数码照片档案管理

随着办公自动化水平的提高,数码照片正在逐步取代传统照片.目前,国家档案主管机关尚未制订专门的数码照片档案管理规范,各级档案机构一般都是参照《照片档案管理规范》,在实践中探索数码照片档案的科学管理方法.在档案管理过程中如何将数码照片与传统照片有机结合起来,是我们面临的新课题.

一、数码照片与胶片照片在档案形成过程中的联系

数码照片与传统照片相比,档案的本质属性和存储信息是一致的.数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的,以数字形式存储于磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的静态图像文件.而胶片照片是采用可见光使胶片感光,经过一定的物理、化学过程显影成像,最后产生纸质照片和胶质底片.传统照片与数码照片可以互相转换.传统照片经扫描等数字化处理后可转成数码照片,数码照片经冲印后可生成纸质照片.

二、数码照片在档案工作中的优缺点

数码照片在档案工作中优势明显.归档的优势在于：⑴立即成像,成本低廉；⑵快速编辑,按需取舍；⑶易于传输,方便快捷； ⑷存储便利,介质多样.管理的优势在于：⑴编目和统计可实现一次录入,多次输出；⑵档案利用工作查阅快、信息连接快,应用领域广泛.

其缺陷在于：⑴容易破坏档案的原始记录性,难辨真伪.技术人员应用图像处理软件,非常容易对数码照片的原始信息进行编辑修改,而且一般情况下看不出更改痕迹.⑵对软硬件工作环境具有依赖性.数码照片存取、传输需要借助计算机设备、图文处理软件及网络环境才能实现.数码档案信息对软硬件的依赖,决定了如果不留存备份文件,发生计算机故障的时候,储存数据会遭受无可挽回的损失.

三、数码照片档案管理的工作程序

1.完善数码照片档案收集制度,实施前端控制.

数码照片形成后,收集程序简单,剪切、复制后移交就可以,关键点在于及时移交,否则容易散失.故此,档案部门数码照片在档案收集工作中,一定要坚持前端控制并参与指导,要求承办部门及时归档.归档的数码照片注明以每张或每组为单位编制目录,通过网络、移动U盘等载体移交,由档案管理部门编制总目录.归档后及时移交手续.对于重要的数码照片,还要注意登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式,以保证数码照片的真实性.

2.针对数码照片特点,规范数码照片整理程序.

（1）科学鉴定,区分数码照片的信息价值.整理前首先需要进行鉴定,工作需要时可邀请摄影者、承办部门和照片中的人物协助鉴定照片价值.归档的每一张数码照片都要确定保管期限.

（2）数码照片档案分类与编号

数码照片按其形成年度分类,不同年度的数码照片应分别整理.每一个年度建立一个文件夹,文件夹内的数码照片可按时间或重要程度排列,编大流水号.一组联系密切的数码照片应排列在一起.编号过程中对数码照片进行文件重命名,数码照片号的结构是：年度+流水号.年度和流水号各为4位阿拉伯数字,不足四位的在前补“0”.

（3）编制照片档案文件级目录

永久、长期的数码照片纸质冲印并整理归档后,逐件著录,标明数码目录号、盘号、数码照片号,同时编制文件级照片目录.

（4）刻录光盘

按照归档年度刻录光盘,选择只写模式.为方便查找利用,不同归档年度的数码照片不要刻录在同一光盘.光盘刻录一式两份,一套封存保管,一套供查阅利用,根据重要性等条件可刻录第三套作为异地保存.数码照片光盘刻录的内容包括数码照片文件夹、文件目录、光盘说明文件.光盘刻制后应装入光盘专用包装盒,包装盒封面内容与光盘说明文件内容相同,逐一填写.光盘依时间顺序编制光盘目录.

（5）严格库房管理制度,保证数码照片安全保存

依据光盘保管要求的条件,库房要远离强磁场,严格执行“七防”措施,以减缓光盘退化,防止霉菌滋生.日常管理注意操作规范化：如触摸光盘时应带无纺棉质手套,手指不应触到光盘的反射面,轻拿轻放,避免盘面划伤.

（作者单位：唐山市引滦工程管理局）