本站原创摘 要 企业管理实行信息化管理是现今档案管理工作的必然趋势.文章介绍了企业档案实行信息化的管理框架与机制,同时对企业档案信息化管理的总体设想和实践进行了探讨,可为业内人士提供一些相关的参考.
关 键 词 企业管理 信息化管理 管理框架 管理机制
概论
随着世贸组织加入和计算机网络技术发展迅速,社会文明的日益进步,档案的信息化管理会越来越迫切,而且将不断加强、不断深入、不断发展,档案已不仅仅是文件化的历史,它已经发展到了实时化的信息时代,它的现时作用将越来越明显.档案管理也不再停留在纸质档案管理上,而是向多种不同载体档案管理转化,其中基于计算机网络信息技术的电子档案管理将是加入世贸组织后档案管理的方向,也就是信息化管理,它不仅是切实可行的,同时也是现代企业在发展中所必不可少的.
1 企业档案实现信息化的管理框架
1.1档案的信息化管理已摆在我们档案管理工作者的面前,但要实现它,却并非易事.我认为档案信息化必须：
1.1.1企业各级领导和档案管理人员应树立全新的档案管理理念,有与时俱进、开拓创新的管理思路,有实行改革、推广文档一体化这种现代化管理模式的愿望等等,这些是档案信息化建设的思想基础.
1.1.2要建立必要的软、硬件设备环境.档案管理部门应尽快利用现代高科技手段武装自己,建立现代化的电子档案信息管理系统,进而提升管理水平,强化档案信息的综合功能和作用.一般这样的系统应配置电子档案信息管理软件,制图及修改软件(EDD AUTOCAD)网络怎么写作器,计算机客户端,大容量压缩存贮载体,录入设备(如扫描仪),输出设备(大型打印机、绘图仪等),数据备份装置(磁盘阵列、外置硬盘).
1.1.3配置相应的人力资源：档案实现信息化管理除要有掌握档案管理知识的人才外,还需要具有多方面专业知识的复合型人才,包括具有计算机信息技术、外语知识、网络技术、保密技术、生产经营管理专业知识的人才等.而档案管理部门人员的现状是：知识单一,综合素质较差.在一些单位,档案室往往是“老、弱、病、残、孕”的照顾栖身之所,或者是“领导”关系户的安置地.据初步调查,以上情况在各单位比比皆是、见多不怪.但是,没有强有力的档案管理人员作基础,没有开拓创新的精神,没有丰富的专业知识,档案的信息化管理等于是一句空话.
1.2档案实现信息化管理基本构架：
以我厂为例,企业投入大量人力物力建设了档案信息化管理系统,经过多年的实践,己日趋成熟,其基本构架模拟如图：
2 企业档案信息化管理的总体设想和实现
档案信息化管理很重要的一环是使文书、科技、会计、特种载体等各类档案管理达到文档一体化,提高企业档案过程管理效率,使档案管理工作贯穿企业管理的全过程,从而使档案管理部门能真正为企业的生产经营活动提供优质的综合档案信息怎么写作.
对档案管理一体化,必须进行深入的论证、研究,努力实现档案信息的计算机电子化管理,并解决好下列问题：一是企业内部信息网络化建设；二是办公自动化系统与档案管理系统的接口问题；三是收、发文流传后即时归到电子档案库及纸质档案立卷改革；四是实现科技档案的图纸修改、再设计管理流程计算机化.根据我厂综合档案室的电子档案管理实践,在企业计算机网络已建成的情况下,具体方案要点如下：
2.1用户权限管理,根据本单位实际设置用户,保证电子档案能方便使用,又使档案的密级能按规定管理.
2.1.1在电子档案管理系统(简称SEAS系统)中用户是按照部门、岗位来分配管理的,权限可以直接授予用户本人,也可以授予用户所在的部门或岗位,权限有继承关系.
2.1.2实现科技档案管理权限的特殊设置.与文书档案管理相比,科技档案管理对图纸原件的管理更加严格,特别是图纸的下载和修改权限,要由档案管理部门来统一划分授予.因此要求档案管理人员可以在SEAS系统的权限管理中再对分类、案卷进行特殊授权,限制用户访问、浏览、打印、修改、下载图纸原件等权限.
2.2在OA界面上设置接口,文件是属于工程或项目的,流转结束后,可以直接转到科技档案文件库待立卷.
2.3在OA界面上设置接口,使OA中的工作流(收发文附件流转),完成档案中的部分流转程序.如从收文开始,通过表单的填写、确认、审批等,最终将所有档案归档到电子档案管理系统中.文书档案不立卷可以到文件库,以原OA的管理方式管理,也可以保存在SEAS系统的文件库中,以“件”形式保存；科技档案则根据保证其成套性原则,在SEAS系统中立卷,同实物相对应地以“案卷”、“卷内文件”、“卷内图纸”形式保存,这样既统一、规范,又便于对整个综合档案管理进行检索、统计和利用.
2.4档案管理工作由档案管理部门来完成,所以档案管理人员可以在OA中进行所有档案的管理工作,也可以在SEAS系统中进行所有档案(包括文书档案)的管理工作.如：
2.4.1根据本单位档案管理的具体需要进行档案库结构的定义(包括案卷和文件的结构)和类的划分.
2.4.2进行案卷的著录、文件的编目和原件的增加,提供数据的批量导入功能(如DBF、XLS、MDB等文件)和录入时自动复制上条记录信息的功能；可以对流转结束后归档过来的文件和原件直接利用组卷到SEAS系统中.
2.4.3借阅根据申请在网络上进行.在检索查询浏览方面,可以通过分类树的方式看到所有档案的案卷、文件和原件的信息,也可以通过检索工具模糊查询出所要寻找的案卷、文件和原件信息等,然后可以方便地浏览到对应的原件“电子文档＆”.
2.4.4在报表打印方面,可以通过自定义的模板打印出本单位想要的多种表单,如案卷封皮、全引目录、案卷目录、卷内目录、卷内备考表、各类统计报表等.
2.4.5为了数据的再利用,可以将档案库中的分类、案卷、文件等信息转换成标准通用格式的文件(如DBF、XLS、MDB、TXT等).
2.4.6档案销毁根据设定的条件在计算机内自动进行,并存放到销毁库,如果需要还可以恢复.
2.5SEAS系统中,引入图纸的修改管理工作流程和实现一些更复杂的工作流程,如：实现图纸的“修改－核对－修改－批准－替换－发放”管理流程,并留有痕迹,保证电子档案库的档案资料始终是“最新版本的”标准竣工图.
3 企业档案信息化管理的管理机制
3.1组织机构方面,要建立相对独立的综合档案管理部门,能够协调整个企业的档案信息化建设和管理工作,能对企业各部门在生产经营管理过程中产生的各类信息进行管理,依照档案管理的程序收集归到电子档案库.
3.2管理职能方面,作为企业档案管理的职能部门,应承担实施档案信息化的建设和后续管理、维护、升级、怎么写作工作,使传统档案管理职能随着加入wro的新形势而转变、进步.
3.3考核制度方面,企业档案管理的信息化建设要作为一项重要基础工作来抓,档案信息的管理好坏将直接影响到企业的生产、经营管理及经济效益,而且档案信息是与每位职工息息相关的.所以,要相应地制订严格的考核制度,对信息的录入、利用、流程的管理、权限和等都要有规范化的制度规定,凡是违反规定原则的必须有一定的考核措施加以约束.
3.4怎么写作企业主体、实现社会价值.加入世贸组织后,各行各业的经营管理理念都在发生变化,职能部门的角色定位也有很大的调整,淡化权力意识、强化怎么写作功能.档案管理也一样,要以怎么写作中心工作为重点,积极配合企业的战略评估,帮助企业进行适应性的战略调整.档案管理要基于信息化建设成果并不断创新,向企业乃至社会,提供适时可用的信息资源.
结束语
自我国加入世贸组织之后,市场竞争日趋激烈,企业、产业乃至各政府部门都将经历整合改革的剧烈阵痛,全社会都会对信息产生高标准、高速度、大容量的需求,所以,档案的信息化管理将成为各行各业在生产、管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础.实现档案信息化管理,首先,会减轻档案人员重复进行的体力劳动,解放生产力,提高工作效率；其次,能确保档率、完整率和归档率；第三,实现档案信息资源共享,提高档案的现代化管理水平,与国际接轨.