势好的时候不进行成本控制,而是突出在生死存亡时成本控制的极端重要性.医院有其特殊管理运营规律,但是随着与市场的逐步接轨,进行成本控制成为全面预算管理中极其重要的工作,其目的与现代化工业企业差别不大,即是控制成本、节约开支、减少浪费、降低费用,提高医院的经营绩效.下面我从全面预算管理流程的角度来说明成本控制的关键点,掌控这些关键点对于初期的全面预算管理事半功倍.“上海电力医院大额度资金使用制度”,“上海电力医院报销制度”,“上海电力医院外埠差旅费报销规定”,根据比较分析可判断某时段“业务收支明细表”成本类项目中,例如发现水电费、药品费、工资每月有变化,其余基本没有大的差异.从而可以快速锁定关键控制点.
第四,货币资金业务处理方面,严格执行《票据法》,加强货币资金业务的会计记录管理,及时、正确和完成记录货币资金业务,业务发生后账务处理原则上不超过一天.严格控制计算机设备接触人员,对会计数据的输入、结账、修改、存档和查阅设置了权限,每人独立使用自己的,确保会计数据的安全、完整.
第五,管理方面特别制定了“上海电力医院管理制度”,包括“门诊、住院收入管理制度”、“财务科安全保卫制度”、“财务科内部稽核制度”、“财务科本部管理制度”,其中包括了部分“票据制度”.加强了我院门诊、住院以及财务本部的收入日常管理,完善财务内控制度,以保证的安全、完整,最大程度地发挥其效用.
第六,其他方面:建立、使用工行、结算中心EISS两个“网上企业银行”,对资金流的动态情况能及时了解,付款也打破了原先有关时间限制.在此基础上,对每个月的流情况进行摸底,将上半年数据进行分析,找出规律,几号要付什么钱,几号可以收什么钱,隔月要赊销多少医疗费,赊购多少药品等, 请出纳每周一、四查询好余额后记录在我的“预算表”电子表中,从而加强资金管理.
严格执行资金使用审批制度,将有关更改、大修、科研、日常经营等项目的收入、经费使用单独列表备查,实时监控费用及成本使用情况,有关成本支出要与年初预算核对,严格执行好预算,超预算或超标准都必须控制,从而加强成本管理.
2009年医院集中药品供应商,由原来16家医药公司改为现在的7家左右,改变医院信用政策中的赊购期,由原先的90天改为现在的60天,光此两项政策为医院的药品加成率净增加2个百分点,还有药品的最优库存管理、ABC管理法的使用等实践正在实施中, 以及医院常规材料仓库的”零库存”管理使存货周转率达到较理想状态.加速了资金周转,减少资金占用,提高了资金使用效益.