本站原创1.医院照片档案的功能
医院照片档案作为特殊载体,已经成为档案大家族中一个不可缺少的门类.它与文字档案一样,是档案的重要组成部分.照片档案不仅具有查考价值,而且与文字档案相比,具有形象、直观的特点,具有更强的感染力和说服力.常常能起到“一图抵千字”的效果.随着现代社会文明程度的不断提高,医院照片档案的利用率也在大幅度提高,其利用价值得到充分的体现.因此,它得到了人们普遍的重视和广泛的利用.
加强医院照片档案的规范化管理十分重要.首先,应提高这项工作的认识.使档案部门的各级领导真正认识和重视照片档案,真正提高档案管理水平.同时,要加强横向交流和学习,特别是同医院图书馆、医院宣传部门的交流,借鉴其工作经验,完善照片档案的规范化管理,使医院照片档案管理逐步走上法制化轨道.
2加强收集工作
照片档案的收集应注意以下几个方面内容：一是反应本单位主要职能活动和工作成果的照片,如代表不同历史时期反映各项工作现状和成就的照片.二是反映本单位领导和著名人物参与有关重大公务活动的照片.三是反映本单位组织或参加的重要外事活动的照片.对此,我们一方面对“完毕”的照片随时追踪收集,一方面对过去散存于医院宣传部门及个人手中的照片进行集中收集.在收集过程中严把质量关,既要注意照片内容的真实,又要注意照片技术和载体情况,要求照片档案所提示的人物、事件、环境都应该是具体和真实的,而且底片、照片、文字说明同时收集,有毛病的底片处理后再存档.几年来,经过档案人员的辛勤劳动及有关科室的大力协助,目前我所已保存各类照片500余张,主要内容有：(1)代表研究所集体及个人荣誉的奖状、锦旗、镜匾、证书及领导人、知名人士的题词、题字等照片.(2)研究所大型医疗设备购入、安装调试,新技术新实验方法的讲解及应用,科研课题的研究、成果鉴定,聘请专家来所讲学、指导工作等情况的照片.(3)研究所发展建设中重大事件,如各次重要会议,临床实验室室间质评活动,重要领导来所检查指导工作、兄弟单位来所参观学习,本所职工参加院、所和上级单位组织的各种竞赛活动及文体娱乐活动等.(4)研究所重要工程建设项目照片,如：研究所几次重要的搬迁、辅助设施建设等.
3.照片和底片档案的分类管理
如何科学地管理,使它便于查找和利用,是照片档案整理工作的重要内容.
3.1 照片的分类与整理 照片可以按所提示的内容或专题分类.根据照片档案的数量以及照片内容,可以先拟定照片档案分类方案,把每张照片分别装入相应的类别之中,每类内各张照片之间按时间顺序排列,在注明标题和文字说明外,要把底片号同时排上,以免利用时查找不方便.
3.2 底片的分类与整理 底片分类方法要根据照片档案的具体情况决定.底片分类大体上和照片分类相同,首先要确定全宗,然后区别分类.在全宗内,底片分流水号,也就是说,一个全宗的底片号不能重复.这种方法便于查找利用.
4注意照片档案的保管
作为特殊载体的照片档案,需要特殊的保管条件,工作中我们严格按照《照片档案管理规范》的要求,选择温湿度比较适宜的房间作为保存照片档案的场所,有专门的柜、箱来保管,其中对于底片的保管条件,要求更为严格一些,库房内昼夜温度变化不应大于±3℃,湿度变化不应大于±5%,同时库房还要注意防火、防尘、防光和防污染.夏季雨水多时,我们在装具外面套一塑料袋,内放干燥剂以防湿度过高；为防止有害气体,不易将照片档案放在新制木材家具中,因新制木材家具的涂料产生的甲醇,会对照片档案造成损害,我们还定期对照片档案进行检查,发现问题及时处理、修复.查看时一定要戴手套,并且尽量不讲话,避免把湿气和唾液溅到照片档案上.如果没有妥善保管,极易造成照片泛黄起斑,彩色照片会出现褪色等现象.
5.在利用中提高照片档案意识
保存照片档案的目的是为了更好地利用,做好照片档案的利用工作,是对照片档案最实际、最有效的宣传.例如,每年我所在年终的工作总结、科研论文报告会等中加入相应的照片以再现全所一年来的工作情况；医院、研究所某些重要活动结束后,我们会挑选一些具有代表性的照片或按一定的主题,系统陈列照片档案,采用这种方式,形象、直接,易于为职工所接受,有利于提高我所职工对照片档案的注意和利用的兴趣.
在科技、经济迅猛发展的今天,照片档案不仅仅是一种档案,而且是科研成果推广及科研单位宣传和推销自己的重要工具.只要我们遵循档案工作和科研工作的规律,不断地进行探讨,不断地满足照片档案规范化管理的要求,就能够使照片档案在研究所的发展中更好的发挥作用,为研究所的各项工作提供更好、更全面的怎么写作,使照片档案工作逐步走向制度化、规范化的管理轨道.