本站原创【摘 要】针对浅析电子档案管理在银行档案管理中的应用问题,介绍了电子档案在银行档案管理存在的问题,探讨了电子档案管理在银行档案管理的应用,电子档案降低了银行档案管理的强度、适应了银行会计电算化的需求和应用,提出了电子档案管理在银行档案管理中的发展方向.
【关 键 词 】电子档案管理；会计电算化；银行档案管理
引言
电子档案是由数字电子计算机处理的档案.虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体,是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动,只有引入正确的软件,硬件与足够的背景细节,这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端,以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息.
会计档案作为银行业务档案的一种,数量庞大,对银行经营活动的反映最为全面,是银行档案管理的重点.特别是随着我国银行业务集约化和电子化的推行,由会计档案向上集中所带来的档案库房建设问题、成本问题和管理问题等,成为我国银行经营管理实际操作中的一项重要课题.银行会计档案管理存在的问题一是会计档案的内涵不断扩充,使得档案分类边界不清,影响规范化管理.随着银行业务的不断创新,新的业务资料层出不穷,是否属于会计档案,往往没有明晰的界定.如在柜面签约的银行、网上银行、手机银行、理财产品、代收代付等协议,并不属于传统意义上的会计核算专业材料,但又会影响到客户后期账户的会计处理,因此是否作为会计档案保管,以及是作为会计档案中的凭证类还是其他类资料保管,理解上存在着很大的差异,导致实际操作中银行各行其是,管理上很不规范.另外,在机构日常管理过程中形成的很多资料,如网点日查情况、计算机日志、自助设备工作日志、会计主管检查日志等,纯粹是事务性的资料,但由于是在网点形成的,在无明确规范的情况下,被笼统地归入会计档案管理,造成了会计档案的无效膨胀.
1.电子档案在银行档案管理存在的问题
银行档案保管期限的划分与银行的业务特点不匹配,存在着不合理保管.根据人民银行的规定,有权机关查询、冻结及扣划书,挂失登记及补发凭单收据,存、贷款开销户记录等应永久保管.但其中的有权机关查询书并未涉及具体的账务处理,只是银行履行协助查询义务的证据,对银行本身来说并无长期保存的价值；挂失登记及补发凭单收据,从其性质上来看应属于会计凭证,而凭证的保管期限为15年,与永久保管期限存在着冲突；存、贷款开销户记录中的存、贷款开销户申请表,按会计要求,应随凭证装订流转,在保管期限上也存在双重标准.为解决这一矛盾,有的银行对该类资料采取电子档案和纸制档案双保管的方式,增加了工作量和操作的复杂性.
2.电子档案管理在银行档案管理的应用
2.1电子档案降低了银行档案管理的强度
电子档案管理在银行档案管理流程的设计,与传统的档案保管需求不同,不需要在前端实现分期限装订,形成了后期档案销毁的瓶颈,减少了档案保管压力.出于保证会计事项完整性和连续性的需要,会计部门往往要求会计资料按业务顺序装订存放,而按业务顺序装订的档案会涉及多个保管期限.混期限装订一方面使一些短期保管的档案相应延长了保管期限,另一方面使档案销毁时必须逐册分拣,大大增加了档案到期销毁的难度,形成了档案保管的双重压力.
2.2电子档案适应了银行会计电算化的需求
电子档案的应用适应银行会计电算化发展,特别是在纸质和电子档案对应关系上不够合理和明晰,存在着重复保管和保管缺失两方面的问题.在实际工作中,各银行的会计档案制度一般只涉及纸质会计档案的管理,对于会计电子数据的归档内容、保管期限以及会计系统的开发资料等只是笼统提及,未从档案的角度作出明确规定,导致会计电子数据未纳入档案的统一管理范围.会计业务系统的设计也往往只考虑业务需求,缺乏档案管理功能模块,电子数据没有出口或出口不畅的现象较为普遍.
2.3电子档案在银行中的应用
传统档案在银行中的保管和利用,随着计算机的发展和应用,已经感到存在着不匹配现象,这给银行财务资源的配置造成了很大压力.银行会计档案保管的主要目的,在于银行维护自身权益的需要和满足内外部查询的需要.根据我国法律环境的现状,除涉及债权债务关系的资料有必要保留纸质形式外,在银行高度电子化的条件下,其他资料实行电子归档完全可以满足查询需要,从而达到保管目的.但由于相关制度的规定,银行仍保存了大量的纸质档案,且随着业务的发展,纸质档案呈几何倍数增长,对档案库房造成了巨大压力.电子档案在银行中的保管与利用已经到了必须实施的时刻,它会给成本管理降低压力,提高银行的竞争力.
3.电子档案在银行档案管理中的发展
实现电子档案管理是银行档案管理向前端延伸的基础.这是全面推行“前端控制、全程管理”的档案管理理念,使银行档案管理的要求融入到业务流程之中,简化中间环节,规范操作流程,以降低后期纠偏成本和信息系统二次开发成本.一是明确档案管理为业务部门的重要职责,并做出了制度上的安排.要求银行各业务部门在新业务推出时,凡涉及会计资料的,应与会计部门进行沟通,并由会计部门界定其归档范围和保管期限.会计信息系统的开发应同步考虑档案管理的需求,保证电子数据得以长期有效的保管.二是由业务部门对各类会计资料归档的必要性进行识别判断,列出明细,确定归档范围,减少归档数量.特别是对前台生成的各类业务单据,应根据实际资料名称逐一列明,明确哪些是作为备查资料无需归档,哪些是必须作为档案保管,以及是作为凭证还是账簿或其他资料保管,以利于前台操作.同时,对电子数据应根据实际需要,确定是否打印归档,避免重复归档.三是在满足会计核算需求的前提下,通过系统优化等方式,选择合适的节点,在档案入库前实现会计资料的分期限装订,并制定相应的制度和操作规范,减轻后期档案保管和销毁的工作量.同时,可以有效简化档案得分拣工作.
4.结语
在银行的档案管理中,大力推行电子存档,对纸质档案实行物理集中保管,是各大银行档案管理的需要,银行要尽可能地用电子档案替代纸质档案归档,以减少纸质档案对库房需求的压力.同时,要适应电子数据的持续增长,及时进行扩容和优化,支持远程查询,保证响应速度.改进会计档案鉴定销毁标准会计档案的价值应从业务价值和历史价值两方面进行判断.使其成为银行档案互为补充、互为印证,完整而真实地将银行的历史保留下来.